Za službenike za zaštitu podataka
Pitanja koja ćete postaviti.
Schrems II, CLOUD Act, pravo na davanje uputa, rokovi prijave. Činjenični odgovori. To ne zamjenjuje pravno savjetovanje, ali daje odgovore za prethodnu provjeru.
Kako je u EU Suite uređen prijenos u treće zemlje prema presudi Schrems II?
Za podatke iz proizvoda to se pitanje ne postavlja: aplikacije rade kod Hetzner Online u Njemačkoj, a njihove sigurnosne kopije nalaze se kod tvrtke Hetzner u Helsinkiju (Finska), dakle u EU-u. Ne upotrebljavamo CDN izvan EU-a, a transkripcija i AI funkcije odvijaju se kod Mistral AI u Francuskoj. Samo naša poslovna e-pošta koristi Microsoft 365, čija grupacija ima sjedište u SAD-u. Za taj prijenos vrijedi osnova prema čl. 44. i sljedećima GDPR-a; stanje navodimo na zahtjev.
Primjenjuje li se CLOUD Act na EU Suite ili njegove podizvršitelje obrade?
CLOUD Act ovlašćuje američka tijela da od američkih tvrtki zatraže podatke čak i ako se nalaze na poslužiteljima izvan SAD-a. EU Suite nije američka tvrtka. Naš pružatelj hostinga Hetzner Online njemačka je tvrtka bez američkog matičnog društva. Od naših podizvođača samo Microsoft (poslovna e-pošta, bez podataka iz proizvoda) pripada američkoj grupaciji; na e-poštu koja se ondje nalazi primjenjuje se CLOUD Act. Podaci iz proizvoda nalaze se kod pružatelja u EU-u.
Kako je uređena obrada podataka prema čl. 28. GDPR-a?
Ugovor o obradi podataka prema čl. 28. GDPR-a dio je svake plaćene pretplate i vrijedi od prve plaćene licence. Razina Free ne uključuje ugovor o obradi podataka. Ugovor uređuje svrhu obrade, kategorije podataka, rokove brisanja, pravo na davanje uputa i popis podizvršitelja obrade. Provjerena verzija za preuzimanje još nije dostupna, aktualni status šaljemo na zahtjev.
Kako izgleda koncept brisanja i koji se rokovi čuvanja primjenjuju?
Nakon raskida svi su podaci dostupni za izvoz 30 dana. Zatim se podaci brišu iz produkcijske baze podataka. U sigurnosnim kopijama ostaju dok pojedina kopija ne istekne prema shemi rotacije proizvoda; rok za svaki proizvod navodimo na zahtjev. Klijentima sa zakonskim obvezama čuvanja (npr. odvjetničkim uredima, ordinacijama) preporučujemo da prije raskida potpuno izvezu podatke i čuvaju ih lokalno ili u arhivskom sustavu. EU Suite nije arhivski sustav.
Kako se obrađuju prava ispitanika i zahtjevi za pristup podacima?
Na zahtjeve za pristup prema čl. 15. GDPR-a klijenti mogu sami odgovoriti iz EU Suite: pod Postavke → Zaštita podataka svi podaci pohranjeni o osobi dostupni su u strukturiranom formatu. Za zahtjeve koje nije moguće samostalno obraditi dostupna je adresa datenschutz@eu-suite.de. Odgovaramo u zakonskom roku od jednog mjeseca.
Mogu li EU Suite naložiti brisanje ili blokiranje podataka?
Da. Pravo na davanje uputa prema čl. 28. st. 3. GDPR-a uređeno je ugovorom o obradi podataka. Upute šaljite pisanim putem na datenschutz@eu-suite.de. Potvrđujemo uputu unutar 72 sata i provodimo je unutar sedam radnih dana. Složeni nalozi za brisanje (npr. brisanje na svim razinama sigurnosnih kopija) mogu trajati do 30 dana; to je razdoblje dokumentirano u ugovoru o obradi podataka.
Kako se priopćavaju promjene podizvršitelja obrade?
Promjene popisa podizvršitelja obrade najavljujemo 30 dana unaprijed e-poštom na pohranjenu adresu administratora organizacije. Ako se protivite promjeni, pretplatu možete raskinuti bez ugovorne kazne s datumom promjene. Aktualni popis podizvršitelja obrade dostupan je u svakom trenutku na ovoj stranici.
Što se događa u slučaju povrede podataka i kako je uređen rok od 72 sata?
EU Suite dužan je prema čl. 33. GDPR-a prijaviti povrede podataka nadležnom nadzornom tijelu unutar 72 sata. Klijente čiji su podaci pogođeni obavještavamo odmah i bez nepotrebne odgode. Naši rokovi odgovora na povrede podataka dokumentirani su u planu odgovora na incidente: otkrivanje i eskalacija unutar dva sata, prvo izvješće klijentima unutar osam sati, potpuna analiza unutar 72 sata.
Trenira li EU Suite modele na podacima klijenata?
Ne. EU Suite ne trenira modele na sadržaju svojih klijenata. Transkripti sastanaka, bilješke i dokumenti upotrebljavaju se isključivo za funkciju za koju su izrađeni. Sažimanje, izdvajanje zadataka ili pretraživanje unutar vlastite organizacije. Ne upravljamo vlastitim modelima ni vlastitim hardverom za umjetnu inteligenciju. Koji pružatelji upravljaju modelima navedeno je u odjeljku Umjetna inteligencija i vaši podaci.
Kakva je dostupnost i koja je izlazna strategija?
Danas ne jamčimo razinu dostupnosti. Ona se utvrđuje tek ugovorom. Javna stranica statusa je u izradi i još ne prikazuje mjerne podatke. Potpuni izvoz dostupan je u svakom trenutku bez dodatne naknade kako biste u bilo kojem trenutku mogli prijeći drugom pružatelju. U slučaju prestanka poslovanja svi klijenti bit će obaviješteni šest mjeseci unaprijed i imat će pristup izvozu do posljednjeg dana.
Kako je uređena zaštita podataka zaposlenika prema § 26 BDSG-a?
EU Suite ne obrađuje podatke zaposlenika bez izričite konfiguracije poslodavca kao voditelja obrade. EU Track bilježi vremenske podatke samo kada zaposlenici aktivno unose zapise, bez automatskog mjerenja aktivnosti, bez funkcije snimanja zaslona i bez bilježenja pritisaka tipki. Za upotrebu EU HR i EU Track preporučujemo sklapanje sporazuma s radničkim vijećem prema § 87 st. 1. t. 6. BetrVG-a. Predložak sporazuma je u pripremi.
Mogu li tijela vlasti ili tijela kaznenog progona pristupiti našim podacima?
EU Suite dužan je postupati prema zakonitim zahtjevima njemačkih i europskih tijela, kao i svaka tvrtka u Njemačkoj. Sam EU Suite ne podliježe CLOUD Act-u. Međutim, za poslovnu e-poštu kod Microsofta američka tijela mogu podnijeti zahtjev pružatelju, a da mi za to ne saznamo; ondje nema podataka iz proizvoda. Pogođene klijente obavještavamo o zahtjevima tijela vlasti ako nam je to pravno dopušteno; tu smo obvezu obavješćivanja utvrdili ugovorom o obradi podataka.