Επαληθεύσιμο, όχι απλώς δηλωμένο.

Για τα δεδομένα προϊόντος το ερώτημα δεν τίθεται: οι εφαρμογές λειτουργούν στη Hetzner Online στη Γερμανία και τα αντίγραφα ασφαλείας τους βρίσκονται στη Hetzner στο Ελσίνκι (Φινλανδία), δηλαδή στην ΕΕ. CDN εκτός ΕΕ δεν χρησιμοποιούμε, και η απομαγνητοφώνηση και οι λειτουργίες AI εκτελούνται στη Mistral AI στη Γαλλία. Μόνο το επαγγελματικό μας e-mail λειτουργεί μέσω Microsoft 365, του οποίου ο όμιλος έχει έδρα στις ΗΠΑ. Για αυτή τη διαβίβαση ισχύει νομική βάση σύμφωνα με το Άρθρο 44 επ. ΓΚΠΔ· την κατάσταση την αναφέρουμε κατόπιν αιτήματος.

Ο CLOUD Act εξουσιοδοτεί τις αρχές των ΗΠΑ να ζητούν δεδομένα από εταιρείες των ΗΠΑ, ακόμη κι αν αυτά βρίσκονται σε διακομιστές εκτός ΗΠΑ. Η EU Suite δεν είναι εταιρεία των ΗΠΑ. Ο πάροχος φιλοξενίας μας Hetzner Online είναι γερμανική εταιρεία χωρίς μητρική εταιρεία στις ΗΠΑ. Από τους υπεργολάβους μας μόνο η Microsoft (επαγγελματικό e-mail, κανένα δεδομένο προϊόντος) ανήκει σε όμιλο των ΗΠΑ· για τα e-mail που βρίσκονται εκεί ισχύει ο CLOUD Act. Τα δεδομένα προϊόντος βρίσκονται σε παρόχους στην ΕΕ.

Η σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων σύμφωνα με το Άρθρο 28 ΓΚΠΔ αποτελεί μέρος κάθε συνδρομής επί πληρωμή και ισχύει από την πρώτη επί πληρωμή άδεια χρήσης. Η βαθμίδα Free δεν περιλαμβάνει σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων. Ρυθμίζει τον σκοπό επεξεργασίας, τις κατηγορίες δεδομένων, τις προθεσμίες διαγραφής, το δικαίωμα παροχής οδηγιών και τη λίστα υπεργολάβων. Ελεγμένη έκδοση για λήψη δεν υπάρχει ακόμη, την τρέχουσα έκδοση τη στέλνουμε κατόπιν αιτήματος.

Μετά την καταγγελία όλα τα δεδομένα είναι διαθέσιμα για εξαγωγή για 30 ημέρες. Στη συνέχεια τα δεδομένα διαγράφονται από τη βάση δεδομένων παραγωγής. Στα αντίγραφα ασφαλείας παραμένουν μέχρι το εκάστοτε αντίγραφο να λήξει σύμφωνα με το σχήμα εναλλαγής του προϊόντος· την προθεσμία ανά προϊόν την αναφέρουμε κατόπιν αιτήματος. Για πελάτες με νόμιμες υποχρεώσεις φύλαξης (π.χ. δικηγορικά γραφεία, ιατρεία) συνιστούμε να εξάγουν πλήρως τα δεδομένα πριν από την καταγγελία και να τα διατηρούν τοπικά ή σε ένα σύστημα αρχειοθέτησης. Η EU Suite δεν είναι σύστημα αρχειοθέτησης.

Τα αιτήματα πρόσβασης σύμφωνα με το Άρθρο 15 ΓΚΠΔ μπορούν οι πελάτες να τα απαντήσουν οι ίδιοι μέσα από την EU Suite: στις Ρυθμίσεις → Απόρρητο είναι διαθέσιμα σε δομημένη μορφή όλα τα δεδομένα που είναι αποθηκευμένα για ένα άτομο. Για αιτήματα που δεν μπορούν να εξυπηρετηθούν αυτόνομα, είναι διαθέσιμο το datenschutz@eu-suite.de. Απαντάμε εντός της νόμιμης προθεσμίας ενός μήνα.

Ναι. Το δικαίωμα παροχής οδηγιών σύμφωνα με το Άρθρο 28 παρ. 3 ΓΚΠΔ είναι κατοχυρωμένο στη σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων. Τις οδηγίες τις απευθύνετε γραπτώς στο datenschutz@eu-suite.de. Επιβεβαιώνουμε την οδηγία εντός 72 ωρών και την εκτελούμε εντός επτά εργάσιμων ημερών. Σύνθετες εντολές διαγραφής (π.χ. διαγραφή σε όλα τα επίπεδα αντιγράφων ασφαλείας) μπορεί να διαρκέσουν έως 30 ημέρες, αυτό το χρονικό διάστημα τεκμηριώνεται στη σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων.

