Für wen

Verwaltung, die digital funktioniert, und die Vergaberegeln kennt.

Die Amtsleiterin beginnt die Woche mit einer Gremiensitzung in EU Meet, EU Recap schreibt das Protokoll mit, und die Beschlussliste landet als Aufgaben in EU Flow. Wer für welchen Vorgang zuständig ist, sieht das Team ohne Rückfrage.

Kostenlos starten Demo für Organisationen

BITV 2.0

Barrierefreiheit nach WCAG 2.2 AA

On-Prem

Betrieb im eigenen Rechenzentrum, geplant

AV-Vertrag statt vieler einzelner Dienste

Der Alltag heute

Was gerade weh tut.

Öffentliche Verwaltungen, kommunale Träger und Behörden stehen vor einem spezifischen Problem: Viele Tools, die in der Privatwirtschaft selbstverständlich sind, scheitern an Vergaberecht, Barrierefreiheitspflichten oder an der Anforderung nach On-Premise-Betrieb. Beschaffungen müssen nach EVB-IT-Vertragswerk oder im Rahmen von Rahmenverträgen erfolgen. Datenschutzbeauftragte verlangen Hosting in Deutschland oder im eigenen Rechenzentrum. Digitale Barrierefreiheit nach BITV 2.0 ist seit 2021 Pflicht, nicht Kür.

Die Produkte

Was Sie davon brauchen.

EUMeet

Gremiensitzungen, Bürgeranfragen und Teamabstimmungen per Video mit EU Meet, auf Servern in Deutschland, Barrierefreiheit nach BITV als Ziel.

EURecap

Sitzungsprotokolle entstehen automatisch und werden von der Schriftführerin freigegeben, rechtsverbindlich archivierbar nach den Archivgesetzen der Länder.

EUFlow

Vorgangsverwaltung mit Fristen, Zuständigkeiten und Eskalationsstufen, kompatibel mit dem Aktenplan der Behörde.

EUNotes

Interne Leitfäden, Dienstanweisungen und Beschlussvorlagen zentral und versioniert, mit Zugriffsprotokoll für Revisionen.

EUHR

Personalakte und Abwesenheitsverwaltung für Beamtinnen und Angestellte im öffentlichen Dienst, vollständig auf deutschen Servern.

EUChat

Dienstlicher Austausch in geschlossenen Kanälen ohne WhatsApp und ohne US-Messaging-Dienst, mit Protokollierungsoption für Revisionen.

Konkret

Vier Abläufe aus Ihrem Tag.

01
Gremiensitzung und Protokoll
Der Stadtrat tagt. Die Mitglieder treten per EU Meet bei, EU Recap protokolliert mit. Nach der Sitzung prüft die Schriftführerin die erste Fassung, ergänzt die Abstimmungsergebnisse und gibt das Protokoll frei. Es wird in EU Notes archiviert und ist für berechtigte Mitglieder sofort abrufbar, ohne PDF-Anhang per E-Mail.
02
Vorgangsbearbeitung mit Frist
Ein Bürgerantrag geht ein. Die zuständige Sachbearbeiterin legt in EU Flow einen Vorgang mit gesetzlicher Frist an, weist ihn einer Kollegin zu und setzt eine Erinnerung. Die Amtsleiterin sieht alle offenen Vorgänge auf einen Blick. Ampelfarbe gibt den Fristenstatus wieder.
03
On-Premise-Betrieb im kommunalen Rechenzentrum (geplant)
Geplant, heute nicht verfügbar: Das kommunale Rechenzentrum betreibt EU Suite auf eigenen Servern. Updates werden manuell eingespielt, die Daten verlassen das Haus nicht. Die Konfiguration folgt dem IT-Sicherheitskonzept der Behörde. EU Suite liefert das Deployment-Paket, der Support läuft über einen deutschen Partner.
04
Barrierefreie Sitzungsunterlagen
Die Stabsstelle für Barrierefreiheit prüft eine neue Vorlage in EU Notes. Das System gibt Hinweise auf fehlende Alternativtexte und unzureichende Kontrastverhältnisse, direkt im Editor, bevor die Vorlage veröffentlicht wird.

EU Meet: So soll eine Besprechung aussehen: Warteraum, Teilnehmende, geteilte Präsentation und Recap. Die Oberfläche ist noch nicht gebaut.

Rechtslage

Rechtlicher Rahmen für die öffentliche Verwaltung

Die Barrierefreiheitsstärkungsgesetz und BITV 2.0 verpflichten Bundesbehörden seit 2021 und Landesbehörden nach den jeweiligen Landes-BITV-Umsetzungen zur digitalen Barrierefreiheit nach WCAG 2.1 AA. EU Suite ist nach WCAG 2.2 AA entwickelt.
Beschaffungen in der öffentlichen Verwaltung müssen nach EVB-IT-Vertragswerk (für IT-Dienstleistungen und Software) oder im Rahmen bestehender Rahmenverträge erfolgen. EU Suite stellt EVB-IT-konforme Vertragsunterlagen bereit.
Das Vergaberecht (GWB, VgV, UVgO) gilt ab den EU-Schwellenwerten; unterhalb davon gelten die Haushaltsordnungen der Länder. EU Suite unterstützt die Vergabedokumentation mit einem Preisblatt ohne versteckte Posten.
Die Archivgesetze der Länder verpflichten Behörden zur dauerhaften Aufbewahrung bestimmter Unterlagen; EU Suite exportiert Dokumente in archivfähigen Formaten (PDF/A) und unterstützt revisionssichere Protokollierung.
Für sicherheitskritische Behörden kann eine On-Premise-Installation erforderlich sein, bei der keine Daten an externe Dienste übertragen werden. Ein On-Premise-Betrieb der EU Suite ist geplant, heute aber nicht verfügbar.
Der BSI IT-Grundschutz und die C5-Kriterien des BSI bilden den technischen Referenzrahmen; EU Suite hat kein C5-Testat und kein laufendes Prüfverfahren, C5 ist ein Ziel.

Andere Branchen

KanzleienMorgens Mandantengespräch per Video, die Notizen landen direkt in der Akte, die Zeit wird auf das Mandat gebucht.PraxenDie Ärztin beginnt die Woche mit einer Videovisite für Patienten aus dem Landkreis, die nicht in die Praxis kommen können.AgenturenMontagmorgens startet das Team den Kickoff in EU Meet, der Briefing-Workshop läuft auf dem EU Board, und die Zeitbuchung auf den Kundenauftrag beginnt mit einem Klick.BildungDie Lehrerin bereitet die Wochenstunden in EU Notes vor, die Konferenz findet in EU Meet statt, und der Vertretungsplan ist für das Kollegium aktuell in EU HR sichtbar.