Per chi

Lo studio legale che appartiene ai suoi clienti, non al data center in Virginia.

Al mattino colloquio con il cliente in videochiamata, le note finiscono subito nel fascicolo, il tempo viene registrato sull'incarico. La sera il sistema sa quanto di quell'incarico è fatturabile, senza strumento di rilevazione orario separato e senza esportazione manuale.

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accordi DPA da gestire

Server per fascicoli, chat e orari

6 anni

Conservazione su server tedeschi

La quotidianità di oggi

Cosa fa male in questo momento.

Molti studi legali utilizzano oggi da quattro a sei servizi diversi per video, messaggistica, gestione documentale e rilevazione delle ore, tra cui fornitori con server negli Stati Uniti. Per ciascuno di questi servizi serve un proprio contratto di trattamento dati ai sensi dell'art. 28 GDPR, che qualcuno deve verificare e gestire. I colloqui con i clienti tramite servizi statunitensi sono difficilmente conciliabili con il § 203 StGB (codice penale tedesco sul segreto professionale): chi non può garantire tecnicamente la riservatezza se ne assume il rischio. I dati della rilevazione delle ore finiscono in servizi che non conoscono il vincolo di istruzioni.

I prodotti

Di cosa ha bisogno.

EUMeet

Colloqui con i clienti in video con EU Meet, su server in Germania, registrazione solo con consenso esplicito.

EUNotes

Le note di fascicolo e i verbali delle riunioni nascono nello stesso sistema della conversazione, con cronologia delle versioni e registro degli accessi.

EUTrack

Rilevazione delle ore sull'incarico direttamente dalla conversazione, esportabile come CSV o nei comuni software per studi legali.

EUChat

Comunicazione interna sugli incarichi in canali chiusi, senza che i messaggi vengano indicizzati su server statunitensi.

EURecap

Il verbale della riunione viene creato automaticamente, controfirmato dall'avvocata e archiviato come documento nel fascicolo. Trascrizione e riepilogo avvengono presso Mistral AI in Francia, le registrazioni si trovano in Germania.

EUFlow

Scadenze e attività per ogni incarico con promemoria e responsabile, visibili per tutto il team della pratica.

In concreto

Quattro processi della Sua giornata.

01
Colloquio con il cliente e nota di fascicolo
L'avvocata apre EU Meet, il cliente entra tramite link, senza app, senza account. Durante il colloquio EU Recap prende nota. Subito dopo il colloquio appare una bozza di verbale; l'avvocata aggiunge due frasi, il documento finisce in EU Notes sotto l'incarico. Tempo totale per la rielaborazione: meno di tre minuti.
02
Controllo delle scadenze nel team
L'assistente legale crea in EU Flow un'attività con scadenza e la collega all'incarico. Tutti i coinvolti vedono lo stato, i promemoria vengono inviati 48 ore prima. Quando la scadenza si avvicina, la priorità cambia automaticamente, senza bisogno di una email di calendario separata.
03
Chiusura mensile: tempo sull'incarico
A fine mese la socia apre EU Track e filtra per incarico. Tutte le ore registrate sono suddivise per collaboratore e tipo di attività. L'esportazione avviene come CSV verso il software dello studio legale, un solo passaggio, nessuno strumento intermedio.
04
Nuovo collaboratore, controllo degli accessi
Un nuovo praticante inizia il percorso. EU HR crea il profilo, i diritti di accesso vengono assegnati per gruppi di incarichi. Il praticante vede solo i fascicoli per cui è stato abilitato. Alla fine del percorso tutti gli accessi vengono disattivati con un clic. Il registro resta conservato.

EU Meet: così dovrà apparire una riunione: sala d'attesa, partecipanti, presentazione condivisa e Recap. L'interfaccia non è ancora stata costruita.

Quadro giuridico

Quadro giuridico per gli studi legali

Il § 203 StGB (codice penale tedesco) obbliga gli avvocati alla riservatezza sui segreti dei clienti, anche nei confronti di fornitori cloud che non garantiscono un adeguato vincolo di istruzioni.
La BRAO (legge federale sull'avvocatura) e il codice deontologico degli ordini forensi richiedono che i dati dei clienti siano protetti da accessi non autorizzati; un contratto di trattamento dati ai sensi dell'art. 28 GDPR con un fornitore con sede nell'UE soddisfa questo requisito.
I fascicoli devono essere conservati per almeno sei anni ai sensi del § 50 comma 2 BRAO; EU Notes archivia i documenti con cronologia delle versioni e registro delle cancellazioni su server tedeschi.
Il beA (casella postale elettronica speciale per avvocati) prescrive una comunicazione elettronica sicura; EU Suite non sostituisce il beA, ma lo integra per la collaborazione interna.
I trasferimenti verso paesi terzi ai sensi dell'art. 44 e seguenti del GDPR sono problematici con fornitori statunitensi privi di clausole contrattuali standard e di una valutazione d'impatto del trasferimento. I contenuti di EU Suite si trovano su server in Germania. La trascrizione in EU Recap e le funzioni di IA in EU Notes vengono eseguite presso Mistral AI, in Francia. L'elenco dei sub-responsabili indica ogni fornitore con il relativo paese.

Altri settori

Studi mediciLa dottoressa inizia la settimana con una visita video per i pazienti del distretto che non possono recarsi in studio.AgenzieIl lunedì mattina il team avvia il kickoff in EU Meet, il workshop di briefing si svolge su EU Board, e la registrazione del tempo sulla commessa del cliente inizia con un clic.Pubblica amministrazioneLa dirigente dell'ufficio inizia la settimana con una seduta dell'organo collegiale in EU Meet, EU Recap scrive il verbale, e l'elenco delle delibere diventa attività in EU Flow.IstruzioneL'insegnante prepara le ore settimanali in EU Notes, la conferenza si svolge in EU Meet, e il piano delle supplenze è visibile e aggiornato per il collegio in EU HR.