Ανακοινώνουμε τις αλλαγές στη λίστα υπεργολάβων 30 ημέρες νωρίτερα μέσω e-mail στη δηλωμένη διεύθυνση του διαχειριστή του οργανισμού. Αν αντιταχθείτε στην αλλαγή, μπορείτε να καταγγείλετε τη συνδρομή χωρίς ποινή κατά την ημερομηνία της αλλαγής. Η τρέχουσα κατάσταση της λίστας υπεργολάβων είναι ανά πάσα στιγμή διαθέσιμη σε αυτή τη σελίδα.

Η EU Suite υποχρεούται σύμφωνα με το Άρθρο 33 ΓΚΠΔ να γνωστοποιεί παραβιάσεις δεδομένων εντός 72 ωρών στην αρμόδια εποπτική αρχή. Τους πελάτες των οποίων τα δεδομένα επηρεάζονται τους ενημερώνουμε αμέσως και χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση. Οι χρόνοι αντίδρασής μας σε παραβιάσεις δεδομένων τεκμηριώνονται στο σχέδιο απόκρισης σε περιστατικά: εντοπισμός και κλιμάκωση εντός δύο ωρών, πρώτη ενημέρωση κατάστασης προς τους πελάτες εντός οκτώ ωρών, πλήρης ανάλυση εντός 72 ωρών.

Όχι. Η EU Suite δεν εκπαιδεύει μοντέλα με το περιεχόμενο των πελατών της. Οι απομαγνητοφωνήσεις συσκέψεων, οι σημειώσεις και τα έγγραφα χρησιμοποιούνται αποκλειστικά για τη λειτουργία για την οποία δημιουργήθηκαν. Σύνοψη, εξαγωγή εργασιών ή αναζήτηση εντός του δικού σας οργανισμού. Δικά μας μοντέλα ή δικό μας υλικό AI δεν λειτουργούμε. Ποιοι πάροχοι λειτουργούν τα μοντέλα αναγράφεται στην ενότητα Η AI και τα δεδομένα σας.

Διαθεσιμότητα δεν δεσμευόμαστε σήμερα. Καθορίζεται μόνο στο συμβόλαιο. Μια δημόσια σελίδα κατάστασης είναι υπό κατασκευή και δεν δείχνει ακόμη μετρήσεις. Η πλήρης εξαγωγή είναι διαθέσιμη ανά πάσα στιγμή χωρίς επιπλέον χρέωση, ώστε να μπορείτε ανά πάσα στιγμή να μεταβείτε σε άλλον πάροχο. Σε περίπτωση παύσης της δραστηριότητας όλοι οι πελάτες ενημερώνονται έξι μήνες νωρίτερα και έχουν πρόσβαση στην εξαγωγή μέχρι την τελευταία ημέρα.

Η EU Suite δεν επεξεργάζεται δεδομένα εργαζομένων χωρίς ρητή ρύθμιση από τον εργοδότη ως υπεύθυνο επεξεργασίας. Το EU Track καταγράφει δεδομένα χρόνου μόνο όταν οι εργαζόμενοι καταχωρούν ενεργά, καμία αυτόματη μέτρηση δραστηριότητας, καμία λειτουργία στιγμιότυπων οθόνης, καμία καταγραφή πληκτρολογήσεων. Για τη χρήση των EU HR και EU Track συνιστούμε τη σύναψη συμφωνίας εργασιακού συμβουλίου σύμφωνα με το § 87 παρ. 1 αρ. 6 BetrVG. Ένα υπόδειγμα συμφωνίας εργασιακού συμβουλίου βρίσκεται σε προετοιμασία.

Η EU Suite υποχρεούται να ανταποκρίνεται σε νόμιμα αιτήματα γερμανικών και ευρωπαϊκών αρχών, όπως κάθε επιχείρηση στη Γερμανία. Η ίδια η EU Suite δεν υπόκειται στον CLOUD Act. Για το επαγγελματικό e-mail στη Microsoft, ωστόσο, οι αρχές των ΗΠΑ μπορούν να απευθυνθούν στον πάροχο χωρίς να το μάθουμε· εκεί δεν βρίσκονται δεδομένα προϊόντος. Ενημερώνουμε τους επηρεαζόμενους πελάτες για αιτήματα αρχών, εφόσον μας επιτρέπεται νομικά, μια υποχρέωση ενημέρωσης που έχουμε καταγράψει στη σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων.