Sprawdzalne, nie deklarowane.

W przypadku danych produktowych to pytanie się nie pojawia: aplikacje działają u Hetzner Online w Niemczech, a ich kopie zapasowe znajdują się u Hetznera w Helsinkach (Finlandia), czyli w UE. CDN spoza UE nie używamy, a transkrypcja i funkcje AI działają w Mistral AI we Francji. Tylko nasza firmowa poczta e-mail działa przez Microsoft 365, którego koncern ma siedzibę w USA. Dla tego przekazania obowiązuje podstawa zgodnie z art. 44 i nast. RODO; stan podajemy na żądanie.

CLOUD Act upoważnia amerykańskie organy do żądania danych od amerykańskich firm, nawet gdy znajdują się one na serwerach poza USA. EU Suite nie jest firmą amerykańską. Nasz dostawca hostingu Hetzner Online jest niemiecką firmą bez amerykańskiej spółki macierzystej. Spośród naszych podwykonawców tylko Microsoft (firmowa poczta e-mail, bez danych produktowych) należy do amerykańskiego koncernu; dla e-maili, które się tam znajdują, obowiązuje CLOUD Act. Dane produktowe znajdują się u dostawców w UE.

Umowa powierzenia zgodnie z art. 28 RODO jest częścią każdej płatnej subskrypcji i obowiązuje od pierwszej płatnej licencji. Poziom Free jest bez umowy powierzenia. Reguluje ona cel przetwarzania, kategorie danych, terminy usuwania, prawo wydawania poleceń oraz listę podwykonawców. Sprawdzonej wersji do pobrania jeszcze nie ma, aktualny stan wysyłamy na żądanie.

Po wypowiedzeniu wszystkie dane są dostępne do eksportu przez 30 dni. Potem dane zostają usunięte z bazy produkcyjnej. W kopiach zapasowych pozostają, aż dana kopia wygaśnie zgodnie ze schematem rotacji danego produktu; termin dla każdego produktu podajemy na żądanie. Klientom z ustawowymi obowiązkami przechowywania danych (np. kancelariom, gabinetom) zalecamy pełny eksport danych przed wypowiedzeniem i przechowywanie ich lokalnie lub w systemie archiwalnym. EU Suite nie jest systemem archiwizacji.

Wnioski o udzielenie informacji zgodnie z art. 15 RODO klienci mogą obsłużyć samodzielnie z poziomu EU Suite: w Ustawienia → Ochrona danych dostępne są wszystkie dane zapisane o danej osobie w formacie strukturalnym. Dla wniosków, których nie da się obsłużyć samodzielnie, dostępny jest adres datenschutz@eu-suite.de. Odpowiadamy w ustawowym terminie jednego miesiąca.

Tak. Prawo wydawania poleceń zgodnie z art. 28 ust. 3 RODO jest zakotwiczone w umowie powierzenia. Polecenia kierujesz pisemnie na adres datenschutz@eu-suite.de. Potwierdzamy polecenie w ciągu 72 godzin i wykonujemy je w ciągu siedmiu dni roboczych. Złożone zlecenia usunięcia (np. usunięcie we wszystkich warstwach kopii zapasowych) mogą trwać do 30 dni, ten okres jest udokumentowany w umowie powierzenia.

Zmiany na liście podwykonawców zapowiadamy z 30-dniowym wyprzedzeniem mailem na zapisany adres administratora organizacji. Jeśli sprzeciwisz się zmianie, możesz wypowiedzieć subskrypcję bez kary umownej na dzień zmiany. Aktualny stan listy podwykonawców jest zawsze dostępny do wglądu na tej stronie.

EU Suite jest zgodnie z art. 33 RODO zobowiązane zgłosić naruszenie ochrony danych w ciągu 72 godzin właściwemu organowi nadzorczemu. Klientów, których dane dotyczy naruszenie, informujemy niezwłocznie i bez zbędnej zwłoki. Nasze czasy reakcji na naruszenia są udokumentowane w planie reagowania na incydenty: wykrycie i eskalacja w ciągu dwóch godzin, pierwszy raport sytuacyjny dla klientów w ciągu ośmiu godzin, pełna analiza w ciągu 72 godzin.

Nie. EU Suite nie trenuje żadnych modeli na treściach swoich klientów. Transkrypty spotkań, notatki i dokumenty są wykorzystywane wyłącznie do funkcji, do której zostały utworzone. Podsumowanie, ekstrakcja zadań lub wyszukiwanie w obrębie własnej organizacji. Nie prowadzimy własnych modeli ani własnego sprzętu AI. Którzy dostawcy obsługują modele, opisano w sekcji AI a Twoje dane.

Dostępności dziś nie gwarantujemy. Zostanie ona ustalona dopiero w umowie. Publiczna strona statusu jest w budowie i nie pokazuje jeszcze żadnych wartości pomiarowych. Pełny eksport jest zawsze dostępny bez dopłaty, dzięki czemu w każdej chwili możesz przejść do innego dostawcy. W przypadku zaprzestania działalności wszyscy klienci zostaną poinformowani z sześciomiesięcznym wyprzedzeniem i będą mieli dostęp do eksportu do ostatniego dnia.

EU Suite nie przetwarza danych pracowników bez wyraźnej konfiguracji przez pracodawcę jako administratora danych. EU Track rejestruje dane czasu tylko wtedy, gdy pracownicy aktywnie je wprowadzają, bez automatycznego pomiaru aktywności, bez funkcji zrzutów ekranu, bez rejestrowania naciśnięć klawiszy. Do stosowania EU HR i EU Track zalecamy zawarcie porozumienia zakładowego zgodnie z § 87 ust. 1 nr 6 BetrVG. Wzorcowe porozumienie zakładowe jest w przygotowaniu.

EU Suite jest zobowiązane, jak każda firma w Niemczech, spełniać zgodne z prawem żądania niemieckich i europejskich organów. Samo EU Suite nie podlega CLOUD Act. W przypadku firmowej poczty e-mail w Microsoft amerykańskie organy mogą jednak zwrócić się bezpośrednio do dostawcy, bez naszej wiedzy; nie ma tam danych produktowych. O żądaniach organów informujemy dotkniętych klientów, o ile prawnie jesteśmy w stanie to zrobić; ten obowiązek informacyjny zapisaliśmy w umowie powierzenia.