Hetzner Online GmbH, Duitsland, back-ups in Finland
Servers, databases en objectopslag in de datacenters in Falkenstein en Neurenberg. Databaseback-ups in Hetzner Object Storage in Helsinki (Finland), 30 dagen bewaard.
Trust Center
Controleerbaar, niet beweerd.
Stand van zaken 22-10-2026. De servers staan bij Hetzner in Duitsland, AI komt rechtstreeks van Mistral AI in Frankrijk. Eigen certificaten hebben wij nog niet. Alle dienstverleners staan hier met naam vermeld. Wat nog niet is aangetoond, is geen toezegging.
De locatie
De servers staan hier.
De toepassingen draaien bij Hetzner in Falkenstein, deze website in Neurenberg. Wat buiten Duitsland wordt verwerkt, staat in de lijst hieronder.
Uw tijdzone
–
- Latentie
- –
In de browser gemeten met de Navigation Timing API. Wij raadplegen hiervoor geen dienst en slaan niets op.
Deze website
Neurenberg
Hetzner Online GmbH
De website staat op een server van Hetzner in Neurenberg. Lettertypen, iconen en scripts komen van het eigen domein; een content delivery network gebruiken we niet.
Datacenter Falkenstein
Falkenstein
Hetzner Online GmbH
De nieuwe toepassingen, hun databases en objectopslag draaien in het Hetzner-datacenter Falkenstein (Vogtland). Beheerder is Hetzner Online GmbH, gevestigd in Gunzenhausen, Duitsland.
Back-ups in Helsinki
Helsinki, Finland
Hetzner Online GmbH
Databaseback-ups worden doorlopend en elke nacht gemaakt in Hetzner Object Storage in Helsinki (Finland) en 30 dagen bewaard. Bestandsopslag wordt elke nacht versleuteld geback-upt. Een synchrone replicatie naar een tweede locatie is er niet.
Fysieke beveiliging
De datacenters worden beheerd door Hetzner. Volgens Hetzner zijn ze gecertificeerd volgens ISO/IEC 27001. Het certificaat geldt voor Hetzner, niet voor EU Suite. Wij hebben geen fysieke toegang tot de servers.
Subverwerker
Voor productgegevens gebruiken wij alleen Europese aanbieders. De AI-modellen komen van Mistral AI in Frankrijk, rechtstreeks aangesloten en zonder tussenpersoon. Alleen onze zakelijke e-mail loopt via Microsoft 365, waarvan het concern in de VS is gevestigd; productgegevens staan daar niet. Mailverzending (Lettermint) loopt via een aanbieder in Nederland, betalingen via Stripe in Ierland, waarvan het concern in de VS is gevestigd; inhoud gaat daar niet naartoe. De volledige lijst met doel en land staat hieronder en op een eigen pagina. Wijzigingen kondigen wij klanten 30 dagen van tevoren aan.
Lettermint, Nederland
Verzenden van aanmeld- en uitnodigingsmails, bijvoorbeeld vanuit EU Chat, EU Notes en EU Recap.
Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Ltd.), Ierland, concern in de VS
Zakelijke e-mail van eu-suite.de, bijvoorbeeld aanvragen aan hallo@ en datenschutz@. Geen productgegevens. Het moederbedrijf is gevestigd in de VS en valt onder de CLOUD Act.
Mistral AI SAS, Frankrijk
AI-modellen, rechtstreeks aangesloten zonder tussenpersoon: in EU Recap de transcriptie (Voxtral) en de samenvatting, besluiten en taken; in EU Notes de AI-functies.
Meeting BaaS, Frankrijk
EU Recap: opnamebot die als deelnemer toetreedt tot Zoom, Microsoft Teams en Google Meet. Waar de botservers draaien, hebben wij nog niet vastgelegd.
Stripe Payments Europe, Ltd., Ierland, concern in de VS
Betalingsverwerking voor betaalde licenties en terugbetalingen, bijvoorbeeld na een herroeping. Gevestigd in Dublin. Stripe kan gegevens doorgeven aan Stripe, Inc. in de VS; die is gecertificeerd onder het EU-VS-kader voor gegevensbescherming.
