Verificable, no solo afirmado.

Para los datos de producto la cuestión no se plantea: las aplicaciones se ejecutan en Hetzner Online, en Alemania, y sus copias de seguridad están en Hetzner, en Helsinki (Finlandia), es decir, en la UE. No usamos ninguna CDN fuera de la UE, y la transcripción y las funciones de IA se ejecutan en Mistral AI, en Francia. Solo nuestro correo electrónico corporativo funciona a través de Microsoft 365, cuyo grupo tiene su sede en EE. UU. Para esta transmisión se aplica una base conforme a los art. 44 y siguientes del RGPD; indicamos el estado a petición.

La CLOUD Act faculta a las autoridades estadounidenses para exigir datos a empresas de EE. UU., incluso si estos se encuentran en servidores fuera de EE. UU. EU Suite no es una empresa estadounidense. Nuestro proveedor de alojamiento, Hetzner Online, es una empresa alemana sin matriz estadounidense. Entre nuestros subencargados, solo Microsoft (correo electrónico corporativo, sin datos de producto) pertenece a un grupo estadounidense; a los correos electrónicos alojados allí se les aplica la CLOUD Act. Los datos de producto están en proveedores de la UE.

El contrato de encargo de tratamiento según el art. 28 del RGPD forma parte de cada suscripción de pago y se aplica desde la primera licencia pagada. El nivel Free no incluye contrato de encargo de tratamiento. Regula la finalidad del tratamiento, las categorías de datos, los plazos de eliminación, el derecho de instrucción y la lista de subencargados. Todavía no existe una versión revisada para descargar; enviamos el estado actual a petición.

Tras la rescisión, todos los datos están disponibles para su exportación durante 30 días. Después, los datos se eliminan de la base de datos de producción. En las copias de seguridad permanecen hasta que la copia correspondiente caduque según el esquema de rotación del producto; indicamos el plazo por producto a petición. Para clientes con obligaciones legales de conservación (por ejemplo, despachos, consultas médicas) recomendamos exportar completamente los datos antes de la rescisión y conservarlos localmente o en un sistema archivado. EU Suite no es un sistema de archivo.

Los clientes pueden responder ellos mismos a las solicitudes de acceso según el art. 15 del RGPD desde EU Suite: en Configuración → Protección de datos están disponibles todos los datos guardados de una persona en formato estructurado. Para solicitudes que no se puedan resolver por sí mismas, está disponible datenschutz@eu-suite.de. Respondemos dentro del plazo legal de un mes.

Sí. El derecho de instrucción según el art. 28, apartado 3, del RGPD está recogido en el contrato de encargo de tratamiento. Dirija las instrucciones por escrito a datenschutz@eu-suite.de. Confirmamos la instrucción en un plazo de 72 horas y la ejecutamos en un plazo de siete días laborables. Las solicitudes de eliminación complejas (por ejemplo, eliminación en todos los niveles de copia de seguridad) pueden tardar hasta 30 días; este plazo está documentado en el contrato de encargo de tratamiento.

Anunciamos los cambios en la lista de subencargados con 30 días de antelación por correo electrónico a la dirección registrada del administrador de la organización. Si se opone al cambio, puede rescindir la suscripción sin penalización en la fecha del cambio. El estado actual de la lista de subencargados puede consultarse en todo momento en esta página.

EU Suite está obligada, según el art. 33 del RGPD, a notificar las brechas de datos a la autoridad de control competente en un plazo de 72 horas. Informamos sin demora injustificada a los clientes cuyos datos se vean afectados. Nuestros tiempos de reacción ante brechas de datos están documentados en el plan de respuesta a incidentes: detección y escalado en un plazo de dos horas, primer informe de situación a los clientes en un plazo de ocho horas, análisis completo en un plazo de 72 horas.

No. EU Suite no entrena modelos con los contenidos de sus clientes. Las transcripciones de reuniones, notas y documentos se usan exclusivamente para la función para la que se crearon: resumen, extracción de tareas o búsqueda dentro de la propia organización. No operamos modelos propios ni hardware de IA propio. Qué proveedores operan los modelos se indica en la sección La IA y sus datos.

Hoy no garantizamos una disponibilidad concreta. Esta se establecerá solo en el contrato. Una página de estado pública está en construcción y todavía no muestra valores medidos. La exportación completa está disponible en cualquier momento sin coste adicional, de modo que puede cambiar a otro proveedor cuando quiera. En caso de cese de actividad, todos los clientes serán informados con seis meses de antelación y tendrán acceso a la exportación hasta el último día.

EU Suite no procesa datos de empleados sin una configuración expresa por parte del empleador como responsable del tratamiento. EU Track registra datos de tiempo solo cuando el personal los introduce activamente; no hay medición automática de actividad, ni función de capturas de pantalla, ni registro de pulsaciones de teclado. Para el uso de EU HR y EU Track recomendamos celebrar un acuerdo de empresa según el § 87, apartado 1, número 6, de la BetrVG. Un acuerdo de empresa modelo está en preparación.

EU Suite está obligada a atender las solicitudes lícitas de las autoridades alemanas y europeas, como cualquier empresa en Alemania. EU Suite en sí no está sujeta a la CLOUD Act. Sin embargo, para el correo electrónico corporativo en Microsoft, las autoridades de EE. UU. pueden dirigirse directamente al proveedor, sin que nosotros lo sepamos; allí no hay datos de producto. Informamos a los clientes afectados sobre las solicitudes de las autoridades siempre que estemos legalmente en condiciones de hacerlo, una obligación de notificación que hemos fijado en el contrato de encargo de tratamiento.