Za koga

Odvjetnički ured koji pripada svojim strankama, a ne podatkovnom centru u Virginiji.

Ujutro razgovor s klijentom putem videa, bilješke odmah završe u spisu, vrijeme se knjiži na predmet. Navečer sustav zna koliko se od tog predmeta može naplatiti, bez zasebnog alata za evidenciju radnog vremena i bez ručnog izvoza.

Započnite besplatno Demo za organizacije

1 umjesto 5

ugovora o obradi podataka za upravljanje

poslužitelj za spise, razgovore i evidenciju vremena

6 godina

čuvanje na njemačkim poslužiteljima

Svakodnevica danas

Što trenutačno boli.

Mnogi odvjetnički uredi danas koriste četiri do šest različitih usluga za video, razmjenu poruka, upravljanje dokumentima i evidenciju radnog vremena, uključujući pružatelje s poslužiteljima u SAD-u. Za svaku od tih usluga potreban je zaseban ugovor o obradi podataka prema čl. 28 GDPR-a, koji netko mora provjeravati i upravljati njime. Razgovore sa strankama putem usluga iz SAD-a teško je uskladiti s § 203 njemačkog Kaznenog zakona: tko tehnički ne može osigurati povjerljivost, snosi rizik. Podaci evidencije radnog vremena odlaze u usluge koje ne poznaju obveznost postupanja po uputama.

Proizvodi

Što vam je od toga potrebno.

EUMeet

Video razgovori sa strankama uz EU Meet, na poslužiteljima u Njemačkoj, snimanje samo uz izričitu privolu.

EUNotes

Bilješke za spis i zapisnici sastanaka nastaju u istom sustavu kao i razgovor, s poviješću verzija i zapisnikom pristupa.

EUTrack

Evidencija radnog vremena na predmet izravno iz razgovora, s mogućnošću izvoza kao CSV ili u uobičajeni softver za odvjetničke urede.

EUChat

Interna komunikacija o predmetima u zatvorenim kanalima, bez indeksiranja poruka na poslužiteljima u SAD-u.

EURecap

Zapisnik sastanka izrađuje se automatski, odvjetnica ga supotpisuje, a zatim se odlaže kao dokument u spis. Transkripcija i sažetak odvijaju se kod Mistral AI u Francuskoj, snimke se nalaze u Njemačkoj.

EUFlow

Rokovi i zadaci po predmetu s podsjetnikom i odgovornom osobom, vidljivi cijelom timu na predmetu.

Konkretno

Četiri tijeka iz vašeg dana.

01
Razgovor sa strankom i bilješka za spis
Odvjetnica otvara EU Meet, stranka se pridružuje putem poveznice, bez aplikacije, bez računa. Tijekom razgovora EU Recap vodi bilješke. Odmah nakon razgovora pojavljuje se nacrt zapisnika; odvjetnica dodaje dvije rečenice, dokument završava u EU Notes pod predmetom. Ukupno vrijeme za naknadnu obradu: manje od tri minute.
02
Kontrola rokova u timu
Odvjetnički pomoćnik u EU Flow stvara zadatak s rokom i povezuje ga s predmetom. Svi sudionici vide status, podsjetnici se šalju 48 sati unaprijed. Kad se rok približi, prioritet se automatski mijenja, bez potrebe za zasebnom e-poštom iz kalendara.
03
Mjesečno zaključivanje: vrijeme po predmetu
Krajem mjeseca partnerica otvara EU Track i filtrira po predmetima. Svi knjiženi sati raščlanjeni su po zaposlenicima i vrsti aktivnosti. Izvoz ide kao CSV u softver odvjetničkog ureda, jedan korak, bez međualata.
04
Novi zaposlenik, kontrola pristupa
Novi vježbenik počinje raditi. EU HR stvara profil, prava pristupa dodjeljuju se po skupinama predmeta. Vježbenik vidi samo spise za koje je odobren pristup. Pri odlasku svi pristupi se deaktiviraju jednim klikom. Zapisnik ostaje sačuvan.

EU Meet: Ovako bi sastanak trebao izgledati: čekaonica, sudionici, dijeljena prezentacija i Recap. Sučelje još nije izrađeno.

Pravno stanje

Pravni okvir za odvjetničke urede

§ 203 njemačkog Kaznenog zakona obvezuje odvjetnice i odvjetnike na čuvanje tajne stranaka, i to i prema pružateljima cloud usluga koji ne jamče dostatnu obveznost postupanja po uputama.
BRAO (Savezni zakon o odvjetništvu) i pravila odvjetničkih komora zahtijevaju da podaci stranaka budu zaštićeni od neovlaštenog pristupa; ugovor o obradi podataka prema čl. 28 GDPR-a s pružateljem sa sjedištem u EU-u ispunjava taj zahtjev.
Spisi predmeta moraju se prema § 50 st. 2 BRAO čuvati najmanje šest godina; EU Notes pohranjuje dokumente s poviješću verzija i zapisnikom brisanja na njemačkim poslužiteljima.
beA (poseban elektronički odvjetnički pretinac) propisuje sigurnu elektroničku komunikaciju; EU Suite ne zamjenjuje beA, ali ga nadopunjuje za internu suradnju.
Prijenosi u treće zemlje prema čl. 44 i dalje GDPR-a problematični su kod pružatelja iz SAD-a bez standardnih ugovornih klauzula i procjene učinka prijenosa. Sadržaji EU Suite nalaze se na poslužiteljima u Njemačkoj. Transkripcija u EU Recap i funkcije umjetne inteligencije u EU Notes izvode se kod Mistral AI u Francuskoj. Popis podizvršitelja navodi svakog pružatelja usluga s državom.

Druge djelatnosti

OrdinacijeLiječnica tjedan počinje video-pregledom za pacijente iz okruga koji ne mogu doći u ordinaciju.AgencijePonedjeljkom ujutro tim pokreće kickoff u EU Meet, radionica s uputama odvija se na EU Board, a knjiženje vremena na klijentski nalog počinje jednim klikom.UpravaNačelnica ureda tjedan počinje sjednicom vijeća u EU Meet, EU Recap piše zapisnik, a popis zaključaka završava kao zadaci u EU Flow.ObrazovanjeUčiteljica priprema tjedne sate u EU Notes, konferencija se održava u EU Meet, a raspored zamjena ažuriran je za kolektiv u EU HR.