Für wen

Die Agentur, die Kundendaten hält wie eigene.

Montagmorgens startet das Team den Kickoff in EU Meet, der Briefing-Workshop läuft auf dem EU Board, und die Zeitbuchung auf den Kundenauftrag beginnt mit einem Klick. Am Freitag sieht die Geschäftsführerin, welches Projekt auf Budget läuft, ohne Export, ohne Pivot-Tabelle.

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AV-Verträge für Kunden aus regulierten Branchen

manuelle Schritte zwischen Zeiterfassung und Abrechnung

Serverstandort für alle Kundenprojektdaten

Der Alltag heute

Was gerade weh tut.

Agenturen verarbeiten täglich Kundendaten: Briefings, Marktforschung, unveröffentlichte Kampagnenmaterialien. Für jeden Kunden, dessen Daten in einem US-Dienst landen, braucht es eine Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, die der Kunde unterzeichnen muss, und in der der US-Anbieter als Unterauftragnehmer erscheint. Das schreckt Kunden aus regulierten Branchen ab. Zeiterfassung auf Projekte läuft oft in separaten Tools, die nicht mit dem Aufgabenmanagement verbunden sind, der Abgleich kostet Zeit, die verrechenbar wäre.

Die Produkte

Was Sie davon brauchen.

EUBoard

Workshops mit Kunden auf der unendlichen Leinwand. Präsentationen entstehen im selben Raum, in dem die Ideen entwickelt wurden, ohne Medienbruch.

EUFlow

Projekte und Kampagnen mit Meilensteinen, Kapazitätsplanung und klarer Verantwortlichkeit, sichtbar für das interne Team und optional für den Kunden.

EUTrack

Zeiterfassung direkt auf den Auftrag, exportfähig in die Agenturabrechnung, kein Zwischentool, keine manuelle Zuordnung.

EUMeet

Kundencalls und interne Abstimmungen ohne separate Videoplattform, der Link geht raus, der Kunde klickt, das Gespräch beginnt.

EUNotes

Briefings, Konzepte und Entscheidungsnotizen an einem Ort, mit Zugriffsschutz je Projekt und Versionsverlauf.

EURecap

Kundengespräche werden protokolliert und als Entscheidungsnachweis in der Projektdokumentation abgelegt, ohne manuelle Nachbereitung.

Konkret

Vier Abläufe aus Ihrem Tag.

01
Strategie-Workshop mit dem Kunden
Der Kunde betritt EU Board per Link, ohne Account, ohne App. Das Team arbeitet gemeinsam auf der Leinwand: Clustern, Priorisieren, erste Konzeptskizzen. Am Ende des Workshops exportiert die Projektleiterin die relevanten Frames als Präsentation direkt aus EU Board. Das Protokoll erstellt EU Recap aus dem parallel laufenden Audio.
02
Kampagne abrechnen
Am Monatsende öffnet die Agenturleiterin EU Track und filtert auf den Kunden. Alle Stunden sind nach Mitarbeitenden und Tätigkeit aufgeschlüsselt, die unbegonnenen Aufgaben aus EU Flow sind als nicht verrechenbar markiert. Der Export geht als CSV direkt an die Buchhaltungssoftware.
03
Onboarding eines Freelancers
Ein externer Texter wird für zwei Wochen eingebunden. Er bekommt Zugang nur zu dem EU Notes-Bereich und dem EU Flow-Projekt des Kunden, für den er arbeitet, sonst nichts. Nach Ende des Auftrags werden seine Rechte entzogen, die Zeiterfassung bleibt im System.
04
Auftragsverarbeitung für den Kunden
Ein neuer Kunde aus dem Gesundheitssektor fragt nach dem AV-Vertrag der genutzten Tools. Die Agentur schickt einen einzigen AV-Vertrag mit EU Suite als Auftragsverarbeiter, und benennt alle Subunternehmer mit Land, auch die in den USA. Das Gespräch über Datenschutz endet in fünf Minuten statt in zwei Wochen.

EU Board: Workshop-Leinwand: Rahmen werden Folien, links die Folienleiste.

Rechtslage

Rechtlicher Rahmen für Agenturen

Agenturen verarbeiten in der Regel Kundendaten im Auftrag und werden damit selbst zum Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO, jeder genutzte Dienst wird zum Unterauftragnehmer, der im AV-Vertrag benannt sein muss.
Das Arbeitszeitgesetz verpflichtet Arbeitgeber nach dem EuGH-Urteil von 2019 zur lückenlosen Erfassung der Arbeitszeit. EU Track erfüllt diese Pflicht für festangestellte Mitarbeitende.
Das Urheberrecht an Arbeitsergebnissen (§ 43 UrhG) liegt beim Arbeitgeber, wenn die Werke in Erfüllung des Arbeitsvertrags entstehen; dies gilt auch für KI-gestützte Ergebnisse, soweit diese als Werkzeug eingesetzt werden und die kreative Leistung beim Menschen liegt.
Kundendaten in US-Diensten erfordern Standardvertragsklauseln und eine Transferfolgenabschätzung nach Art. 46 DSGVO. Bei EU Suite entfällt das für Produktdaten: Sie liegen in Deutschland, Transkription und KI laufen bei Mistral AI in Frankreich.
Wenn Agenturen mit personenbezogenen Daten von Endkunden ihrer Auftraggeber arbeiten (z. B. CRM-Daten für Kampagnen), gelten die Weisungen des Auftraggebers. EU Suite unterstützt granulare Zugriffsrechte und Löschkonzepte.

Andere Branchen

KanzleienMorgens Mandantengespräch per Video, die Notizen landen direkt in der Akte, die Zeit wird auf das Mandat gebucht.PraxenDie Ärztin beginnt die Woche mit einer Videovisite für Patienten aus dem Landkreis, die nicht in die Praxis kommen können.VerwaltungDie Amtsleiterin beginnt die Woche mit einer Gremiensitzung in EU Meet, EU Recap schreibt das Protokoll mit, und die Beschlussliste landet als Aufgaben in EU Flow.BildungDie Lehrerin bereitet die Wochenstunden in EU Notes vor, die Konferenz findet in EU Meet statt, und der Vertretungsplan ist für das Kollegium aktuell in EU HR sichtbar.