Voor wie

Het bureau dat klantgegevens behandelt als eigen gegevens.

Maandagochtend start het team de kick-off in EU Meet, de briefing-workshop loopt op het EU Board, en de tijdregistratie op de klantopdracht begint met één klik. Op vrijdag ziet de directeur welk project op budget loopt, zonder export, zonder draaitabel.

Gratis starten Demo voor organisaties

1 in plaats van 6

verwerkersovereenkomsten voor klanten uit gereguleerde branches

handmatige stappen tussen tijdregistratie en facturatie

Serverlocatie voor alle klantprojectgegevens

De dagelijkse praktijk vandaag

Wat op dit moment pijn doet.

Bureaus verwerken dagelijks klantgegevens: briefings, marktonderzoek, ongepubliceerd campagnemateriaal. Voor elke klant van wie gegevens in een Amerikaanse dienst terechtkomen, is een verwerkersovereenkomst volgens art. 28 AVG nodig, die de klant moet ondertekenen en waarin de Amerikaanse aanbieder als subverwerker wordt genoemd. Dat schrikt klanten uit gereguleerde branches af. Tijdregistratie op projecten loopt vaak in aparte tools die niet gekoppeld zijn aan het takenbeheer; het afstemmen kost tijd die declarabel zou zijn.

De producten

Wat u daarvan nodig heeft.

EUBoard

Workshops met klanten op het oneindige canvas. Presentaties ontstaan in dezelfde ruimte waarin de ideeën zijn ontwikkeld, zonder mediabreuk.

EUFlow

Projecten en campagnes met mijlpalen, capaciteitsplanning en duidelijke verantwoordelijkheid, zichtbaar voor het interne team en optioneel voor de klant.

EUTrack

Tijdregistratie direct op de opdracht, exporteerbaar naar de bureaufacturatie, geen tussentool, geen handmatige toewijzing.

EUMeet

Klantgesprekken en interne afstemming zonder aparte videoplatform, de link gaat eruit, de klant klikt, het gesprek begint.

EUNotes

Briefings, concepten en besluitnotities op één plek, met toegangsbeveiliging per project en versiegeschiedenis.

EURecap

Klantgesprekken worden vastgelegd en als besluitbewijs opgeslagen in de projectdocumentatie, zonder handmatige nabewerking.

Concreet

Vier processen uit uw dag.

01
Strategieworkshop met de klant
De klant betreedt EU Board via een link, zonder account, zonder app. Het team werkt samen op het canvas: clusteren, prioriteren, eerste conceptschetsen. Aan het einde van de workshop exporteert de projectleider de relevante frames als presentatie direct uit EU Board. Het verslag maakt EU Recap op basis van de parallel lopende audio.
02
Campagne factureren
Aan het einde van de maand opent de bureaudirecteur EU Track en filtert op de klant. Alle uren zijn uitgesplitst naar medewerker en activiteit, de niet-gestarte taken uit EU Flow zijn gemarkeerd als niet-declarabel. De export gaat als CSV rechtstreeks naar de boekhoudsoftware.
03
Onboarding van een freelancer
Een externe copywriter wordt voor twee weken ingezet. Hij krijgt alleen toegang tot het EU Notes-gebied en het EU Flow-project van de klant voor wie hij werkt, verder niets. Na afloop van de opdracht worden zijn rechten ingetrokken, de tijdregistratie blijft in het systeem.
04
Verwerking in opdracht voor de klant
Een nieuwe klant uit de gezondheidszorg vraagt naar de verwerkersovereenkomst van de gebruikte tools. Het bureau stuurt één enkele verwerkersovereenkomst met EU Suite als verwerker, en noemt alle subverwerkers met land, ook die in de VS. Het gesprek over privacy duurt vijf minuten in plaats van twee weken.

EU Board: workshopcanvas: frames worden dia's, links de diabalk.

Juridische situatie

Juridisch kader voor bureaus

Bureaus verwerken doorgaans klantgegevens in opdracht en worden daarmee zelf verwerker volgens art. 28 AVG; elke gebruikte dienst wordt een subverwerker die in de verwerkersovereenkomst genoemd moet zijn.
De Duitse Arbeidstijdenwet (ArbZG) verplicht werkgevers sinds het EU-Hof-arrest van 2019 tot volledige registratie van de arbeidstijd. EU Track voldoet aan deze verplichting voor vast in dienst zijnde medewerkers.
Het auteursrecht op werkresultaten (§ 43 UrhG) ligt bij de werkgever wanneer de werken ontstaan ter uitvoering van de arbeidsovereenkomst; dit geldt ook voor AI-ondersteunde resultaten, voor zover deze als hulpmiddel worden ingezet en de creatieve prestatie bij de mens ligt.
Klantgegevens bij Amerikaanse diensten vereisen standaardcontractbepalingen en een transfereffectbeoordeling volgens art. 46 AVG. Bij EU Suite vervalt dit voor productgegevens: die bevinden zich in Duitsland, transcriptie en AI lopen bij Mistral AI in Frankrijk.
Als bureaus werken met persoonsgegevens van eindklanten van hun opdrachtgevers (bijvoorbeeld CRM-gegevens voor campagnes), gelden de instructies van de opdrachtgever. EU Suite ondersteunt granulaire toegangsrechten en verwijderconcepten.

Andere branches

Advocatenkantoren's Ochtends een cliëntgesprek via video, de notities komen direct in het dossier, de tijd wordt op de zaak geboekt.PraktijkenDe arts begint de week met een videoconsult voor patiënten uit de regio die niet naar de praktijk kunnen komen.OverheidDe afdelingshoofd begint de week met een vergadering van het bestuursorgaan in EU Meet, EU Recap schrijft het verslag mee, en de besluitenlijst komt als taken in EU Flow terecht.OnderwijsDe lerares bereidt de lesweek voor in EU Notes, de vergadering vindt plaats in EU Meet, en het vervangingsrooster is voor het team actueel zichtbaar in EU HR.