Voor wie
De school die leerlinggegevens beschermt en toch modern werkt.
De lerares bereidt de lesweek voor in EU Notes, de vergadering vindt plaats in EU Meet, en het vervangingsrooster is voor het team actueel zichtbaar in EU HR. Na de vergadering komen de besluiten als taken in EU Flow terecht, toegewezen, met termijn.
DE
Server bij Hetzner in Duitsland
Open
Lijst met subverwerkers met land
EU Meet
Lesgeven via video in de browser
De dagelijkse praktijk vandaag
Wat op dit moment pijn doet.
Scholen en onderwijsinstellingen verwerken gegevens van minderjarigen, de gevoeligste groep die het privacyrecht kent. Veel Amerikaanse diensten zijn voor gebruik met minderjarigen vanuit privacyrechtelijk oogpunt in Duitsland niet toegestaan, omdat ze onvoldoende garanties bieden en vaak gegevens voor reclamedoeleinden verwerken. Tegelijk hebben de onderwijsautoriteiten van de deelstaten uiteenlopende eisen over wat is toegestaan, de vereisten zijn complex, en schoolleidingen staan zonder duidelijke richting. Videoconferenties via Amerikaanse diensten, berichten via WhatsApp en lesmateriaal in Google Drive zijn in veel deelstaten expliciet verboden.
De producten
Wat u daarvan nodig heeft.
EUMeetVideovergaderingen voor lessen, oudergesprekken en teamvergaderingen van docenten met EU Meet, op servers in Duitsland.
EUNotesLesmateriaal, verslagen en schoolwiki centraal en met versiebeheer, op servers in Duitsland.
EUHRPersoneelsbeheer voor docenten, inclusief afwezigheden en vervangingsplanning, op Duitse servers.
EUFlowSchoolontwikkelingsprojecten, planning van activiteiten en vergaderbesluiten als taken met verantwoordelijkheid en termijn.
EUChatTeamcommunicatie zonder WhatsApp-groepen, afgesloten, registreerbaar, op Duitse servers.
EURecapVergaderverslagen ontstaan automatisch en worden door de schoolleiding goedgekeurd, archiveerbaar volgens de voorschriften van de onderwijsautoriteit van de deelstaat.
Concreet
Vier processen uit uw dag.
- 01
Oudergesprek via video
De mentor stuurt de ouder een link per e-mail, geen app-download, geen account nodig. Het gesprek vindt plaats in EU Meet, op Duitse servers, zonder opname. EU Recap staat in dit scenario uit; het verslag typt de lerares zelf in EU Notes.
- 02
Lerarenvergadering en besluiten
Het team vergadert in EU Meet. EU Recap schrijft mee en maakt na de vergadering een concept. De schoolleiding controleert, keurt goed, en de besluiten worden als taken in EU Flow aangemaakt, met verantwoordelijkheid en datum. Alle docenten zien de taken die hen betreffen.
- 03
Privacyaudit door de onderwijsautoriteit
De onderwijsautoriteit vraagt welke diensten de school gebruikt en waar de gegevens zich bevinden. De schoolleiding opent het EU Suite Trust Center en geeft de link door: alle subverwerkers met land en de serverlocaties, zonder formulier. De verwerkersovereenkomst is op aanvraag beschikbaar. Het auditgesprek duurt een uur in plaats van vier weken.
- 04
Vervangingsrooster en afwezigheid
Twee docenten melden zich ziek. EU HR toont de schoolleiding direct wie er ontbreekt en welke lesuren dit raakt. Het vervangingsrooster wordt in het systeem bijgewerkt en is voor het hele team zichtbaar, geen e-mailketen, geen prikbord.
Juridische situatie
Juridisch kader voor onderwijsinstellingen
- De schoolwetten en privacyverordeningen voor scholen van de 16 deelstaten regelen de omgang met leerlinggegevens verschillend. Of een dienst is toegestaan, bepaalt de betreffende deelstaat. EU Suite biedt daarvoor hosting in Duitsland en een openbare lijst met subverwerkers.
- Gegevens van minderjarigen zijn onderworpen aan bijzondere eisen volgens art. 8 AVG en de privacywetten van de deelstaten; Amerikaanse diensten zonder adequaatheidsbesluit voor alle gegevensoverdrachten zijn voor gebruik op scholen doorgaans niet toegestaan.
- De KMK-aanbevelingen voor digitalisering van 2021 en 2024 eisen gegevenssoevereiniteit en AVG-conformiteit als minimumstandaard voor schoolsoftware.
- Het ouderrecht volgens art. 6 GG en de schoolwetten van de deelstaten vereist transparantie over de verwerking van leerlinggegevens; EU Suite publiceert alle subverwerkers en serverlocaties zonder formulier.
- Voor de verwerking van leerlinggegevens voor administratieve doeleinden geldt doorgaans de schoolwet van de betreffende deelstaat als rechtsgrondslag; voor verwerkingen die daarbuiten vallen (bijvoorbeeld videoconferenties) is toestemming of een expliciete wettelijke grondslag vereist.
- Opnames van videoconferenties met leerlingen zijn doorgaans alleen toegestaan met uitdrukkelijke toestemming van de ouders of voogden. EU Meet neemt standaard niet op.
Andere branches