Contracten
De verwerkersovereenkomst volgens art. 28 AVG moet onderdeel zijn van elk betaald abonnement en gelden vanaf de eerste betaalde licentie. Een getoetste versie om te downloaden is er nog niet, de actuele stand sturen wij op aanvraag. De trede Free komt zonder verwerkersovereenkomst.
Verwerkersovereenkomst volgens art. 28 AVG
De overeenkomst regelt het verwerkingsdoel, gegevenscategorieën, verwijdertermijnen, instructierecht en de lijst met subverwerkers. Hij treedt bij het sluiten van het contract automatisch in werking. Een ondertekende versie stellen wij op aanvraag binnen twee werkdagen beschikbaar.
Doorgiften naar de VS
Productgegevens verlaten de EU niet: transcriptie en AI-functies lopen bij Mistral AI in Frankrijk. De enige uitzondering in onze lijst is de zakelijke e-mail via Microsoft 365 (concern in de VS), dus wat u ons per e-mail schrijft. Daarvoor geldt een grondslag volgens art. 44 e.v. AVG; de stand van de documentatie noemen wij op aanvraag.
Instructierecht
Klanten kunnen EU Suite altijd opdragen gegevens te verwijderen, te blokkeren of te exporteren. Instructies worden binnen 72 uur bevestigd en binnen zeven werkdagen uitgevoerd. Voor complexe verwijderopdrachten geldt een verlengd venster van 30 dagen, dat in de verwerkersovereenkomst is vastgelegd.
Opzegging en teruggave van gegevens
Na opzegging zijn alle gegevens 30 dagen beschikbaar voor export. De volledige export is altijd en zonder meerprijs beschikbaar, ook in het gratis tarief. Na 30 dagen worden alle gegevens verwijderd; een schriftelijke verwijderbevestiging wordt op aanvraag afgegeven.
Certificeringen
Wij benoemen de stand van onze certificeringen zoals die is, niet zoals die zou moeten overkomen. Een jong bedrijf dat alle certificaten als „verleend” aanmerkt terwijl de audits nog lopen, is geen vertrouwenssignaal. Dat zijn wij niet.
Penetratietest, intern
Wij toetsen de toepassingen momenteel zelf. Een externe penetratietest is gepland, maar nog niet in opdracht gegeven. Een extern toetsingsrapport kunnen wij daarom niet overleggen.
ISO/IEC 27001, doel
EU Suite is niet gecertificeerd volgens ISO/IEC 27001, en een audit is niet in opdracht gegeven. De norm is een doel. Volgens opgave van Hetzner zijn de datacenters waarin onze servers staan, gecertificeerd.
BSI C5, doel
Een C5-certificaat (toetsingscatalogus cloud computing van het BSI) is een doel, er loopt geen toetsingsprocedure. Tot de toekenning kunnen wij geen C5-bewijs afgeven.
AVG-conformiteit-zelfverklaring
Onze technische en organisatorische maatregelen staan als bijlage 1 in de verwerkersovereenkomst (versie 27-10-2026) en moeten jaarlijks worden bijgewerkt. Zij vervangen geen externe toetsing.
Beveiligingsarchitectuur
EU Suite is gebouwd als multi-tenant SaaS, waarbij klantgegevens op databaseniveau strikt gescheiden zijn. Geen enkele gebruiker kan toegang krijgen tot de gegevens van een andere klant, ook niet door een foutieve configuratie van de eigen organisatie.
Klantscheiding
Elke organisatie krijgt een eigen databaseschema-instantie. Aanvragen worden op toepassingsniveau gecontroleerd op de betreffende organisatie-ID, naast het databaseniveau. Een configuratiefout in een organisatie kan geen gegevens van een andere organisatie zichtbaar maken.
Versleuteling
Verbindingen met de applicaties zijn versleuteld via HTTPS (TLS). Back-ups van de bestandsopslag worden versleuteld voordat ze de server verlaten. Versleuteling van de serverschijven zelf zeggen wij niet toe.
