Dla kogo

Kancelaria, która należy do swoich klientów, a nie do centrum danych w Wirginii.

Rano rozmowa z klientem przez wideo, notatki trafiają od razu do akt, czas jest księgowany na sprawę. Wieczorem system wie, ile z tej sprawy można rozliczyć, bez osobnego narzędzia do rejestracji czasu i bez ręcznego eksportu.

Zacznij za darmo Demo dla organizacji

1 zamiast 5

umów powierzenia do zarządzania

Serwer dla akt, czatu i czasu pracy

6 lat

Przechowywanie na niemieckich serwerach

Codzienność dzisiaj

Co dziś najbardziej boli.

Wiele kancelarii korzysta dziś z czterech do sześciu różnych usług do wideo, komunikatorów, zarządzania dokumentami i rejestracji czasu, w tym od dostawców z serwerami w USA. Dla każdej z tych usług potrzebna jest osobna umowa powierzenia zgodna z art. 28 RODO, którą ktoś musi sprawdzać i zarządzać nią. Rozmowy z klientami przez usługi amerykańskie trudno pogodzić z § 203 niemieckiego kodeksu karnego: kto nie może technicznie zapewnić poufności, ten ponosi ryzyko. Dane z rejestracji czasu trafiają do usług, które nie znają podległości poleceniom.

Produkty

Czego z tego potrzebujesz.

EUMeet

Rozmowy wideo z klientami kancelarii z EU Meet, na serwerach w Niemczech, nagrywanie tylko za wyraźną zgodą.

EUNotes

Notatki do akt i protokoły ze spotkań powstają w tym samym systemie co rozmowa, z historią wersji i rejestrem dostępu.

EUTrack

Rejestracja czasu na sprawę bezpośrednio z poziomu rozmowy, z możliwością eksportu jako CSV lub do popularnego oprogramowania kancelaryjnego.

EUChat

Wewnętrzna komunikacja o sprawach w zamkniętych kanałach, bez indeksowania wiadomości na amerykańskich serwerach.

EURecap

Protokół ze spotkania powstaje automatycznie, jest kontrasygnowany przez prawniczkę i zapisywany jako dokument w aktach. Transkrypcja i podsumowanie odbywają się w Mistral AI we Francji, nagrania znajdują się w Niemczech.

EUFlow

Terminy i zadania dla każdej sprawy z przypomnieniem i odpowiedzialnością, widoczne dla całego zespołu prowadzącego sprawę.

Konkretnie

Cztery procesy z Twojego dnia.

01
Rozmowa z klientem i notatka do akt
Prawniczka otwiera EU Meet, klient dołącza przez link, bez aplikacji, bez konta. W trakcie rozmowy EU Recap zapisuje na bieżąco. Zaraz po rozmowie pojawia się projekt protokołu; prawniczka dopisuje dwa zdania, dokument trafia do EU Notes pod daną sprawą. Całkowity czas na opracowanie: poniżej trzech minut.
02
Kontrola terminów w zespole
Asystent prawny zakłada w EU Flow zadanie z terminem i łączy je ze sprawą. Wszyscy zaangażowani widzą status, przypomnienia wychodzą 48 godzin wcześniej. Gdy termin się zbliża, priorytet zmienia się automatycznie, bez osobnego e-maila z kalendarza.
03
Zamknięcie miesiąca: czas na sprawę
Pod koniec miesiąca wspólniczka otwiera EU Track i filtruje według spraw. Wszystkie zaksięgowane godziny są rozbite na pracowników i rodzaj czynności. Eksport trafia jako CSV do oprogramowania kancelaryjnego, jeden krok, bez narzędzia pośredniczącego.
04
Nowy pracownik, kontrola dostępu
Nowy aplikant rozpoczyna pracę. EU HR zakłada profil, uprawnienia dostępu są przyznawane według grup spraw. Aplikant widzi tylko te akta, do których ma dostęp. Przy odejściu wszystkie dostępy są dezaktywowane jednym kliknięciem. Protokół pozostaje zachowany.

EU Meet: tak ma wyglądać spotkanie: poczekalnia, uczestnicy, udostępniona prezentacja i Recap. Interfejs nie jest jeszcze zbudowany.

Stan prawny

Ramy prawne dla kancelarii

§ 203 niemieckiego kodeksu karnego zobowiązuje adwokatów i radców prawnych do zachowania tajemnicy klienta, również wobec dostawców chmury, którzy nie zapewniają wystarczającej podległości poleceniom.
BRAO oraz regulamin zawodowy izb adwokackich wymagają ochrony danych klientów przed nieuprawnionym dostępem; umowa powierzenia zgodna z art. 28 RODO z dostawcą mającym siedzibę w UE spełnia ten wymóg.
Akta podręczne należy przechowywać zgodnie z § 50 ust. 2 BRAO przez co najmniej sześć lat; EU Notes przechowuje dokumenty z historią wersji i rejestrem usunięć na niemieckich serwerach.
beA (specjalna elektroniczna skrzynka adwokacka) nakazuje bezpieczną komunikację elektroniczną; EU Suite nie zastępuje beA, ale uzupełnia je o współpracę wewnętrzną.
Transfery do krajów trzecich zgodnie z art. 44 i nast. RODO są problematyczne u dostawców z USA bez standardowych klauzul umownych i oceny skutków transferu. Treści EU Suite znajdują się na serwerach w Niemczech. Transkrypcja w EU Recap i funkcje AI w EU Notes działają w Mistral AI we Francji. Lista podmiotów przetwarzających podaje każdego dostawcę wraz z krajem.

Inne branże

GabinetyLekarka zaczyna tydzień od teleporady dla pacjentów z powiatu, którzy nie mogą przyjść do gabinetu.AgencjeW poniedziałek rano zespół zaczyna kickoff w EU Meet, warsztat z briefingiem toczy się na EU Board, a księgowanie czasu na zlecenie klienta zaczyna się jednym kliknięciem.AdministracjaKierowniczka urzędu zaczyna tydzień od posiedzenia gremium w EU Meet, EU Recap zapisuje protokół, a lista uchwał trafia jako zadania do EU Flow.EdukacjaNauczycielka przygotowuje lekcje na tydzień w EU Notes, rada pedagogiczna odbywa się w EU Meet, a plan zastępstw jest aktualny i widoczny dla grona w EU HR.