Für wen

Die Kanzlei, die ihren Mandanten gehört, nicht dem Rechenzentrum in Virginia.

Morgens Mandantengespräch per Video, die Notizen landen direkt in der Akte, die Zeit wird auf das Mandat gebucht. Abends weiß das System, wie viel von dem Mandat verrechenbar ist, ohne separates Zeiterfassungstool und ohne manuellen Export.

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1 statt 5

AV-Verträge zu verwalten

Server für Akten, Chat und Zeiten

6 Jahre

Aufbewahrung auf deutschen Servern

Der Alltag heute

Was gerade weh tut.

Viele Kanzleien nutzen heute vier bis sechs verschiedene Dienste für Video, Messaging, Dokumentenverwaltung und Zeiterfassung, darunter Anbieter mit Servern in den USA. Für jeden dieser Dienste braucht es einen eigenen AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO, den jemand prüfen und verwalten muss. Mandantengespräche über US-Dienste sind mit § 203 StGB nur schwer zu vereinbaren: Wer die Vertraulichkeit nicht technisch sicherstellen kann, trägt das Risiko. Zeiterfassungsdaten wandern in Dienste, die keine Weisungsgebundenheit kennen.

Die Produkte

Was Sie davon brauchen.

EUMeet

Mandantengespräche per Video mit EU Meet, auf Servern in Deutschland, Aufzeichnung nur mit ausdrücklicher Einwilligung.

EUNotes

Aktennotizen und Besprechungsprotokolle entstehen im selben System wie das Gespräch, mit Versionsverlauf und Zugriffsprotokoll.

EUTrack

Zeiterfassung auf das Mandat direkt aus dem Gespräch heraus, exportfähig als CSV oder in gängige Kanzleisoftware.

EUChat

Interne Kommunikation über Mandate in geschlossenen Kanälen, ohne dass Nachrichten auf US-Servern indiziert werden.

EURecap

Besprechungsprotokoll wird automatisch erstellt, durch die Anwältin gegengezeichnet und als Dokument in der Akte abgelegt. Transkription und Zusammenfassung laufen bei Mistral AI in Frankreich, die Aufnahmen liegen in Deutschland.

EUFlow

Fristen und Aufgaben je Mandat mit Erinnerung und Verantwortlichkeit, sichtbar für das gesamte Team der Sache.

Konkret

Vier Abläufe aus Ihrem Tag.

01
Mandantengespräch und Aktennotiz
Die Anwältin öffnet EU Meet, der Mandant tritt per Link bei, ohne App, ohne Konto. Während des Gesprächs notiert EU Recap mit. Direkt nach dem Gespräch erscheint ein Protokollentwurf; die Anwältin ergänzt zwei Sätze, das Dokument landet in EU Notes unter dem Mandat. Gesamtaufwand für die Nachbereitung: unter drei Minuten.
02
Fristenkontrolle im Team
Der Anwaltsgehilfe legt in EU Flow eine Aufgabe mit Frist an und verknüpft sie mit dem Mandat. Alle Beteiligten sehen den Status, Erinnerungen gehen 48 Stunden vorher raus. Wenn die Frist vorrückt, ändert sich die Priorität automatisch, keine separate Kalender-E-Mail nötig.
03
Monatsabschluss: Zeit auf Mandat
Am Monatsende öffnet die Partnerin EU Track und filtert auf Mandate. Alle gebuchten Stunden sind nach Mitarbeitenden und Tätigkeitsart aufgeschlüsselt. Der Export geht als CSV an die Kanzleisoftware, ein Schritt, kein Zwischentool.
04
Neuer Mitarbeiter, Zugriffskontrolle
Ein neuer Referendar tritt an. EU HR legt das Profil an, die Zugriffsrechte werden nach Mandatsgruppen vergeben. Der Referendar sieht nur die Akten, für die er freigeschaltet wurde. Beim Austritt werden alle Zugänge mit einem Klick deaktiviert. Protokoll bleibt erhalten.

EU Meet: So soll eine Besprechung aussehen: Warteraum, Teilnehmende, geteilte Präsentation und Recap. Die Oberfläche ist noch nicht gebaut.

Rechtslage

Rechtlicher Rahmen für Kanzleien

§ 203 StGB verpflichtet Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte zur Verschwiegenheit über Mandantengeheimnisse, auch gegenüber Cloud-Anbietern, die keine ausreichende Weisungsgebundenheit gewährleisten.
Die BRAO und die Berufsordnung der Rechtsanwaltskammern verlangen, dass Mandantendaten vor unberechtigtem Zugriff geschützt sind; ein AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO mit einem in der EU ansässigen Anbieter erfüllt diese Anforderung.
Handakten sind nach § 50 Abs. 2 BRAO mindestens sechs Jahre aufzubewahren; EU Notes speichert Dokumente mit Versionsverlauf und Löschprotokoll auf deutschen Servern.
Das beA (besonderes elektronisches Anwaltspostfach) schreibt sichere elektronische Kommunikation vor; EU Suite ersetzt beA nicht, ergänzt es aber für die interne Zusammenarbeit.
Drittlandtransfers nach Art. 44 ff. DSGVO sind bei US-Anbietern ohne Standardvertragsklauseln und Transferfolgenabschätzung problematisch. Die Inhalte der EU Suite liegen auf Servern in Deutschland. Die Transkription in EU Recap und die KI-Funktionen in EU Notes laufen bei Mistral AI in Frankreich. Die Subunternehmerliste nennt jeden Dienstleister mit Land.

Andere Branchen

PraxenDie Ärztin beginnt die Woche mit einer Videovisite für Patienten aus dem Landkreis, die nicht in die Praxis kommen können.AgenturenMontagmorgens startet das Team den Kickoff in EU Meet, der Briefing-Workshop läuft auf dem EU Board, und die Zeitbuchung auf den Kundenauftrag beginnt mit einem Klick.VerwaltungDie Amtsleiterin beginnt die Woche mit einer Gremiensitzung in EU Meet, EU Recap schreibt das Protokoll mit, und die Beschlussliste landet als Aufgaben in EU Flow.BildungDie Lehrerin bereitet die Wochenstunden in EU Notes vor, die Konferenz findet in EU Meet statt, und der Vertretungsplan ist für das Kollegium aktuell in EU HR sichtbar.