Toegang door medewerkers van EU Suite
Geen enkele medewerker van EU Suite heeft routinematige toegang tot productiegegevens. Toegang voor support en debugging vereist een schriftelijke aanvraag, de toestemming van de klant en een vierogenprincipe. Alle toegang wordt geregistreerd en is voor de klant op aanvraag inzichtelijk.
Kwetsbaarhedenbeheer
Er is geen bug-bountyprogramma. Beveiligingslekken nemen wij in ontvangst via security@eu-suite.de en verhelpen wij op volgorde van ernst.
AI en uw gegevens
EU Suite gebruikt AI vandaag in EU Recap en in EU Notes. EU Assist draait in een gesloten alpha. Hier beschrijven we waar de gegevens daarbij naartoe gaan.
Welke aanbieders de modellen draaien
Eigen AI-hardware beheren wij niet. Alle AI-modellen komen van Mistral AI in Frankrijk, rechtstreeks aangesloten zonder tussenpersoon: EU Recap transcribeert met Voxtral en vat samen met Mistral, de AI-functies in EU Notes gebruiken modellen van Mistral. Aanbieders buiten de EU zetten wij voor AI niet in.
Geen training met klantgegevens
EU Suite traint geen modellen met de inhoud van zijn klanten. Vergadertranscripten, notities en documenten worden gebruikt voor de functie waarvoor ze zijn geüpload. Wat de AI-aanbieders met aanvragen mogen doen, regelen hun contractvoorwaarden.
Opt-in voor AI-functies
EU Recap en EU Assist zijn standaard actief, maar kunnen door organisatiebeheerders worden uitgeschakeld, voor individuele gebruikers of de hele organisatie. Als EU Recap is uitgeschakeld, wordt geen audio verwerkt en geen transcriptie gemaakt.
Transparantie over AI-output
Samenvattingen en verslagen die door EU Recap worden gemaakt, zijn gemarkeerd als AI-gegenereerd. De goedkeuringsplichtige versie treedt pas in werking nadat een mens het verslag heeft bevestigd. Wij markeren AI-output consequent, ook als dit de workflow vertraagt.
Gegevensexport en portabiliteit
Uw gegevens zijn van u. De volledige export is altijd en zonder meerprijs beschikbaar. Wij sluiten geen gegevens op en maken de overstap naar een andere aanbieder niet moeilijker dan nodig.
Volledige export altijd beschikbaar
Elke organisatie kan onder Instellingen → Gegevens → Export een volledige export van alle gegevens starten. De export bevat: notities als markdown en pdf, vergaderingen als transcript en samenvatting, taken als CSV en JSON, tijdregistraties als CSV, personeelsdossiers als versleuteld ZIP-bestand. De export is binnen 24 uur klaar.
Open formaten
Alle exportformaten zijn open en machineleesbaar. Geen propriëtair formaat dat alleen EU Suite kan lezen. Notities zijn markdown, tabellen zijn CSV, gestructureerde gegevens zijn JSON. Wij volgen het principe: wat geïmporteerd kan worden, moet geëxporteerd kunnen worden.
API-toegang
Klanten in het Business- en Enterprise-tarief krijgen toegang tot de REST-API. Alle gegevens die via de interface toegankelijk zijn, zijn ook via de API op te vragen. Ratelimieten zijn gedocumenteerd en niet strenger dan voor intern gebruik.
Na opzegging
Na opzegging blijft de export 30 dagen beschikbaar. Daarna worden alle gegevens onherroepelijk verwijderd, geen herstel, geen restgegevens in back-ups na afloop van de verwijdertermijn. De verwijderbevestiging geven wij op aanvraag schriftelijk af.
Bewijsstukken
Wat wij hebben, en wat nog niet.
Een jonge aanbieder heeft niet elk certificaat. Dit openlijk aangeven is geloofwaardiger dan een volwassenheidsgraad te beweren die wij nog niet hebben bereikt. Deze tabel verandert zodra er iets verandert.
Penetratietest, extern
Momenteel toetsen wij intern. Een extern toetsingsrapport is er nog niet.
