Para quién
El despacho que pertenece a sus clientes, no al centro de datos de Virginia.
Por la mañana, videollamada con el cliente; las notas van directamente al expediente y el tiempo se registra en el asunto. Por la tarde, el sistema sabe cuánto de ese asunto es facturable, sin herramienta de registro horario aparte y sin exportación manual.
1 en vez de 5
Contratos de encargo del tratamiento que gestionar
DE
Servidores para expedientes, chat y horarios
6 años
Conservación en servidores alemanes
El día a día actual
Qué es lo que duele ahora mismo.
Muchos despachos utilizan hoy entre cuatro y seis servicios distintos para vídeo, mensajería, gestión documental y registro horario, entre ellos proveedores con servidores en EE. UU. Cada uno de estos servicios requiere su propio contrato de encargo del tratamiento conforme al art. 28 RGPD, que alguien debe revisar y gestionar. Las conversaciones con clientes a través de servicios de EE. UU. son difíciles de conciliar con el § 203 StGB: quien no pueda garantizar la confidencialidad técnicamente asume el riesgo. Los datos de registro horario acaban en servicios que no conocen la sujeción a instrucciones.
Los productos
Lo que necesitas de todo esto.
EUMeetReuniones por vídeo con clientes con EU Meet, en servidores en Alemania; grabación solo con consentimiento expreso.
EUNotesLas notas de expediente y las actas de reuniones se generan en el mismo sistema que la conversación, con historial de versiones y registro de accesos.
EUTrackRegistro horario sobre el asunto directamente desde la conversación, exportable como CSV o a los programas de gestión habituales de los despachos.
EUChatComunicación interna sobre los asuntos en canales cerrados, sin que los mensajes queden indexados en servidores de EE. UU.
EURecapEl acta de la reunión se genera automáticamente, la abogada la revisa y firma, y se archiva como documento en el expediente. La transcripción y el resumen se ejecutan en Mistral AI, en Francia; las grabaciones están en Alemania.
EUFlowPlazos y tareas por asunto con recordatorio y responsable, visibles para todo el equipo del caso.
En concreto
Cuatro procesos de tu día a día.
- 01
Conversación con el cliente y nota de expediente
La abogada abre EU Meet, el cliente entra mediante un enlace, sin aplicación, sin cuenta. Durante la conversación, EU Recap toma nota. Justo después de la conversación aparece un borrador del acta; la abogada añade dos frases y el documento se guarda en EU Notes, dentro del asunto. Esfuerzo total para el seguimiento: menos de tres minutos.
- 02
Control de plazos en equipo
El procurador crea en EU Flow una tarea con plazo y la vincula al asunto. Todas las personas implicadas ven el estado, y los recordatorios salen 48 horas antes. Si el plazo se adelanta, la prioridad cambia automáticamente, sin necesidad de un correo de calendario aparte.
- 03
Cierre mensual: tiempo por asunto
A fin de mes, la socia abre EU Track y filtra por asuntos. Todas las horas registradas están desglosadas por persona y tipo de actividad. La exportación va como CSV al programa de gestión del despacho, un solo paso, sin herramienta intermedia.
- 04
Nuevo empleado, control de accesos
Se incorpora un nuevo pasante. EU HR crea el perfil y los permisos de acceso se asignan por grupos de asuntos. El pasante solo ve los expedientes para los que se le ha dado acceso. Al marcharse, todos los accesos se desactivan con un clic. El registro se conserva.
Marco legal
Marco legal para despachos
- El § 203 StGB obliga a los abogados y abogadas a guardar secreto sobre los asuntos de sus clientes, también frente a proveedores en la nube que no garanticen una sujeción suficiente a instrucciones.
- La BRAO y el estatuto profesional de los colegios de abogados exigen que los datos de los clientes estén protegidos frente a accesos no autorizados; un contrato de encargo del tratamiento conforme al art. 28 RGPD con un proveedor establecido en la UE cumple este requisito.
- Los expedientes deben conservarse como mínimo seis años conforme al § 50 Abs. 2 BRAO; EU Notes almacena los documentos con historial de versiones y registro de borrado en servidores alemanes.
- El beA (buzón electrónico especial para la abogacía) exige una comunicación electrónica segura; EU Suite no sustituye al beA, pero lo complementa para la colaboración interna.
- Las transferencias a terceros países conforme al art. 44 y siguientes del RGPD son problemáticas con proveedores de EE. UU. sin cláusulas contractuales tipo ni evaluación de impacto de la transferencia. Los contenidos de EU Suite están en servidores en Alemania. La transcripción en EU Recap y las funciones de IA en EU Notes se ejecutan en Mistral AI, en Francia. La lista de subencargados indica cada proveedor con su país.
Otros sectores
