Nachprüfbar, nicht behauptet.

Für Produktdaten stellt sich die Frage nicht: Die Anwendungen laufen bei Hetzner Online in Deutschland, ihre Sicherungen liegen bei Hetzner in Helsinki (Finnland), also in der EU. Ein CDN außerhalb der EU nutzen wir nicht, und Transkription und KI-Funktionen laufen bei Mistral AI in Frankreich. Nur unsere geschäftliche E-Mail läuft über Microsoft 365, dessen Konzern in den USA sitzt. Für diese Übermittlung gilt eine Grundlage nach Art. 44 ff. DSGVO; den Stand nennen wir auf Anfrage.

Der CLOUD Act ermächtigt US-Behörden, von US-Unternehmen Daten herauszufordern, auch wenn diese auf Servern außerhalb der USA liegen. EU Suite ist kein US-Unternehmen. Unser Hosting-Anbieter Hetzner Online ist ein deutsches Unternehmen ohne US-Muttergesellschaft. Unter unseren Subunternehmern gehört nur Microsoft (geschäftliche E-Mail, keine Produktdaten) zu einem US-Konzern; für die E-Mails, die dort liegen, gilt der CLOUD Act. Produktdaten liegen bei Anbietern in der EU.

Der AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO ist Bestandteil jedes bezahlten Abonnements und gilt ab der ersten bezahlten Lizenz. Die Free-Stufe kommt ohne AV-Vertrag. Er regelt Verarbeitungszweck, Datenkategorien, Löschfristen, Weisungsrecht und die Subunternehmerliste. Eine geprüfte Fassung zum Download gibt es noch nicht, den aktuellen Stand schicken wir auf Anfrage.

Nach Kündigung stehen alle Daten 30 Tage zum Export bereit. Danach werden die Daten in der Produktionsdatenbank gelöscht. In den Backups bleiben sie, bis das jeweilige Backup nach dem Rotationsschema des Produkts ausläuft; die Frist je Produkt nennen wir auf Anfrage. Für Kunden mit gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. Kanzleien, Praxen) empfehlen wir, Daten vor Kündigung vollständig zu exportieren und lokal oder in einem archivierten System vorzuhalten. EU Suite ist kein Archivsystem.

Auskunftsanfragen nach Art. 15 DSGVO können Kunden selbst aus EU Suite heraus beantworten: Unter Einstellungen → Datenschutz stehen alle zu einer Person gespeicherten Daten im strukturierten Format bereit. Für Anfragen, die nicht selbst bedient werden können, steht datenschutz@eu-suite.de zur Verfügung. Wir antworten innerhalb der gesetzlichen Frist von einem Monat.

Ja. Das Weisungsrecht nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO ist im AV-Vertrag verankert. Weisungen richten Sie schriftlich an datenschutz@eu-suite.de. Wir bestätigen die Weisung innerhalb von 72 Stunden und führen sie innerhalb von sieben Werktagen aus. Komplexe Löschaufträge (z. B. Löschung über alle Backupstufen) können bis zu 30 Tage dauern, dieser Zeitraum ist im AV-Vertrag dokumentiert.

Wir kündigen Änderungen an der Subunternehmerliste 30 Tage im Voraus per E-Mail an die hinterlegte Adresse des Organisationsadministrators an. Widersprechen Sie dem Wechsel, können Sie das Abonnement ohne Vertragsstrafe zum Datum des Wechsels kündigen. Der aktuelle Stand der Subunternehmerliste ist jederzeit auf dieser Seite einsehbar.

EU Suite ist nach Art. 33 DSGVO verpflichtet, Datenpannen innerhalb von 72 Stunden an die zuständige Aufsichtsbehörde zu melden. Kunden, deren Daten betroffen sind, informieren wir unverzüglich und ohne unnötige Verzögerung. Unsere Datenpannen-Reaktionszeiten sind im Incident-Response-Plan dokumentiert: Erkennung und Eskalation innerhalb von zwei Stunden, erste Lagemeldung an Kunden innerhalb von acht Stunden, vollständige Analyse innerhalb von 72 Stunden.

Nein. EU Suite trainiert keine Modelle mit den Inhalten seiner Kunden. Meeting-Transkripte, Notizen und Dokumente werden ausschließlich für die Funktion genutzt, für die sie erstellt wurden. Zusammenfassung, Aufgabenextraktion oder Suche innerhalb der eigenen Organisation. Eigene Modelle oder eigene KI-Hardware betreiben wir nicht. Welche Anbieter die Modelle betreiben, steht im Abschnitt KI und Ihre Daten.

Eine Verfügbarkeit sagen wir heute nicht zu. Sie wird erst im Vertrag festgelegt. Eine öffentliche Statusseite ist im Aufbau und zeigt noch keine Messwerte. Der Vollexport ist jederzeit ohne Aufpreis verfügbar, sodass Sie jederzeit zu einem anderen Anbieter wechseln können. Im Fall einer Geschäftsaufgabe werden alle Kunden sechs Monate im Voraus informiert und haben Zugriff auf den Export bis zum letzten Tag.

EU Suite verarbeitet keine Beschäftigtendaten ohne ausdrückliche Konfiguration durch den Arbeitgeber als Verantwortlichen. EU Track erfasst Zeitdaten nur, wenn Mitarbeitende aktiv buchen, keine automatische Aktivitätsmessung, keine Screenshot-Funktion, kein Keystroke-Logging. Für den Einsatz von EU HR und EU Track empfehlen wir, eine Betriebsvereinbarung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG abzuschließen. Eine Muster-Betriebsvereinbarung ist in Vorbereitung.

EU Suite ist verpflichtet, rechtmäßigen Anfragen deutscher und europäischer Behörden nachzukommen, wie jedes Unternehmen in Deutschland. EU Suite selbst unterliegt dem CLOUD Act nicht. Für die geschäftliche E-Mail bei Microsoft können US-Behörden aber beim Anbieter anfragen, ohne dass wir davon erfahren; Produktdaten liegen dort nicht. Wir informieren betroffene Kunden über behördliche Anfragen, sofern wir rechtlich dazu in der Lage sind, eine Benachrichtigungspflicht, die wir im AV-Vertrag festgehalten haben.