Für wen
Die Praxis, in der Patientendaten bleiben, wo sie hingehören.
Die Ärztin beginnt die Woche mit einer Videovisite für Patienten aus dem Landkreis, die nicht in die Praxis kommen können. Die Befundnotiz entsteht im selben System wie das Gespräch, der Dienstplan für die Woche ist für alle Mitarbeitenden sichtbar, und wer heute Urlaub hat, sieht die Praxisleitung ohne Rückfrage.
10 Jahre
Aufbewahrung auf deutschen Servern
DE
Server für Chat, Notizen und Personalakte
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AV-Vertrag für Video, Chat und Dienstplan
Der Alltag heute
Was gerade weh tut.
Patientendaten gehören zu den sensibelsten Kategorien, die das Datenschutzrecht kennt. Art. 9 DSGVO verlangt besondere Schutzmaßnahmen. Viele Praxen nutzen dennoch Videodienste und Messaging-Apps, die auf US-Servern laufen. Zeiterfassung für Praxispersonal läuft oft auf Papier oder in Apps ohne AV-Vertrag. Dienstpläne werden per E-Mail oder WhatsApp verteilt, beides ohne AV-Vertrag und ohne Zugriffsschutz.
Die Produkte
Was Sie davon brauchen.
EUMeetVideosprechstunden mit EU Meet, auf Servern in Deutschland, mit Einwilligungsnachweis für die Aufzeichnung falls gewünscht.
EUHRDienstplan, Abwesenheiten und Personalakte für das Praxisteam an einem Ort, auf Servern in Deutschland.
EUNotesInterne Praxisanweisungen, Hygienepläne und Besprechungsprotokolle des Teams, nicht in der Patientenakte, aber sicher verwahrt.
EUTrackArbeitszeiterfassung für MFA und Arzthelferinnen entsprechend der gesetzlichen Pflicht nach dem EuGH-Urteil von 2019.
EUChatInterne Kommunikation des Praxisteams ohne WhatsApp. Nachrichten bleiben auf deutschen Servern, kein Mixing mit privaten Chats.
EUFlowAufgaben für Wartungsintervalle, Bestellungen und Qualitätsmanagement-Maßnahmen mit Fälligkeit und Verantwortlichkeit.
Konkret
Vier Abläufe aus Ihrem Tag.
- 01
Videovisite und Befunddokumentation
Der Patient ruft den Link auf, der per SMS an ihn verschickt wurde, und betritt den Warteraum. Die Ärztin startet das Gespräch und notiert parallel in EU Notes. Nach dem Gespräch exportiert sie die Notiz als PDF in ihr Praxisverwaltungssystem, kein Datenumweg über US-Server.
- 02
Dienstplan für die Woche
Die Praxismanagerin öffnet EU HR, trägt die Schichten ein und veröffentlicht den Plan. Alle Mitarbeitenden sehen ihre Schichten sofort in der App. Wenn jemand krank meldet, wird der freie Slot sichtbar und kann manuell oder per Tausch besetzt werden, ohne Anrufkette.
- 03
Qualitätsmanagement-Aufgaben
Das Qualitätsmanagement der Praxis wird in EU Flow abgebildet: wiederkehrende Aufgaben für Hygienekontrollen, Wartungsintervalle und Mitarbeiterschulungen mit Fälligkeit. Der Verantwortliche bekommt drei Tage vorher eine Erinnerung, die erledigte Aufgabe wird mit Zeitstempel protokolliert.
- 04
Neue MFA: Onboarding und Zugriff
Eine neue Medizinische Fachangestellte beginnt. EU HR legt das Profil an, die Zugriffsrechte für Dienstplan und Teamchat werden gesetzt. Die Personalakte, die intern geführt wird, liegt auf deutschen Servern mit Zugriffsprotokoll. Nach der Probezeit werden die Rechte erweitert, alles dokumentiert.
Rechtslage
Rechtlicher Rahmen für Praxen
- Art. 9 DSGVO stuft Gesundheitsdaten als besondere Kategorie personenbezogener Daten ein und verlangt einen expliziten Erlaubnistatbestand, sowie technische und organisatorische Maßnahmen, die über den Standard hinausgehen.
- § 203 StGB schützt das Patientengeheimnis: Ärztinnen und Ärzte dürfen Patientendaten nur an Auftragsverarbeiter weitergeben, die eine ausreichende Weisungsgebundenheit und Verschwiegenheit gewährleisten.
- Die KBV-Richtlinien und das gematik-Umfeld definieren Mindestanforderungen an IT-Systeme in der Praxis; EU Suite ist kein Praxisverwaltungssystem, ergänzt aber alle Bereiche, für die kein KBV-Zertifikat erforderlich ist.
- Patientenakten sind nach § 630f BGB mindestens zehn Jahre aufzubewahren; EU Notes speichert mit Versionsverlauf und Löschprotokoll auf Servern in Deutschland.
- Videosprechstunden erfordern nach § 630e BGB die informierte Einwilligung der Patienten in die Form der Behandlung. EU Meet dokumentiert diese Einwilligung beim Betreten des Gesprächsraums.
- Drittlandtransfers von Gesundheitsdaten an US-Dienste sind nach Schrems II besonders heikel. Die Inhalte der EU Suite liegen auf Servern in Deutschland. Die Transkription in EU Recap und die KI-Funktionen in EU Notes laufen bei Mistral AI in Frankreich. Die Subunternehmerliste nennt jeden Dienstleister mit Land. Für Gesundheitsdaten sollte EU Recap trotzdem erst eingesetzt werden, wenn die Rechtsgrundlage nach Art. 9 DSGVO geklärt ist.
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