Para quién
La agencia que trata los datos de sus clientes como propios.
Los lunes por la mañana el equipo empieza el kickoff en EU Meet, el taller de briefing se desarrolla en EU Board, y el registro de horas en el encargo del cliente empieza con un clic. El viernes, la directora general ve qué proyecto va dentro de presupuesto, sin exportaciones ni tablas dinámicas.
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Contratos de encargo del tratamiento para clientes de sectores regulados
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pasos manuales entre el registro horario y la facturación
UE
Ubicación del servidor para todos los datos de proyectos de clientes
El día a día actual
Qué es lo que duele ahora mismo.
Las agencias procesan a diario datos de clientes: briefings, estudios de mercado, materiales de campaña sin publicar. Para cada cliente cuyos datos acaban en un servicio de EE. UU. hace falta un encargo del tratamiento conforme al art. 28 RGPD, que el cliente debe firmar y en el que el proveedor estadounidense aparece como subencargado. Esto echa para atrás a los clientes de sectores regulados. El registro horario de los proyectos suele llevarse en herramientas separadas que no están conectadas con la gestión de tareas; conciliarlas cuesta un tiempo que podría facturarse.
Los productos
Lo que necesitas de todo esto.
EUBoardTalleres con clientes en el lienzo infinito. Las presentaciones surgen en el mismo espacio donde se desarrollaron las ideas, sin salto de formato.
EUFlowProyectos y campañas con hitos, planificación de capacidad y responsabilidad clara, visibles para el equipo interno y, opcionalmente, para el cliente.
EUTrackRegistro horario directamente sobre el encargo, exportable a la facturación de la agencia, sin herramienta intermedia, sin asignación manual.
EUMeetLlamadas con clientes y coordinación interna sin una plataforma de vídeo aparte: el enlace sale, el cliente hace clic, la conversación empieza.
EUNotesBriefings, conceptos y notas de decisión en un solo lugar, con protección de acceso por proyecto e historial de versiones.
EURecapLas conversaciones con clientes se registran en acta y se archivan como prueba de decisión en la documentación del proyecto, sin seguimiento manual.
En concreto
Cuatro procesos de tu día a día.
- 01
Taller de estrategia con el cliente
El cliente entra en EU Board mediante un enlace, sin cuenta, sin aplicación. El equipo trabaja junto en el lienzo: agrupar, priorizar, primeros bocetos de concepto. Al final del taller, la jefa de proyecto exporta los fotogramas relevantes como presentación directamente desde EU Board. El acta la genera EU Recap a partir del audio que corre en paralelo.
- 02
Facturar una campaña
A fin de mes, la directora de la agencia abre EU Track y filtra por cliente. Todas las horas están desglosadas por persona y tipo de tarea, y las tareas de EU Flow que no se han iniciado aparecen marcadas como no facturables. La exportación va como CSV directamente al software de contabilidad.
- 03
Incorporación de un freelance
Se incorpora un redactor externo durante dos semanas. Solo tiene acceso al área de EU Notes y al proyecto de EU Flow del cliente para el que trabaja, nada más. Al terminar el encargo se le retiran los permisos; el registro horario permanece en el sistema.
- 04
Encargo del tratamiento para el cliente
Un nuevo cliente del sector sanitario pregunta por el contrato de encargo del tratamiento de las herramientas utilizadas. La agencia envía un único contrato con EU Suite como encargado del tratamiento, y nombra a todos los subencargados con su país, también los de EE. UU. La conversación sobre protección de datos termina en cinco minutos en lugar de dos semanas.
Marco legal
Marco legal para agencias
- Las agencias, por lo general, tratan datos de clientes por encargo y se convierten así en encargadas del tratamiento conforme al art. 28 RGPD; cada servicio utilizado se convierte en un subencargado que debe figurar en el contrato de encargo del tratamiento.
- La ley alemana de jornada laboral obliga a los empleadores, tras la sentencia del TJUE de 2019, a registrar la jornada laboral de forma completa. EU Track cumple esta obligación para el personal con contrato fijo.
- Los derechos de autor sobre los resultados del trabajo (§ 43 UrhG) corresponden al empleador cuando las obras se crean en cumplimiento del contrato de trabajo; esto se aplica también a los resultados generados con ayuda de IA, siempre que esta se use como herramienta y la aportación creativa sea de la persona.
- Los datos de clientes en servicios de EE. UU. requieren cláusulas contractuales tipo y una evaluación de impacto de la transferencia conforme al art. 46 RGPD. En EU Suite esto no es necesario para los datos de producto: están en Alemania, y la transcripción y la IA se ejecutan en Mistral AI, en Francia.
- Cuando las agencias trabajan con datos personales de los clientes finales de sus mandantes (por ejemplo, datos de CRM para campañas), rigen las instrucciones del mandante. EU Suite admite derechos de acceso granulares y conceptos de borrado.
Otros sectores
