Voor wie
De praktijk waar patiëntgegevens blijven waar ze horen.
De arts begint de week met een videoconsult voor patiënten uit de regio die niet naar de praktijk kunnen komen. De bevindingennotitie ontstaat in hetzelfde systeem als het gesprek, het dienstrooster voor de week is zichtbaar voor alle medewerkers, en wie vandaag vrij heeft, ziet de praktijkleiding zonder navraag.
10 jaar
Bewaring op Duitse servers
DE
Server voor chat, notities en personeelsdossier
1
Verwerkersovereenkomst voor video, chat en dienstrooster
De dagelijkse praktijk vandaag
Wat op dit moment pijn doet.
Patiëntgegevens behoren tot de gevoeligste categorieën die het privacyrecht kent. Art. 9 AVG vereist bijzondere beschermingsmaatregelen. Toch gebruiken veel praktijken videodiensten en berichten-apps die op Amerikaanse servers draaien. Tijdregistratie voor praktijkpersoneel gebeurt vaak op papier of in apps zonder verwerkersovereenkomst. Dienstroosters worden via e-mail of WhatsApp verspreid, beide zonder verwerkersovereenkomst en zonder toegangsbeveiliging.
De producten
Wat u daarvan nodig heeft.
EUMeetVideoconsulten met EU Meet, op servers in Duitsland, desgewenst met vastlegging van de toestemming voor de opname.
EUHRDienstrooster, afwezigheden en personeelsdossier voor het praktijkteam op één plek, op servers in Duitsland.
EUNotesInterne praktijkinstructies, hygiëneplannen en vergaderverslagen van het team, niet in het patiëntendossier, maar wel veilig bewaard.
EUTrackArbeidstijdregistratie voor praktijkassistenten volgens de wettelijke verplichting sinds het EU-Hof-arrest van 2019.
EUChatInterne communicatie van het praktijkteam zonder WhatsApp. Berichten blijven op Duitse servers, geen vermenging met privéchats.
EUFlowTaken voor onderhoudsintervallen, bestellingen en kwaliteitsmanagementmaatregelen met vervaldatum en verantwoordelijkheid.
Concreet
Vier processen uit uw dag.
- 01
Videoconsult en bevindingendocumentatie
De patiënt opent de link die per sms is verstuurd, en komt in de wachtruimte. De arts start het gesprek en noteert tegelijk in EU Notes. Na het gesprek exporteert ze de notitie als pdf naar haar praktijkbeheersysteem, geen omweg van gegevens via Amerikaanse servers.
- 02
Dienstrooster voor de week
De praktijkmanager opent EU HR, voert de diensten in en publiceert het rooster. Alle medewerkers zien hun diensten direct in de app. Als iemand zich ziek meldt, wordt de vrije plek zichtbaar en kan deze handmatig of via ruil worden ingevuld, zonder belketen.
- 03
Kwaliteitsmanagementtaken
Het kwaliteitsmanagement van de praktijk wordt in EU Flow weergegeven: terugkerende taken voor hygiënecontroles, onderhoudsintervallen en personeelstrainingen met vervaldatum. De verantwoordelijke krijgt drie dagen van tevoren een herinnering, de afgeronde taak wordt met tijdstempel vastgelegd.
- 04
Nieuwe praktijkassistent: onboarding en toegang
Een nieuwe praktijkassistent begint. EU HR maakt het profiel aan, de toegangsrechten voor dienstrooster en teamchat worden ingesteld. Het personeelsdossier, dat intern wordt bijgehouden, staat op Duitse servers met toegangsregistratie. Na de proeftijd worden de rechten uitgebreid, alles gedocumenteerd.
Juridische situatie
Juridisch kader voor praktijken
- Art. 9 AVG stelt gezondheidsgegevens in als bijzondere categorie persoonsgegevens en vereist een expliciete rechtsgrondslag, evenals technische en organisatorische maatregelen die verder gaan dan de standaard.
- § 203 StGB beschermt het medisch beroepsgeheim: artsen mogen patiëntgegevens alleen doorgeven aan verwerkers die voldoende gebondenheid aan instructies en geheimhouding waarborgen.
- De KBV-richtlijnen en de gematik-omgeving definiëren minimumeisen voor IT-systemen in de praktijk; EU Suite is geen praktijkbeheersysteem, maar vult alle gebieden aan waarvoor geen KBV-certificaat vereist is.
- Patiëntendossiers moeten volgens § 630f BGB minstens tien jaar worden bewaard; EU Notes slaat op met versiegeschiedenis en verwijderlogboek op servers in Duitsland.
- Videospreekuren vereisen volgens § 630e BGB de geïnformeerde toestemming van de patiënt voor de vorm van de behandeling. EU Meet legt deze toestemming vast bij het betreden van de gespreksruimte.
- Doorgiften van gezondheidsgegevens naar Amerikaanse diensten zijn volgens Schrems II bijzonder gevoelig. De inhoud van de EU Suite bevindt zich op servers in Duitsland. De transcriptie in EU Recap en de AI-functies in EU Notes draaien bij Mistral AI in Frankrijk. De lijst met subverwerkers noemt elke dienstverlener met land. Voor gezondheidsgegevens zou EU Recap toch pas moeten worden ingezet als de rechtsgrond volgens art. 9 AVG is opgehelderd.
Andere branches
