Voor wie
Het kantoor dat toebehoort aan zijn cliënten, niet aan het datacenter in Virginia.
's Ochtends een cliëntgesprek via video, de notities komen direct in het dossier, de tijd wordt op de zaak geboekt. 's Avonds weet het systeem hoeveel van de zaak declarabel is, zonder apart tijdregistratietool en zonder handmatige export.
1 in plaats van 5
te beheren verwerkersovereenkomsten
DE
Server voor dossiers, chat en tijd
6 jaar
Bewaring op Duitse servers
De dagelijkse praktijk vandaag
Wat op dit moment pijn doet.
Veel advocatenkantoren gebruiken vandaag vier tot zes verschillende diensten voor video, berichten, documentbeheer en tijdregistratie, waaronder aanbieders met servers in de VS. Voor elke van deze diensten is een eigen verwerkersovereenkomst volgens art. 28 AVG nodig, die iemand moet controleren en beheren. Cliëntgesprekken via Amerikaanse diensten zijn moeilijk te verenigen met § 203 StGB: wie de vertrouwelijkheid niet technisch kan waarborgen, draagt het risico. Tijdregistratiegegevens belanden in diensten die geen gebondenheid aan instructies kennen.
De producten
Wat u daarvan nodig heeft.
EUMeetCliëntgesprekken via video met EU Meet, op servers in Duitsland, opname alleen met uitdrukkelijke toestemming.
EUNotesDossiernotities en vergaderverslagen ontstaan in hetzelfde systeem als het gesprek, met versiegeschiedenis en toegangsregistratie.
EUTrackTijdregistratie op de zaak direct vanuit het gesprek, exporteerbaar als CSV of naar gangbare kantoorsoftware.
EUChatInterne communicatie over zaken in gesloten kanalen, zonder dat berichten op Amerikaanse servers worden geïndexeerd.
EURecapHet vergaderverslag wordt automatisch opgesteld, door de advocaat medeondertekend en als document in het dossier opgeslagen. Transcriptie en samenvatting lopen bij Mistral AI in Frankrijk, de opnames staan in Duitsland.
EUFlowTermijnen en taken per zaak met herinnering en verantwoordelijkheid, zichtbaar voor het hele team van de zaak.
Concreet
Vier processen uit uw dag.
- 01
Cliëntgesprek en dossiernotitie
De advocaat opent EU Meet, de cliënt treedt toe via een link, zonder app, zonder account. Tijdens het gesprek maakt EU Recap aantekeningen. Direct na het gesprek verschijnt een conceptverslag; de advocaat vult twee zinnen aan, het document komt in EU Notes onder de zaak terecht. Totale tijd voor de nabewerking: minder dan drie minuten.
- 02
Termijnbewaking in het team
De advocatenmedewerker maakt in EU Flow een taak met termijn aan en koppelt deze aan de zaak. Alle betrokkenen zien de status, herinneringen gaan 48 uur van tevoren uit. Als de termijn nadert, verandert de prioriteit automatisch, geen aparte agenda-e-mail nodig.
- 03
Maandafsluiting: tijd op de zaak
Aan het einde van de maand opent de partner EU Track en filtert op zaken. Alle geboekte uren zijn uitgesplitst naar medewerker en type activiteit. De export gaat als CSV naar de kantoorsoftware, één stap, geen tussentool.
- 04
Nieuwe medewerker, toegangscontrole
Een nieuwe stagiair-jurist treedt in dienst. EU HR maakt het profiel aan, de toegangsrechten worden per zaakgroep toegekend. De stagiair ziet alleen de dossiers waarvoor hij is vrijgegeven. Bij uitdiensttreding worden alle toegangen met één klik gedeactiveerd. Het logboek blijft bewaard.
Juridische situatie
Juridisch kader voor advocatenkantoren
- § 203 StGB verplicht advocaten tot geheimhouding van cliëntgeheimen, ook tegenover cloudaanbieders die geen voldoende gebondenheid aan instructies waarborgen.
- De BRAO en de beroepsorde van de orden van advocaten vereisen dat cliëntgegevens beschermd zijn tegen ongeoorloofde toegang; een verwerkersovereenkomst volgens art. 28 AVG met een in de EU gevestigde aanbieder voldoet aan deze eis.
- Dossiers moeten volgens § 50 lid 2 BRAO minstens zes jaar worden bewaard; EU Notes slaat documenten op met versiegeschiedenis en verwijderlogboek op Duitse servers.
- Het beA (bijzondere elektronische advocatenpostbus) schrijft beveiligde elektronische communicatie voor; EU Suite vervangt het beA niet, maar vult het aan voor de interne samenwerking.
- Doorgiften naar derde landen volgens art. 44 e.v. AVG zijn bij Amerikaanse aanbieders zonder standaardcontractbepalingen en transfereffectbeoordeling problematisch. De inhoud van de EU Suite bevindt zich op servers in Duitsland. De transcriptie in EU Recap en de AI-functies in EU Notes draaien bij Mistral AI in Frankrijk. De lijst met subverwerkers noemt elke dienstverlener met land.
Andere branches
