Para quem
O consultório onde os dados dos pacientes ficam onde devem estar.
A médica começa a semana com uma consulta por vídeo para doentes do concelho que não podem deslocar-se ao consultório. A nota clínica é criada no mesmo sistema que a consulta, a escala semanal está visível para toda a equipa, e a direção do consultório vê quem está de férias hoje sem precisar perguntar.
10 anos
Retenção em servidores alemães
DE
Servidor para chat, notas e processo de pessoal
1
Contrato de subcontratação para vídeo, chat e escala
O dia a dia atual
O que dói agora.
Os dados dos pacientes estão entre as categorias mais sensíveis que o direito da proteção de dados conhece. O art.º 9.º do RGPD exige medidas de proteção especiais. Mesmo assim, muitos consultórios utilizam serviços de vídeo e aplicações de mensagens alojados em servidores dos EUA. O registo de horas do pessoal do consultório é feito muitas vezes em papel ou em aplicações sem contrato de subcontratação. As escalas são distribuídas por e-mail ou WhatsApp, ambos sem contrato de subcontratação e sem proteção de acesso.
Os produtos
O que precisa deles.
EUMeetTeleconsultas com o EU Meet, em servidores na Alemanha, com registo do consentimento para a gravação, se pretendido.
EUHREscala, ausências e processo de pessoal para a equipa do consultório num só lugar, em servidores na Alemanha.
EUNotesInstruções internas do consultório, planos de higiene e atas de reuniões da equipa, fora do processo clínico, mas guardados em segurança.
EUTrackRegisto do horário de trabalho para assistentes médicas, de acordo com a obrigação legal decorrente do acórdão do TJUE de 2019.
EUChatComunicação interna da equipa do consultório sem WhatsApp. As mensagens ficam em servidores alemães, sem mistura com conversas privadas.
EUFlowTarefas para intervalos de manutenção, encomendas e medidas de gestão da qualidade, com prazo e responsável.
Em concreto
Quatro processos do seu dia a dia.
- 01
Consulta por vídeo e documentação clínica
O paciente abre o link que lhe foi enviado por SMS e entra na sala de espera. A médica inicia a conversa e regista em paralelo no EU Notes. Após a consulta, exporta a nota como PDF para o seu sistema de gestão do consultório, sem desvio de dados por servidores dos EUA.
- 02
Escala semanal
A gestora do consultório abre o EU HR, regista os turnos e publica a escala. Todos os colaboradores veem os seus turnos de imediato na aplicação. Se alguém adoece, a vaga fica visível e pode ser preenchida manualmente ou por troca, sem corrente de chamadas.
- 03
Tarefas de gestão da qualidade
A gestão da qualidade do consultório é representada no EU Flow: tarefas recorrentes para controlos de higiene, intervalos de manutenção e formações da equipa, com prazo. O responsável recebe um lembrete três dias antes, e a tarefa concluída é registada com data e hora.
- 04
Nova assistente médica: integração e acesso
Uma nova assistente médica inicia funções. O EU HR cria o perfil, e as permissões de acesso à escala e ao chat da equipa são definidas. O processo de pessoal, gerido internamente, está em servidores alemães com registo de acessos. Após o período experimental, as permissões são alargadas, tudo documentado.
Enquadramento legal
Enquadramento legal para consultórios
- O art.º 9.º do RGPD classifica os dados de saúde como categoria especial de dados pessoais e exige um fundamento legal explícito, bem como medidas técnicas e organizativas que vão além do padrão.
- O § 203 do Código Penal alemão (StGB) protege o sigilo médico: os médicos só podem transmitir dados de pacientes a subcontratantes que garantam vinculação suficiente a instruções e sigilo.
- As diretrizes da KBV e o ecossistema gematik definem requisitos mínimos para os sistemas informáticos do consultório; a EU Suite não é um sistema de gestão de consultório, mas complementa todas as áreas para as quais não é exigida certificação KBV.
- Os processos clínicos têm de ser conservados durante pelo menos dez anos, nos termos do § 630f do Código Civil alemão (BGB); o EU Notes guarda-os com histórico de versões e registo de eliminação em servidores na Alemanha.
- As consultas por vídeo exigem, nos termos do § 630e do BGB, o consentimento informado dos pacientes quanto à forma do tratamento. O EU Meet documenta este consentimento à entrada na sala de conversa.
- As transferências de dados de saúde para serviços dos EUA são particularmente sensíveis após o acórdão Schrems II. Os conteúdos da EU Suite estão em servidores na Alemanha. A transcrição no EU Recap e as funções de IA no EU Notes são executadas na Mistral AI, em França. A lista de subcontratantes indica cada prestador com o respetivo país. Para dados de saúde, o EU Recap só deve, ainda assim, ser utilizado depois de esclarecido o fundamento jurídico nos termos do art. 9.º do RGPD.
Outros setores