ISO/IEC 27001
EU Suite is niet gecertificeerd. Volgens opgave van Hetzner zijn de datacenters waarin onze servers staan, gecertificeerd.
BSI C5
Een C5-certificaat is een doel. Er loopt geen toetsingsprocedure, tot de toekenning kan geen C5-bewijs worden afgegeven.
AVG-zelfverklaring (TOM's)
Zelfverklaring over technische en organisatorische maatregelen, gepubliceerd als bijlage 1 bij de verwerkersovereenkomst. Vervangt geen externe certificering.
WCAG 2.2 AA (toegankelijkheid)
Interne toetsing met axe DevTools en handmatige toetsenbordnavigatie. Externe toetsing door een gespecialiseerde instantie is gepland voor 2027.
Bijlage bij de verwerkersovereenkomst
Technische en organisatorische maatregelen.
De acht controlegebieden volgens art. 32 AVG. Dezelfde lijst zit als bijlage bij de verwerkersovereenkomst.
01
Toegangscontrole (fysiek)
- Servers in datacenters van Hetzner Online GmbH in Falkenstein en Neurenberg, volgens opgave van Hetzner gecertificeerd volgens ISO/IEC 27001
- Toegangscontrole, videobewaking en beveiligingspersoneel in het datacenter liggen bij Hetzner
- Geen fysieke toegang van medewerkers van EU Suite tot serverhardware
- Bezoekersregister voor alle fysieke toegang
02
Toegangscontrole (systemen)
- Meerstaps-authenticatie (MFA) voor alle interne systemen en productietoegang
- Wachtwoordmanager met organisatiebreed afgedwongen wachtwoordbeleid (minstens 16 tekens, geen hergebruik)
- Single sign-on (SSO) voor alle interne diensten met centrale identity-provider
- Automatische sessie-time-outs na 30 minuten inactiviteit
- Hardware-security-keys (FIDO2) voor productietoegang met verhoogd risico
03
Toegangsbeheer
- Rolgebaseerd toegangsbeheer (RBAC), elke medewerker heeft alleen de rechten die nodig zijn voor zijn taak
- Vierogenprincipe voor toegang tot klantgegevens in productie
- Volledige registratie van alle toegang tot productiedatabases
- Klantscheiding op databaseschema-niveau, geen gedeelde opslag tussen organisaties
- Regelmatige controle en intrekking van niet meer benodigde toegangsrechten (per kwartaal)
04
Doorgiftecontrole
- Versleutelde verbindingen met de toepassingen via HTTPS (TLS)
- Doorgiften buiten de EU alleen aan de dienstverleners uit de lijst met subverwerkers
- Back-ups van de bestandsopslag versleuteld voordat ze de server verlaten
05
Invoercontrole
- Volledige auditlogs voor alle gegevenswijzigingen in productiesystemen
- Onveranderlijke logboeken (append-only) voor beveiligingsrelevante gebeurtenissen
- Automatische detectie en melding bij afwijkende toegangspatronen
- Regelmatige integriteitscontroles van de databaseback-ups
06
Verwerkerscontrole
- Verwerkersovereenkomsten volgens art. 28 AVG met de subverwerkers; de stand per aanbieder noemen wij op aanvraag
- Lijst met subverwerkers openbaar inzichtelijk, wijzigingen met 30 dagen vooraankondiging gecommuniceerd
- Regelmatige controle van de subverwerkers op privacyconformiteit (minstens jaarlijks)
- Instructierecht van de klant contractueel vastgelegd, uitvoering van instructies binnen zeven werkdagen
07
Beschikbaarheidscontrole
- Doorlopende en nachtelijke databaseback-ups in Hetzner Object Storage in Helsinki (Finland), 30 dagen bewaard
- Geen synchrone replicatie naar een tweede locatie
- Bewaking van de bereikbaarheid van de toepassingen
- Incident-responseplan met vastgelegde reactietijden (detectie en escalatie binnen twee uur)
08
Scheidingscontrole
- Strikte klantscheiding: elke organisatie krijgt een eigen databaseschema
- Testgegevens zijn volledig gescheiden van productiegegevens, geen gebruik van echte gegevens in ontwikkelomgevingen
- AI-modellen verwerken klantgegevens geïsoleerd, geen cross-tenant-leren, geen gedeelde context
- Aparte netwerksegmenten voor productie, staging en ontwikkeling
Wat wij niet doen
Zeven zinnen die u kunt natrekken.
