Verificabil, nu doar afirmat.

Pentru datele de produs, întrebarea nu se pune: aplicațiile rulează la Hetzner Online, în Germania, iar backup-urile lor se află la Hetzner, în Helsinki (Finlanda), deci în UE. Nu folosim niciun CDN din afara UE, iar transcrierea și funcțiile de IA rulează la Mistral AI, în Franța. Doar e-mailul nostru profesional rulează prin Microsoft 365, al cărui grup are sediul în SUA. Pentru această transmitere se aplică un temei conform art. 44 și urm. RGPD; stadiul îl comunicăm la cerere.

CLOUD Act autorizează autoritățile din SUA să solicite date de la companii americane, chiar dacă acestea se află pe servere din afara SUA. EU Suite nu este o companie americană. Furnizorul nostru de găzduire, Hetzner Online, este o companie germană fără societate-mamă din SUA. Dintre subprocesorii noștri, doar Microsoft (e-mail profesional, fără date de produs) aparține unui grup din SUA; pentru e-mailurile aflate acolo se aplică CLOUD Act. Datele de produs se află la furnizori din UE.

Contractul de prelucrare a datelor conform art. 28 RGPD face parte din fiecare abonament plătit și se aplică de la prima licență plătită. Treapta Free vine fără contract de prelucrare a datelor. El reglementează scopul prelucrării, categoriile de date, termenele de ștergere, dreptul de a da instrucțiuni și lista subprocesorilor. O versiune verificată, de descărcat, nu există încă; stadiul actual îl trimitem la cerere.

După reziliere, toate datele rămân disponibile pentru export timp de 30 de zile. După aceea, datele sunt șterse din baza de date de producție. În backup-uri rămân până când backup-ul respectiv expiră, conform schemei de rotație a produsului; termenul pe fiecare produs îl comunicăm la cerere. Pentru clienții cu obligații legale de păstrare (de exemplu cabinete de avocatură, cabinete medicale) recomandăm exportul complet al datelor înainte de reziliere și păstrarea lor local sau într-un sistem de arhivare. EU Suite nu este un sistem de arhivare.

Solicitările de informare conform art. 15 RGPD pot fi rezolvate de clienți chiar din EU Suite: la Setări → Protecția datelor sunt disponibile, în format structurat, toate datele stocate despre o persoană. Pentru solicitările care nu pot fi autodeservite, este disponibilă adresa datenschutz@eu-suite.de. Răspundem în termenul legal de o lună.

Da. Dreptul de a da instrucțiuni conform art. 28 alin. 3 RGPD este ancorat în contractul de prelucrare a datelor. Trimiteți instrucțiunile în scris la datenschutz@eu-suite.de. Confirmăm instrucțiunea în decurs de 72 de ore și o executăm în decurs de șapte zile lucrătoare. Solicitările complexe de ștergere (de exemplu ștergerea pe toate nivelurile de backup) pot dura până la 30 de zile; acest termen este documentat în contractul de prelucrare a datelor.

Anunțăm modificările listei subprocesorilor cu 30 de zile înainte, prin e-mail, la adresa înregistrată a administratorului organizației. Dacă vă opuneți schimbării, puteți rezilia abonamentul fără penalitate contractuală, la data schimbării. Stadiul actual al listei subprocesorilor poate fi consultat oricând pe această pagină.

EU Suite este obligat, conform art. 33 RGPD, să raporteze breșele de date autorității de supraveghere competente în decurs de 72 de ore. Informăm clienții ale căror date sunt afectate imediat și fără întârziere nejustificată. Timpii noștri de reacție la breșe de date sunt documentați în planul de răspuns la incidente: detectare și escaladare în decurs de două ore, prima informare de situație către clienți în decurs de opt ore, analiză completă în decurs de 72 de ore.

Nu. EU Suite nu antrenează modele cu conținutul clienților săi. Transcripturile de ședințe, notițele și documentele sunt folosite exclusiv pentru funcția pentru care au fost create: rezumare, extragere de sarcini sau căutare în cadrul propriei organizații. Nu operăm modele proprii sau hardware de IA propriu. Ce furnizori operează modelele apare în secțiunea IA și datele dumneavoastră.

O disponibilitate nu o garantăm astăzi. Va fi stabilită abia prin contract. O pagină publică de status este în construcție și nu arată încă valori măsurate. Exportul complet este disponibil oricând, fără cost suplimentar, astfel încât puteți trece oricând la un alt furnizor. În cazul încetării activității, toți clienții sunt informați cu șase luni înainte și au acces la export până în ultima zi.

EU Suite nu prelucrează date ale angajaților fără o configurare explicită din partea angajatorului, ca operator. EU Track înregistrează date de timp doar atunci când angajații pontează activ, fără măsurare automată a activității, fără funcție de captură de ecran, fără înregistrare a apăsărilor de taste. Pentru utilizarea EU HR și EU Track recomandăm încheierea unui acord de întreprindere conform § 87 alin. 1 nr. 6 BetrVG. Un model de acord de întreprindere este în pregătire.

EU Suite este obligat să răspundă solicitărilor legale ale autorităților germane și europene, ca orice companie din Germania. EU Suite în sine nu intră sub incidența CLOUD Act. Pentru e-mailul profesional de la Microsoft, autoritățile americane pot însă solicita date direct de la furnizor, fără ca noi să aflăm; acolo nu se află date de produs. Informăm clienții afectați despre solicitările autorităților, în măsura în care suntem autorizați legal să o facem, o obligație de notificare pe care am consemnat-o în contractul de prelucrare a datelor.