Verificabile, non dichiarato.

Per i dati di prodotto la questione non si pone: le applicazioni girano presso Hetzner Online in Germania, i relativi backup si trovano presso Hetzner a Helsinki (Finlandia), quindi nell'UE. Non utilizziamo una CDN al di fuori dell'UE, e la trascrizione e le funzioni IA avvengono presso Mistral AI in Francia. Solo la nostra posta elettronica aziendale funziona tramite Microsoft 365, il cui gruppo ha sede negli Stati Uniti. Per questo trasferimento vale una base giuridica ai sensi dell'art. 44 e seguenti del GDPR; indichiamo lo stato su richiesta.

Il CLOUD Act autorizza le autorità statunitensi a richiedere dati alle aziende statunitensi, anche se questi si trovano su server al di fuori degli Stati Uniti. EU Suite non è un'azienda statunitense. Il nostro fornitore di hosting Hetzner Online è un'azienda tedesca senza società madre statunitense. Tra i nostri subfornitori, solo Microsoft (posta elettronica aziendale, nessun dato di prodotto) appartiene a un gruppo statunitense; per le email che si trovano lì si applica il CLOUD Act. I dati di prodotto si trovano presso fornitori nell'UE.

Il contratto di trattamento dati ai sensi dell'art. 28 GDPR fa parte di ogni abbonamento a pagamento e vale dalla prima licenza a pagamento. Il livello Free non prevede un contratto di trattamento dati. Esso disciplina la finalità del trattamento, le categorie di dati, i termini di cancellazione, il diritto di impartire istruzioni e l'elenco dei subfornitori. Non esiste ancora una versione verificata da scaricare, inviamo lo stato attuale su richiesta.

Dopo la disdetta, tutti i dati restano disponibili per l'esportazione per 30 giorni. Successivamente i dati vengono cancellati dal database di produzione. Nei backup restano finché il rispettivo backup non scade secondo lo schema di rotazione del prodotto; indichiamo il termine per ciascun prodotto su richiesta. Per i clienti con obblighi di conservazione di legge (ad es. studi legali, studi medici) raccomandiamo di esportare integralmente i dati prima della disdetta e di conservarli localmente o in un sistema di archiviazione. EU Suite non è un sistema di archiviazione.

Le richieste di accesso ai sensi dell'art. 15 GDPR possono essere evase dai clienti stessi direttamente da EU Suite: in Impostazioni → Privacy sono disponibili in formato strutturato tutti i dati memorizzati relativi a una persona. Per le richieste che non possono essere gestite autonomamente, è disponibile datenschutz@eu-suite.de. Rispondiamo entro il termine di legge di un mese.

Sì. Il diritto di impartire istruzioni ai sensi dell'art. 28 comma 3 GDPR è sancito nel contratto di trattamento dati. Invii le istruzioni per iscritto a datenschutz@eu-suite.de. Confermiamo l'istruzione entro 72 ore e la eseguiamo entro sette giorni lavorativi. Gli incarichi di cancellazione complessi (ad es. cancellazione su tutti i livelli di backup) possono richiedere fino a 30 giorni, questo periodo è documentato nel contratto di trattamento dati.

Comunichiamo le modifiche all'elenco dei subfornitori con 30 giorni di anticipo via email all'indirizzo registrato dell'amministratore dell'organizzazione. Se Lei si oppone al cambio, può disdire l'abbonamento senza penale alla data del cambio. Lo stato attuale dell'elenco dei subfornitori è consultabile in qualsiasi momento su questa pagina.

EU Suite è obbligata, ai sensi dell'art. 33 GDPR, a notificare le violazioni dei dati all'autorità di controllo competente entro 72 ore. Informiamo immediatamente e senza ritardo ingiustificato i clienti i cui dati sono interessati. I nostri tempi di reazione alle violazioni dei dati sono documentati nel piano di risposta agli incidenti: rilevamento ed escalation entro due ore, prima comunicazione della situazione ai clienti entro otto ore, analisi completa entro 72 ore.

No. EU Suite non addestra modelli con i contenuti dei propri clienti. Trascrizioni di riunioni, note e documenti vengono utilizzati esclusivamente per la funzione per cui sono stati creati: riepilogo, estrazione di attività o ricerca all'interno della propria organizzazione. Non gestiamo modelli propri né hardware IA proprio. Quali fornitori gestiscono i modelli è indicato nella sezione IA e i Suoi dati.

Oggi non garantiamo una disponibilità. Viene stabilita solo nel contratto. Una pagina di stato pubblica è in costruzione e non mostra ancora valori misurati. L'esportazione completa è disponibile in qualsiasi momento senza sovrapprezzo, così può passare a un altro fornitore quando vuole. In caso di cessazione dell'attività, tutti i clienti vengono informati con sei mesi di anticipo e hanno accesso all'esportazione fino all'ultimo giorno.

EU Suite non tratta dati dei dipendenti senza una configurazione esplicita da parte del datore di lavoro come titolare del trattamento. EU Track rileva i dati orari solo quando i collaboratori registrano attivamente, nessuna misurazione automatica dell'attività, nessuna funzione di screenshot, nessun keystroke logging. Per l'utilizzo di EU HR e EU Track raccomandiamo di stipulare un accordo aziendale ai sensi del § 87 comma 1 n. 6 BetrVG. Un modello di accordo aziendale è in preparazione.

EU Suite è obbligata a soddisfare le richieste legittime delle autorità tedesche ed europee, come qualsiasi azienda in Germania. EU Suite stessa non è soggetta al CLOUD Act. Per la posta elettronica aziendale presso Microsoft, le autorità statunitensi possono però rivolgersi direttamente al fornitore, senza che noi ne veniamo a conoscenza; lì non si trovano dati di prodotto. Informiamo i clienti interessati sulle richieste delle autorità, nella misura in cui siamo legalmente in grado di farlo: un obbligo di notifica che abbiamo sancito nel contratto di trattamento dati.