Για ποιον
Το δικηγορικό γραφείο που ανήκει στους εντολείς του, όχι στο κέντρο δεδομένων στη Βιρτζίνια.
Το πρωί βιντεοσυνάντηση με εντολέα, οι σημειώσεις καταλήγουν απευθείας στον φάκελο, ο χρόνος καταχωρείται στην υπόθεση. Το βράδυ το σύστημα γνωρίζει πόσο από την υπόθεση είναι χρεώσιμο, χωρίς ξεχωριστό εργαλείο καταγραφής χρόνου και χωρίς χειροκίνητη εξαγωγή.
1 αντί για 5
συμβάσεις επεξεργασίας δεδομένων προς διαχείριση
DE
Διακομιστής για φακέλους, συνομιλίες και χρόνους
6 χρόνια
Αποθήκευση σε γερμανικούς διακομιστές
Η καθημερινότητα σήμερα
Τι πονάει αυτή τη στιγμή.
Πολλά δικηγορικά γραφεία χρησιμοποιούν σήμερα τέσσερις έως έξι διαφορετικές υπηρεσίες για βίντεο, μηνύματα, διαχείριση εγγράφων και καταγραφή χρόνου, μεταξύ αυτών παρόχους με διακομιστές στις ΗΠΑ. Για κάθε μία από αυτές τις υπηρεσίες χρειάζεται ξεχωριστή σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων σύμφωνα με το Άρθρο 28 ΓΚΠΔ, την οποία κάποιος πρέπει να ελέγχει και να διαχειρίζεται. Οι συνομιλίες με εντολείς μέσω υπηρεσιών των ΗΠΑ δύσκολα συμβιβάζονται με το § 203 StGB: όποιος δεν μπορεί να διασφαλίσει τεχνικά την εμπιστευτικότητα, αναλαμβάνει τον κίνδυνο. Τα δεδομένα καταγραφής χρόνου καταλήγουν σε υπηρεσίες που δεν γνωρίζουν δέσμευση εντολών.
Τα προϊόντα
Τι χρειάζεστε από αυτά.
EUMeetΣυναντήσεις με εντολείς μέσω βίντεο με το EU Meet, σε διακομιστές στη Γερμανία, καταγραφή μόνο με ρητή συγκατάθεση.
EUNotesΣημειώσεις φακέλου και πρακτικά συναντήσεων δημιουργούνται στο ίδιο σύστημα με τη συνομιλία, με ιστορικό εκδόσεων και καταγραφή πρόσβασης.
EUTrackΚαταγραφή χρόνου στην υπόθεση απευθείας από τη συνομιλία, εξαγώγιμη ως CSV ή σε κοινό λογισμικό δικηγορικών γραφείων.
EUChatΕσωτερική επικοινωνία για υποθέσεις σε κλειστά κανάλια, χωρίς τα μηνύματα να ευρετηριάζονται σε διακομιστές των ΗΠΑ.
EURecapΤα πρακτικά συνάντησης δημιουργούνται αυτόματα, προσυπογράφονται από τη δικηγόρο και αποθηκεύονται ως έγγραφο στον φάκελο. Η απομαγνητοφώνηση και η σύνοψη εκτελούνται στη Mistral AI στη Γαλλία, οι ηχογραφήσεις βρίσκονται στη Γερμανία.
EUFlowΠροθεσμίες και εργασίες ανά υπόθεση με υπενθύμιση και υπευθυνότητα, ορατές σε όλη την ομάδα της υπόθεσης.
Συγκεκριμένα
Τέσσερις διαδικασίες από την ημέρα σας.
- 01
Συνάντηση με εντολέα και σημείωση φακέλου
Η δικηγόρος ανοίγει το EU Meet, ο εντολέας συμμετέχει μέσω συνδέσμου, χωρίς εφαρμογή, χωρίς λογαριασμό. Κατά τη διάρκεια της συνομιλίας το EU Recap καταγράφει. Αμέσως μετά τη συνομιλία εμφανίζεται ένα προσχέδιο πρακτικών· η δικηγόρος προσθέτει δύο προτάσεις, το έγγραφο καταλήγει στο EU Notes κάτω από την υπόθεση. Συνολικός χρόνος επεξεργασίας: κάτω από τρία λεπτά.
