Pentru cine
Cabinetul care aparține clienților săi, nu centrului de date din Virginia.
Dimineața, o consultație cu clientul prin video, notițele ajung direct în dosar, timpul este înregistrat pe mandatul respectiv. Seara, sistemul știe cât din acest mandat poate fi facturat, fără un instrument separat de pontaj și fără export manual.
1 în loc de 5
contracte de prelucrare a datelor de gestionat
DE
Servere pentru dosare, chat și pontaj
6 ani
Păstrare pe servere germane
Ziua de lucru de astăzi
Ce doare chiar acum.
Multe cabinete de avocatură folosesc astăzi patru până la șase servicii diferite pentru video, mesagerie, gestionarea documentelor și pontaj, printre care furnizori cu servere în SUA. Pentru fiecare dintre aceste servicii este nevoie de un contract separat de prelucrare a datelor conform art. 28 RGPD, pe care cineva trebuie să-l verifice și să-l administreze. Discuțiile cu clienții prin servicii din SUA sunt greu de conciliat cu § 203 din Codul penal german: cine nu poate asigura tehnic confidențialitatea își asumă riscul. Datele de pontaj ajung în servicii care nu cunosc nicio obligație de a urma instrucțiuni.
Produsele
De ce aveți nevoie din toate acestea.
EUMeetDiscuții video cu clienții prin EU Meet, pe servere din Germania, înregistrare doar cu consimțământ expres.
EUNotesNotele de dosar și procesele-verbale ale discuțiilor iau naștere în același sistem ca discuția, cu istoric al versiunilor și jurnal de acces.
EUTrackPontaj pe mandat direct din discuție, exportabil ca CSV sau în software-ul uzual de cabinet.
EUChatComunicare internă privind mandatele în canale închise, fără ca mesajele să fie indexate pe servere din SUA.
EURecapProcesul-verbal al discuției este creat automat, contrasemnat de avocată și arhivat ca document în dosar. Transcrierea și rezumatul rulează la Mistral AI, în Franța, înregistrările se află în Germania.
EUFlowTermene și sarcini pentru fiecare mandat, cu reamintire și responsabilitate, vizibile pentru întreaga echipă a cazului.
Concret
Patru procese din ziua dumneavoastră.
- 01
Discuția cu clientul și nota de dosar
Avocata deschide EU Meet, clientul intră printr-un link, fără aplicație, fără cont. În timpul discuției, EU Recap ia notițe. Imediat după discuție apare o schiță de proces-verbal; avocata adaugă două propoziții, documentul ajunge în EU Notes, la mandatul respectiv. Efortul total pentru urmărire: sub trei minute.
- 02
Controlul termenelor în echipă
Asistentul juridic creează în EU Flow o sarcină cu termen și o leagă de mandat. Toți cei implicați văd statusul, reamintirile pleacă cu 48 de ore înainte. Dacă termenul se apropie, prioritatea se schimbă automat, fără un e-mail separat de calendar.
- 03
Închiderea lunii: timp pe mandat
La sfârșitul lunii, partenera deschide EU Track și filtrează după mandate. Toate orele înregistrate sunt defalcate pe angajat și tip de activitate. Exportul merge ca CSV către software-ul de cabinet, un singur pas, fără instrument intermediar.
- 04
Angajat nou, control al accesului
Un nou stagiar își începe activitatea. EU HR creează profilul, drepturile de acces sunt atribuite pe grupuri de mandate. Stagiarul vede doar dosarele pentru care a fost autorizat. La plecare, toate accesurile sunt dezactivate cu un singur clic. Jurnalul se păstrează.
Situația juridică
Cadrul juridic pentru cabinete de avocatură
- § 203 din Codul penal german obligă avocatele și avocații la păstrarea secretului profesional privind confidențele clienților, inclusiv față de furnizorii cloud care nu garantează o obligație suficientă de a urma instrucțiuni.
- BRAO (Legea privind profesia de avocat) și statutul profesional al barourilor cer ca datele clienților să fie protejate împotriva accesului neautorizat; un contract de prelucrare a datelor conform art. 28 RGPD cu un furnizor sediat în UE îndeplinește această cerință.
- Dosarele de lucru trebuie păstrate conform § 50 alin. 2 BRAO cel puțin șase ani; EU Notes stochează documentele cu istoric al versiunilor și jurnal de ștergere pe servere germane.
- beA (căsuța electronică specială pentru avocați) impune o comunicare electronică securizată; EU Suite nu înlocuiește beA, dar îl completează pentru colaborarea internă.
- Transferurile către țări terțe conform art. 44 și urm. RGPD sunt problematice la furnizorii din SUA fără clauze contractuale standard și evaluare a impactului transferului. Conținutul EU Suite se află pe servere în Germania. Transcrierea în EU Recap și funcțiile de IA din EU Notes rulează la Mistral AI, în Franța. Lista subcontractanților numește fiecare furnizor împreună cu țara sa.
Alte domenii
