Dla kogo

Administracja, która działa cyfrowo i zna zasady zamówień publicznych.

Kierowniczka urzędu zaczyna tydzień od posiedzenia gremium w EU Meet, EU Recap zapisuje protokół, a lista uchwał trafia jako zadania do EU Flow. Kto za jaką sprawę odpowiada, zespół widzi bez pytania.

Zacznij za darmo Demo dla organizacji

BITV 2.0

Dostępność zgodnie z WCAG 2.2 AA

On-Prem

Działanie we własnym centrum danych, planowane

jedna umowa powierzenia zamiast wielu pojedynczych usług

Codzienność dzisiaj

Co dziś najbardziej boli.

Administracja publiczna, podmioty komunalne i urzędy stają przed szczególnym problemem: wiele narzędzi oczywistych w sektorze prywatnym zawodzi przez prawo zamówień publicznych, obowiązki dostępności albo wymóg działania on-premise. Zakupy muszą odbywać się zgodnie z umowami EVB-IT lub w ramach umów ramowych. Inspektorzy ochrony danych wymagają hostingu w Niemczech lub we własnym centrum danych. Cyfrowa dostępność zgodna z BITV 2.0 jest od 2021 roku obowiązkiem, nie dobrą wolą.

Produkty

Czego z tego potrzebujesz.

EUMeet

Posiedzenia gremiów, zapytania mieszkańców i uzgodnienia zespołu przez wideo z EU Meet, na serwerach w Niemczech, z dostępnością według BITV jako celem.

EURecap

Protokoły z posiedzeń powstają automatycznie i są zatwierdzane przez protokolantkę, archiwizowane zgodnie z prawem archiwalnym landów w sposób wiążący prawnie.

EUFlow

Zarządzanie sprawami z terminami, odpowiedzialnością i poziomami eskalacji, zgodne z planem akt urzędu.

EUNotes

Wewnętrzne poradniki, instrukcje służbowe i projekty uchwał scentralizowane i z historią wersji, z rejestrem dostępu do kontroli.

EUHR

Akta osobowe i zarządzanie nieobecnościami dla urzędniczek i pracowników służby publicznej, w całości na niemieckich serwerach.

EUChat

Komunikacja służbowa w zamkniętych kanałach bez WhatsAppa i bez amerykańskiego komunikatora, z opcją protokołowania do kontroli.

Konkretnie

Cztery procesy z Twojego dnia.

01
Posiedzenie gremium i protokół
Rada miejska obraduje. Członkowie dołączają przez EU Meet, EU Recap protokołuje na bieżąco. Po posiedzeniu protokolantka sprawdza projekt, uzupełnia wyniki głosowań i zatwierdza protokół. Jest on archiwizowany w EU Notes i od razu dostępny dla uprawnionych członków, bez załącznika PDF w mailu.
02
Obsługa sprawy z terminem
Wpływa wniosek obywatela. Odpowiedzialna referentka zakłada w EU Flow sprawę z ustawowym terminem, przypisuje ją koleżance i ustawia przypomnienie. Kierowniczka urzędu widzi wszystkie otwarte sprawy na jeden rzut oka. Kolor sygnalizacji pokazuje status terminu.
03
Działanie on-premise w komunalnym centrum danych (planowane)
Planowane, dziś niedostępne: komunalne centrum danych uruchamia EU Suite na własnych serwerach. Aktualizacje są wgrywane ręcznie, dane nie opuszczają siedziby. Konfiguracja jest zgodna z koncepcją bezpieczeństwa IT urzędu. EU Suite dostarcza pakiet wdrożeniowy, wsparcie prowadzi niemiecki partner.
04
Dostępne materiały na posiedzenia
Pełnomocnik ds. dostępności sprawdza nowy szablon w EU Notes. System pokazuje wskazówki dotyczące brakujących tekstów alternatywnych i niewystarczającego kontrastu, bezpośrednio w edytorze, zanim szablon zostanie opublikowany.

EU Meet: tak ma wyglądać spotkanie: poczekalnia, uczestnicy, udostępniona prezentacja i Recap. Interfejs nie jest jeszcze zbudowany.

Stan prawny

Ramy prawne dla administracji publicznej

Ustawa o wzmocnieniu dostępności oraz BITV 2.0 zobowiązują urzędy federalne od 2021 roku, a urzędy krajów związkowych zgodnie z odpowiednimi wdrożeniami landowego BITV, do cyfrowej dostępności zgodnej z WCAG 2.1 AA. EU Suite jest tworzone zgodnie z WCAG 2.2 AA.
Zakupy w administracji publicznej muszą odbywać się zgodnie z umowami EVB-IT (dla usług IT i oprogramowania) lub w ramach istniejących umów ramowych. EU Suite udostępnia dokumentację umowną zgodną z EVB-IT.
Prawo zamówień publicznych (GWB, VgV, UVgO) obowiązuje od progów unijnych; poniżej nich obowiązują przepisy budżetowe landów. EU Suite wspiera dokumentację przetargową arkuszem cenowym bez ukrytych pozycji.
Prawo archiwalne landów zobowiązuje urzędy do trwałego przechowywania określonych dokumentów; EU Suite eksportuje dokumenty w formatach archiwalnych (PDF/A) i wspiera protokołowanie zgodne z wymogami rewizji.
Dla urzędów o znaczeniu krytycznym dla bezpieczeństwa instalacja on-premise, przy której żadne dane nie są przekazywane do usług zewnętrznych, może być konieczna. Działanie EU Suite on-premise jest planowane, ale dziś niedostępne.
BSI IT-Grundschutz oraz kryteria C5 niemieckiego BSI tworzą techniczne ramy odniesienia; EU Suite nie ma atestu C5 ani trwającego postępowania certyfikującego, C5 jest celem.

Inne branże

KancelarieRano rozmowa z klientem przez wideo, notatki trafiają od razu do akt, czas księgowany jest na sprawę.GabinetyLekarka zaczyna tydzień od teleporady dla pacjentów z powiatu, którzy nie mogą przyjść do gabinetu.AgencjeW poniedziałek rano zespół zaczyna kickoff w EU Meet, warsztat z briefingiem toczy się na EU Board, a księgowanie czasu na zlecenie klienta zaczyna się jednym kliknięciem.EdukacjaNauczycielka przygotowuje lekcje na tydzień w EU Notes, rada pedagogiczna odbywa się w EU Meet, a plan zastępstw jest aktualny i widoczny dla grona w EU HR.