Pour qui
Le cabinet où les données des patients restent là où elles doivent être.
La médecin commence la semaine par une téléconsultation pour les patients de la région qui ne peuvent pas se déplacer au cabinet. Le compte rendu médical est créé dans le même système que la consultation, le planning de la semaine est visible pour tout le personnel, et la direction du cabinet voit qui est en congé aujourd'hui sans avoir à demander.
10 ans
Conservation sur des serveurs allemands
DE
Serveurs pour chat, notes et dossier du personnel
1
Contrat de sous-traitance pour la vidéo, le chat et le planning
Le quotidien aujourd'hui
Ce qui pose problème aujourd'hui.
Les données des patients comptent parmi les catégories les plus sensibles que connaisse le droit de la protection des données. L'art. 9 du RGPD exige des mesures de protection particulières. De nombreux cabinets utilisent pourtant des services vidéo et des applications de messagerie hébergés sur des serveurs américains. Le suivi du temps du personnel du cabinet se fait souvent sur papier ou dans des applications sans contrat de sous-traitance. Les plannings sont distribués par e-mail ou WhatsApp, les deux sans contrat de sous-traitance ni protection d'accès.
Les produits
Ce dont vous avez besoin.
EUMeetTéléconsultations avec EU Meet, sur des serveurs en Allemagne, avec preuve du consentement pour l'enregistrement si souhaité.
EUHRPlanning, absences et dossier du personnel pour l'équipe du cabinet au même endroit, sur des serveurs en Allemagne.
EUNotesConsignes internes du cabinet, plans d'hygiène et comptes rendus de réunion de l'équipe, hors du dossier patient, mais conservés en sécurité.
EUTrackSuivi du temps de travail pour les assistantes médicales conformément à l'obligation légale issue de l'arrêt de la CJUE de 2019.
EUChatCommunication interne de l'équipe du cabinet sans WhatsApp. Les messages restent sur des serveurs allemands, sans mélange avec les discussions privées.
EUFlowTâches pour les intervalles de maintenance, les commandes et les mesures de gestion de la qualité, avec échéance et responsable.
Concrètement
Quatre déroulements de votre journée.
- 01
Téléconsultation et documentation du diagnostic
Le patient ouvre le lien qui lui a été envoyé par SMS et entre dans la salle d'attente virtuelle. La médecin démarre la consultation et prend des notes en parallèle dans EU Notes. Après la consultation, elle exporte la note en PDF vers son logiciel de gestion de cabinet, sans détour par des serveurs américains.
- 02
Planning de la semaine
La gestionnaire du cabinet ouvre EU HR, saisit les créneaux et publie le planning. Tous les membres de l'équipe voient immédiatement leurs créneaux dans l'application. En cas d'arrêt maladie, le créneau libre devient visible et peut être pourvu manuellement ou par échange, sans chaîne d'appels.
- 03
Tâches de gestion de la qualité
La gestion de la qualité du cabinet est représentée dans EU Flow : tâches récurrentes pour les contrôles d'hygiène, les intervalles de maintenance et les formations du personnel, avec échéance. Le responsable reçoit un rappel trois jours à l'avance, la tâche accomplie est enregistrée avec horodatage.
- 04
Nouvelle assistante médicale : intégration et accès
Une nouvelle assistante médicale commence. EU HR crée le profil, les droits d'accès au planning et au chat d'équipe sont définis. Le dossier du personnel, géré en interne, se trouve sur des serveurs allemands avec journal d'accès. Après la période d'essai, les droits sont étendus, tout est documenté.
Cadre juridique
Cadre juridique pour les cabinets médicaux
- L'art. 9 du RGPD classe les données de santé comme catégorie particulière de données à caractère personnel et exige une base légale explicite, ainsi que des mesures techniques et organisationnelles allant au-delà du standard.
- L'art. 203 du code pénal allemand (StGB) protège le secret médical : les médecins ne peuvent transmettre les données des patients qu'à des sous-traitants garantissant une soumission aux instructions et une confidentialité suffisantes.
- Les directives de la KBV et l'environnement gematik définissent des exigences minimales pour les systèmes informatiques du cabinet ; EU Suite n'est pas un logiciel de gestion de cabinet, mais complète tous les domaines ne nécessitant pas de certification KBV.
- Les dossiers des patients doivent être conservés au moins dix ans selon l'art. 630f du code civil allemand (BGB) ; EU Notes les enregistre avec historique des versions et journal de suppression sur des serveurs en Allemagne.
- Les téléconsultations nécessitent, selon l'art. 630e du BGB, le consentement éclairé du patient quant à la forme du traitement. EU Meet documente ce consentement à l'entrée dans la salle d'entretien.
- Les transferts de données de santé vers des pays tiers, vers des services américains, sont particulièrement sensibles depuis l'arrêt Schrems II. Les contenus d'EU Suite se trouvent sur des serveurs en Allemagne. La transcription dans EU Recap et les fonctions d'IA dans EU Notes s'exécutent chez Mistral AI, en France. La liste des sous-traitants indique chaque prestataire avec son pays. Pour les données de santé, EU Recap ne devrait toutefois être utilisé qu'une fois la base juridique au titre de l'art. 9 du RGPD clarifiée.
Autres secteurs
