Para quem
A agência que trata os dados dos clientes como se fossem seus.
Segunda-feira de manhã, a equipa inicia o kickoff no EU Meet, o workshop de briefing decorre no EU Board, e o registo de horas no projeto do cliente começa com um clique. Na sexta-feira, a diretora-geral vê que projeto está dentro do orçamento, sem exportação, sem tabela dinâmica.
1 em vez de 6
contratos de subcontratação para clientes de setores regulados
0
passos manuais entre registo de horas e faturação
EU
Localização dos servidores para todos os dados de projetos de clientes
O dia a dia atual
O que dói agora.
As agências tratam diariamente dados de clientes: briefings, estudos de mercado, materiais de campanhas ainda não publicados. Para cada cliente cujos dados acabam num serviço dos EUA, é necessário um contrato de subcontratação nos termos do art.º 28.º do RGPD, que o cliente tem de assinar e no qual o fornecedor dos EUA aparece como subcontratante. Isto afasta clientes de setores regulados. O registo de horas em projetos corre muitas vezes em ferramentas separadas, não ligadas à gestão de tarefas, e a conciliação consome tempo que poderia ser faturável.
Os produtos
O que precisa deles.
EUBoardWorkshops com clientes na tela infinita. As apresentações surgem no mesmo espaço onde as ideias foram desenvolvidas, sem quebra de suporte.
EUFlowProjetos e campanhas com marcos, planeamento de capacidade e responsabilidades claras, visíveis para a equipa interna e, opcionalmente, para o cliente.
EUTrackRegisto de horas diretamente no projeto, exportável para a faturação da agência, sem ferramenta intermédia, sem atribuição manual.
EUMeetChamadas com clientes e reuniões internas sem plataforma de vídeo separada: o link é enviado, o cliente clica, a conversa começa.
EUNotesBriefings, conceitos e notas de decisão num só lugar, com proteção de acesso por projeto e histórico de versões.
EURecapAs conversas com clientes são registadas em ata e arquivadas como comprovativo de decisão na documentação do projeto, sem acompanhamento manual.
Em concreto
Quatro processos do seu dia a dia.
- 01
Workshop de estratégia com o cliente
O cliente entra no EU Board através de um link, sem conta, sem aplicação. A equipa trabalha em conjunto na tela: agrupar, priorizar, primeiros esboços de conceito. No final do workshop, a diretora de projeto exporta os frames relevantes como apresentação diretamente a partir do EU Board. A ata é criada pelo EU Recap a partir do áudio gravado em paralelo.
- 02
Faturar uma campanha
No final do mês, a diretora da agência abre o EU Track e filtra pelo cliente. Todas as horas estão discriminadas por colaborador e atividade, e as tarefas ainda não iniciadas no EU Flow estão marcadas como não faturáveis. A exportação é feita em CSV diretamente para o software de contabilidade.
- 03
Integração de um freelancer
Um redator externo é integrado durante duas semanas. Recebe acesso apenas à área do EU Notes e ao projeto do EU Flow do cliente para o qual trabalha, e mais nada. Após o fim do contrato, as suas permissões são revogadas; o registo de horas permanece no sistema.
- 04
Subcontratação de tratamento de dados para o cliente
Um novo cliente do setor da saúde pede o contrato de subcontratação das ferramentas utilizadas. A agência envia um único contrato de subcontratação com a EU Suite como subcontratante principal, e identifica todos os subcontratantes com o respetivo país, incluindo os nos EUA. A conversa sobre proteção de dados termina em cinco minutos em vez de duas semanas.
Enquadramento legal
Enquadramento legal para agências
- As agências tratam, em regra, dados de clientes por conta destes e tornam-se, assim, elas próprias subcontratantes nos termos do art.º 28.º do RGPD; cada serviço utilizado torna-se um subcontratante que tem de ser identificado no contrato de subcontratação.
- A lei alemã do horário de trabalho (Arbeitszeitgesetz) obriga os empregadores, na sequência do acórdão do TJUE de 2019, ao registo completo do horário de trabalho. O EU Track cumpre esta obrigação para os colaboradores com contrato efetivo.
- Os direitos de autor sobre os resultados do trabalho (§ 43 UrhG) pertencem à entidade empregadora quando as obras são criadas no cumprimento do contrato de trabalho; isto aplica-se também a resultados assistidos por IA, desde que esta seja usada como ferramenta e a criação intelectual seja da pessoa.
- Os dados de clientes em serviços dos EUA exigem cláusulas contratuais-tipo e uma avaliação de impacto da transferência nos termos do art.º 46.º do RGPD. Na EU Suite, isto não é necessário para os dados de produto: estão na Alemanha, e a transcrição e a IA são executadas na Mistral AI, em França.
- Quando as agências trabalham com dados pessoais dos clientes finais dos seus mandantes (por exemplo, dados de CRM para campanhas), aplicam-se as instruções do mandante. A EU Suite suporta permissões de acesso granulares e conceitos de eliminação de dados.
Outros setores