- Wij plaatsen geen cookies waarvoor toestemming nodig is.
- Wij laden geen lettertypen, scripts of video's van Amerikaanse servers.
- Wij trainen geen modellen met uw gegevens.
- Wij noemen elke dienstverlener buiten de EU bij naam.
- Wij maken geen screenshots en meten geen activiteit.
- Wij verkopen geen gebruiksgegevens.
- Wij sluiten uw gegevens niet op, de volledige export is altijd beschikbaar.
Voor functionarissen gegevensbescherming
De vragen die u zult stellen.
Schrems II, CLOUD Act, instructierecht, meldingstermijnen. Feitelijk beantwoord. Dit vervangt geen juridisch advies, maar beantwoordt de voortoetsing.
Hoe is de Schrems-II-doorgifte naar derde landen bij EU Suite geregeld?
Voor productgegevens speelt de vraag niet: de toepassingen draaien bij Hetzner Online in Duitsland, hun back-ups staan bij Hetzner in Helsinki (Finland), dus in de EU. Een CDN buiten de EU gebruiken wij niet, en transcriptie en AI-functies lopen bij Mistral AI in Frankrijk. Alleen onze zakelijke e-mail loopt via Microsoft 365, waarvan het concern in de VS is gevestigd. Voor deze doorgifte geldt een grondslag volgens art. 44 e.v. AVG; de stand noemen wij op aanvraag.
Geldt de CLOUD Act voor EU Suite of zijn subverwerkers?
De CLOUD Act machtigt Amerikaanse autoriteiten om van Amerikaanse bedrijven gegevens op te eisen, ook als deze op servers buiten de VS staan. EU Suite is geen Amerikaans bedrijf. Onze hostingaanbieder Hetzner Online is een Duits bedrijf zonder Amerikaans moederbedrijf. Van onze subverwerkers behoort alleen Microsoft (zakelijke e-mail, geen productgegevens) tot een Amerikaans concern; voor de e-mails die daar staan, geldt de CLOUD Act. Productgegevens staan bij aanbieders in de EU.
Hoe is de verwerking in opdracht volgens art. 28 AVG geregeld?
De verwerkersovereenkomst volgens art. 28 AVG is onderdeel van elk betaald abonnement en geldt vanaf de eerste betaalde licentie. De trede Free komt zonder verwerkersovereenkomst. Zij regelt het verwerkingsdoel, gegevenscategorieën, verwijdertermijnen, instructierecht en de lijst met subverwerkers. Een getoetste versie om te downloaden is er nog niet, de actuele stand sturen wij op aanvraag.
Hoe ziet het verwijderconcept eruit, en welke bewaartermijnen gelden er?
Na opzegging zijn alle gegevens 30 dagen beschikbaar voor export. Daarna worden de gegevens in de productiedatabase verwijderd. In de back-ups blijven ze bestaan tot de betreffende back-up volgens het rotatieschema van het product verloopt; de termijn per product noemen wij op aanvraag. Voor klanten met wettelijke bewaarplichten (bijv. advocatenkantoren, praktijken) raden wij aan gegevens vóór opzegging volledig te exporteren en lokaal of in een gearchiveerd systeem te bewaren. EU Suite is geen archiefsysteem.
Hoe worden rechten van betrokkenen en inzageverzoeken behandeld?
Inzageverzoeken volgens art. 15 AVG kunnen klanten zelf vanuit EU Suite beantwoorden: onder Instellingen → Privacy staan alle over een persoon opgeslagen gegevens in gestructureerd formaat klaar. Voor aanvragen die niet zelf kunnen worden afgehandeld, is datenschutz@eu-suite.de beschikbaar. Wij antwoorden binnen de wettelijke termijn van een maand.
Kan ik EU Suite opdragen gegevens te verwijderen of te blokkeren?
