Voor wie

Overheid die digitaal functioneert en de aanbestedingsregels kent.

De afdelingshoofd begint de week met een vergadering van het bestuursorgaan in EU Meet, EU Recap schrijft het verslag mee, en de besluitenlijst komt als taken in EU Flow terecht. Wie voor welk dossier verantwoordelijk is, ziet het team zonder navraag.

Gratis starten Demo voor organisaties

BITV 2.0

Toegankelijkheid volgens WCAG 2.2 AA

On-Prem

Gebruik in eigen datacenter, gepland

Verwerkersovereenkomst in plaats van veel losse diensten

De dagelijkse praktijk vandaag

Wat op dit moment pijn doet.

Overheidsinstanties, gemeentelijke organisaties en diensten staan voor een specifiek probleem: veel tools die in het bedrijfsleven vanzelfsprekend zijn, stranden op aanbestedingsrecht, toegankelijkheidsverplichtingen of de eis van on-premise-gebruik. Aanbestedingen moeten volgens het EVB-IT-contractwerk of binnen raamovereenkomsten plaatsvinden. Functionarissen gegevensbescherming eisen hosting in Duitsland of in een eigen datacenter. Digitale toegankelijkheid volgens BITV 2.0 is sinds 2021 verplicht, geen keuze.

De producten

Wat u daarvan nodig heeft.

EUMeet

Raadsvergaderingen, vragen van burgers en teamoverleg via video met EU Meet, op servers in Duitsland, met toegankelijkheid volgens BITV als doel.

EURecap

Vergaderverslagen ontstaan automatisch en worden door de notulist goedgekeurd, rechtsgeldig archiveerbaar volgens de archiefwetten van de deelstaten.

EUFlow

Dossierbeheer met termijnen, verantwoordelijkheden en escalatieniveaus, compatibel met het archiefplan van de instantie.

EUNotes

Interne richtlijnen, dienstinstructies en besluitvoorstellen centraal en met versiebeheer, met toegangsregistratie voor audits.

EUHR

Personeelsdossier en afwezigheidsbeheer voor ambtenaren en medewerkers in overheidsdienst, volledig op Duitse servers.

EUChat

Dienstmatige uitwisseling in gesloten kanalen zonder WhatsApp en zonder Amerikaanse berichtendienst, met registratieoptie voor audits.

Concreet

Vier processen uit uw dag.

01
Vergadering van het bestuursorgaan en verslag
De gemeenteraad vergadert. De leden treden toe via EU Meet, EU Recap schrijft mee. Na de vergadering controleert de notulist het concept, vult de stemresultaten aan en keurt het verslag goed. Het wordt gearchiveerd in EU Notes en is voor bevoegde leden direct beschikbaar, zonder pdf-bijlage per e-mail.
02
Dossierafhandeling met termijn
Een burgeraanvraag komt binnen. De verantwoordelijke behandelaar maakt in EU Flow een dossier aan met wettelijke termijn, wijst het toe aan een collega en zet een herinnering. Het afdelingshoofd ziet alle openstaande dossiers in één oogopslag. Stoplichtkleur geeft de termijnstatus weer.
03
On-premise-gebruik in het gemeentelijke datacenter (gepland)
Gepland, vandaag nog niet beschikbaar: het gemeentelijke datacenter draait EU Suite op eigen servers. Updates worden handmatig doorgevoerd, de gegevens verlaten het pand niet. De configuratie volgt het IT-beveiligingsconcept van de instantie. EU Suite levert het deploymentpakket, de ondersteuning loopt via een Duitse partner.
04
Toegankelijke vergaderstukken
De stafeenheid toegankelijkheid controleert een nieuw document in EU Notes. Het systeem geeft meldingen over ontbrekende alternatieve teksten en onvoldoende contrastverhoudingen, direct in de editor, voordat het document wordt gepubliceerd.

EU Meet: zo moet een vergadering eruitzien: wachtkamer, deelnemers, gedeelde presentatie en Recap. De interface is nog niet gebouwd.

Juridische situatie

Juridisch kader voor de overheid

De Barrierevrijheidsversterkingswet en BITV 2.0 verplichten federale instanties sinds 2021 en deelstaatinstanties volgens de respectieve deelstaat-BITV-uitvoeringen tot digitale toegankelijkheid volgens WCAG 2.1 AA. EU Suite is ontwikkeld volgens WCAG 2.2 AA.
Aanbestedingen bij de overheid moeten volgens het EVB-IT-contractwerk (voor IT-diensten en software) of binnen bestaande raamovereenkomsten plaatsvinden. EU Suite levert EVB-IT-conforme contractdocumenten.
Het aanbestedingsrecht (GWB, VgV, UVgO) geldt vanaf de EU-drempelwaarden; daaronder gelden de begrotingsverordeningen van de deelstaten. EU Suite ondersteunt de aanbestedingsdocumentatie met een prijsblad zonder verborgen posten.
De archiefwetten van de deelstaten verplichten overheidsinstanties tot duurzame bewaring van bepaalde documenten; EU Suite exporteert documenten in archiveerbare formaten (PDF/A) en ondersteunt controlebestendige registratie.
Voor veiligheidskritische instanties kan een on-premise-installatie nodig zijn, waarbij geen gegevens naar externe diensten worden overgedragen. On-premise-gebruik van de EU Suite is gepland, maar vandaag nog niet beschikbaar.
De BSI IT-Grundschutz en de C5-criteria van het BSI vormen het technische referentiekader; EU Suite heeft geen C5-certificaat en geen lopende toetsingsprocedure, C5 is een doel.

Andere branches

Advocatenkantoren's Ochtends een cliëntgesprek via video, de notities komen direct in het dossier, de tijd wordt op de zaak geboekt.PraktijkenDe arts begint de week met een videoconsult voor patiënten uit de regio die niet naar de praktijk kunnen komen.BureausMaandagochtend start het team de kick-off in EU Meet, de briefing-workshop loopt op het EU Board, en de tijdregistratie op de klantopdracht begint met één klik.OnderwijsDe lerares bereidt de lesweek voor in EU Notes, de vergadering vindt plaats in EU Meet, en het vervangingsrooster is voor het team actueel zichtbaar in EU HR.