- 02
Έλεγχος προθεσμιών στην ομάδα
Ο βοηθός δικηγόρου δημιουργεί στο EU Flow μια εργασία με προθεσμία και τη συνδέει με την υπόθεση. Όλοι οι εμπλεκόμενοι βλέπουν την κατάσταση, οι υπενθυμίσεις αποστέλλονται 48 ώρες πριν. Όταν η προθεσμία πλησιάζει, η προτεραιότητα αλλάζει αυτόματα, χωρίς να χρειάζεται ξεχωριστό e-mail ημερολογίου.
- 03
Μηνιαίο κλείσιμο: χρόνος ανά υπόθεση
Στο τέλος του μήνα η εταίρος ανοίγει το EU Track και φιλτράρει ανά υπόθεση. Όλες οι καταχωρημένες ώρες είναι ανά εργαζόμενο και είδος δραστηριότητας. Η εξαγωγή γίνεται ως CSV στο λογισμικό του γραφείου, ένα βήμα, χωρίς ενδιάμεσο εργαλείο.
- 04
Νέος εργαζόμενος, έλεγχος πρόσβασης
Ένας νέος ασκούμενος ξεκινά. Το EU HR δημιουργεί το προφίλ, τα δικαιώματα πρόσβασης εκχωρούνται ανά ομάδες υποθέσεων. Ο ασκούμενος βλέπει μόνο τους φακέλους για τους οποίους έχει εξουσιοδοτηθεί. Κατά την αποχώρηση όλες οι προσβάσεις απενεργοποιούνται με ένα κλικ. Το ιστορικό διατηρείται.
Νομικό πλαίσιο
Νομικό πλαίσιο για δικηγορικά γραφεία
- Το § 203 StGB υποχρεώνει τους δικηγόρους σε εχεμύθεια σχετικά με τα απόρρητα των εντολέων, ακόμη και απέναντι σε παρόχους cloud που δεν εγγυώνται επαρκή δέσμευση εντολών.
- Ο BRAO και ο κώδικας δεοντολογίας των δικηγορικών συλλόγων απαιτούν τα δεδομένα εντολέων να προστατεύονται από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση· μια σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων σύμφωνα με το Άρθρο 28 ΓΚΠΔ με πάροχο εγκατεστημένο στην ΕΕ εκπληρώνει αυτή την απαίτηση.
- Οι φάκελοι υποθέσεων πρέπει σύμφωνα με το § 50 παρ. 2 BRAO να φυλάσσονται τουλάχιστον έξι χρόνια· το EU Notes αποθηκεύει έγγραφα με ιστορικό εκδόσεων και πρακτικό διαγραφής σε γερμανικούς διακομιστές.
- Το beA (ειδικό ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δικηγόρων) επιβάλλει ασφαλή ηλεκτρονική επικοινωνία· η EU Suite δεν αντικαθιστά το beA, αλλά το συμπληρώνει για την εσωτερική συνεργασία.
- Οι διαβιβάσεις σε τρίτες χώρες σύμφωνα με το Άρθρο 44 επ. ΓΚΠΔ είναι προβληματικές για παρόχους των ΗΠΑ χωρίς τυποποιημένες συμβατικές ρήτρες και εκτίμηση επιπτώσεων διαβίβασης. Το περιεχόμενο της EU Suite βρίσκεται σε διακομιστές στη Γερμανία. Η απομαγνητοφώνηση στο EU Recap και οι λειτουργίες τεχνητής νοημοσύνης στο EU Notes εκτελούνται στη Mistral AI στη Γαλλία. Ο κατάλογος υπεργολάβων αναφέρει κάθε πάροχο μαζί με τη χώρα του.
Άλλοι κλάδοι