Ja. Het instructierecht volgens art. 28 lid 3 AVG is vastgelegd in de verwerkersovereenkomst. Instructies richt u schriftelijk aan datenschutz@eu-suite.de. Wij bevestigen de instructie binnen 72 uur en voeren haar binnen zeven werkdagen uit. Complexe verwijderopdrachten (bijv. verwijdering over alle back-upniveaus) kunnen tot 30 dagen duren, deze periode is in de verwerkersovereenkomst vastgelegd.
Hoe worden wisselingen van subverwerkers gecommuniceerd?
Wij kondigen wijzigingen aan de lijst met subverwerkers 30 dagen van tevoren per e-mail aan op het geregistreerde adres van de organisatiebeheerder. Maakt u bezwaar tegen de wisseling, dan kunt u het abonnement zonder boete opzeggen tegen de datum van de wisseling. De actuele stand van de lijst met subverwerkers is altijd op deze pagina in te zien.
Wat gebeurt er bij een datalek, en hoe is de 72-uurstermijn geregeld?
EU Suite is volgens art. 33 AVG verplicht om datalekken binnen 72 uur te melden aan de bevoegde toezichthoudende autoriteit. Klanten van wie gegevens zijn getroffen, informeren wij onverwijld en zonder onnodige vertraging. Onze reactietijden bij datalekken zijn vastgelegd in het incident-responseplan: detectie en escalatie binnen twee uur, eerste statusmelding aan klanten binnen acht uur, volledige analyse binnen 72 uur.
Traint EU Suite modellen met klantgegevens?
Nee. EU Suite traint geen modellen met de inhoud van zijn klanten. Vergadertranscripten, notities en documenten worden uitsluitend gebruikt voor de functie waarvoor ze zijn gemaakt. Samenvatting, taakextractie of zoeken binnen de eigen organisatie. Eigen modellen of eigen AI-hardware beheren wij niet. Welke aanbieders de modellen draaien, staat in de sectie AI en uw gegevens.
Hoe zit het met de beschikbaarheid, en wat is de exitstrategie?
Een beschikbaarheid zeggen wij vandaag niet toe. Die wordt pas in het contract vastgelegd. Een publieke statuspagina is in opbouw en toont nog geen meetwaarden. De volledige export is altijd zonder meerprijs beschikbaar, zodat u altijd naar een andere aanbieder kunt overstappen. Bij bedrijfsbeëindiging worden alle klanten zes maanden van tevoren geïnformeerd en hebben zij tot de laatste dag toegang tot de export.
Hoe is de bescherming van werknemersgegevens volgens § 26 BDSG geregeld?
EU Suite verwerkt geen werknemersgegevens zonder uitdrukkelijke configuratie door de werkgever als verwerkingsverantwoordelijke. EU Track registreert tijdgegevens alleen wanneer medewerkers actief boeken, geen automatische activiteitsmeting, geen screenshotfunctie, geen keystroke-logging. Voor het gebruik van EU HR en EU Track raden wij aan een ondernemingsovereenkomst te sluiten volgens § 87 lid 1 nr. 6 BetrVG. Een voorbeeld-ondernemingsovereenkomst is in voorbereiding.
Kunnen overheidsinstanties of opsporingsdiensten toegang krijgen tot onze gegevens?
EU Suite is verplicht om te voldoen aan rechtmatige verzoeken van Duitse en Europese autoriteiten, zoals elk bedrijf in Duitsland. EU Suite zelf valt niet onder de CLOUD Act. Voor de zakelijke e-mail bij Microsoft kunnen Amerikaanse autoriteiten echter bij de aanbieder een verzoek indienen, zonder dat wij dit te weten komen; productgegevens staan daar niet. Wij informeren getroffen klanten over verzoeken van autoriteiten, voor zover wij daartoe juridisch in staat zijn, een meldingsplicht die wij in de verwerkersovereenkomst hebben vastgelegd.
Staat uw vraag er niet bij? Schrijf naardatenschutz@eu-suite.de
Antwoord binnen twee werkdagen, zonder verkoopgesprek.
