Per chi

L'agenzia che tratta i dati dei clienti come fossero propri.

Il lunedì mattina il team avvia il kickoff in EU Meet, il workshop di briefing si svolge su EU Board, e la registrazione del tempo sul progetto del cliente inizia con un clic. Il venerdì l'amministratrice delegata vede quale progetto rispetta il budget, senza esportazione, senza tabella pivot.

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accordi DPA per clienti di settori regolamentati

passaggi manuali tra rilevazione orario e fatturazione

Sede del server per tutti i dati dei progetti clienti

La quotidianità di oggi

Cosa fa male in questo momento.

Le agenzie elaborano quotidianamente dati dei clienti: briefing, ricerche di mercato, materiali di campagna non ancora pubblicati. Per ogni cliente i cui dati finiscono in un servizio statunitense, serve un contratto di trattamento dati secondo l'art. 28 GDPR, che il cliente deve firmare, e nel quale il fornitore statunitense compare come subfornitore. Questo scoraggia i clienti di settori regolamentati. La rilevazione delle ore sui progetti spesso avviene in strumenti separati, non collegati alla gestione delle attività, e la riconciliazione costa tempo che sarebbe fatturabile.

I prodotti

Di cosa ha bisogno.

EUBoard

Workshop con i clienti sulla lavagna infinita. Le presentazioni nascono nello stesso spazio in cui sono state sviluppate le idee, senza passaggi tra strumenti diversi.

EUFlow

Progetti e campagne con milestone, pianificazione della capacità e responsabilità chiare, visibili per il team interno e facoltativamente per il cliente.

EUTrack

Rilevazione delle ore direttamente sulla commessa, esportabile nella fatturazione dell'agenzia, nessuno strumento intermedio, nessuna assegnazione manuale.

EUMeet

Chiamate con i clienti e riunioni interne senza una piattaforma video separata: il link viene inviato, il cliente clicca, la conversazione inizia.

EUNotes

Briefing, concept e note decisionali in un unico posto, con protezione degli accessi per progetto e cronologia delle versioni.

EURecap

Le conversazioni con i clienti vengono verbalizzate e archiviate come prova delle decisioni nella documentazione di progetto, senza rielaborazione manuale.

In concreto

Quattro processi della Sua giornata.

01
Workshop strategico con il cliente
Il cliente entra in EU Board tramite link, senza account, senza app. Il team lavora insieme sulla lavagna: raggruppamento, definizione delle priorità, prime bozze di concept. Alla fine del workshop, la project manager esporta i frame rilevanti come presentazione direttamente da EU Board. Il verbale viene creato da EU Recap a partire dall'audio registrato in parallelo.
02
Fatturare la campagna
A fine mese la direttrice dell'agenzia apre EU Track e filtra per cliente. Tutte le ore sono suddivise per collaboratore e attività, le attività non ancora iniziate di EU Flow sono contrassegnate come non fatturabili. L'esportazione avviene come CSV direttamente verso il software di contabilità.
03
Onboarding di un freelance
Un copywriter esterno viene coinvolto per due settimane. Riceve accesso solo all'area EU Notes e al progetto EU Flow del cliente per cui lavora, nient'altro. Al termine dell'incarico i suoi diritti vengono revocati, la rilevazione delle ore resta nel sistema.
04
Trattamento dati per il cliente
Un nuovo cliente del settore sanitario chiede il contratto di trattamento dati degli strumenti utilizzati. L'agenzia invia un unico contratto con EU Suite come responsabile del trattamento, indicando tutti i subfornitori con il relativo paese, anche quelli negli Stati Uniti. La conversazione sulla protezione dei dati si conclude in cinque minuti invece che in due settimane.

EU Board: lavagna per workshop: i riquadri diventano diapositive, a sinistra la barra delle diapositive.

Quadro giuridico

Quadro giuridico per le agenzie

Le agenzie di norma trattano i dati dei clienti su incarico e diventano quindi esse stesse responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR; ogni servizio utilizzato diventa un subfornitore che deve essere indicato nel contratto di trattamento dati.
La legge sull'orario di lavoro obbliga i datori di lavoro, in base alla sentenza della Corte di giustizia UE del 2019, a una rilevazione completa dell'orario di lavoro. EU Track adempie a questo obbligo per i dipendenti assunti a tempo indeterminato.
Il diritto d'autore sui risultati del lavoro (§ 43 UrhG) spetta al datore di lavoro quando le opere nascono in adempimento del contratto di lavoro; ciò vale anche per i risultati generati con il supporto dell'IA, nella misura in cui questa viene impiegata come strumento e la prestazione creativa resta della persona.
I dati dei clienti in servizi statunitensi richiedono clausole contrattuali standard e una valutazione d'impatto del trasferimento ai sensi dell'art. 46 GDPR. In EU Suite questo non è necessario per i dati di prodotto: si trovano in Germania, la trascrizione e l'IA avvengono presso Mistral AI in Francia.
Quando le agenzie lavorano con dati personali dei clienti finali dei propri committenti (ad es. dati CRM per le campagne), valgono le istruzioni del committente. EU Suite supporta diritti di accesso granulari e concetti di cancellazione.

Altri settori

Studi legaliAl mattino colloquio con il cliente per video, le note finiscono direttamente nel fascicolo, il tempo viene registrato sull'incarico.Studi mediciLa dottoressa inizia la settimana con una visita video per i pazienti del distretto che non possono recarsi in studio.Pubblica amministrazioneLa dirigente dell'ufficio inizia la settimana con una seduta dell'organo collegiale in EU Meet, EU Recap scrive il verbale, e l'elenco delle delibere diventa attività in EU Flow.IstruzioneL'insegnante prepara le ore settimanali in EU Notes, la conferenza si svolge in EU Meet, e il piano delle supplenze è visibile e aggiornato per il collegio in EU HR.