Para quem

Administração que funciona de forma digital e conhece as regras de contratação pública.

A chefe de serviço começa a semana com uma reunião do órgão colegial no EU Meet, o EU Recap regista a ata, e a lista de decisões transforma-se em tarefas no EU Flow. A equipa vê quem é responsável por cada processo sem precisar perguntar.

Começar gratuitamente Demonstração para organizações

BITV 2.0

Acessibilidade segundo a WCAG 2.2 AA

On-Prem

Operação em centro de dados próprio, planeada

Contrato de subcontratação em vez de vários serviços avulsos

O dia a dia atual

O que dói agora.

As administrações públicas, as entidades municipais e os organismos públicos enfrentam um problema específico: muitas ferramentas comuns no setor privado esbarram no direito da contratação pública, nas obrigações de acessibilidade ou na exigência de funcionamento On-Prem. As aquisições têm de seguir o modelo contratual EVB-IT ou contratos-quadro existentes. Os encarregados de proteção de dados exigem alojamento na Alemanha ou em centro de dados próprio. A acessibilidade digital segundo a BITV 2.0 é obrigatória desde 2021, não é opcional.

Os produtos

O que precisa deles.

EUMeet

Reuniões de órgãos, pedidos de cidadãos e alinhamentos de equipa por vídeo com o EU Meet, em servidores na Alemanha, com a acessibilidade segundo a BITV como objetivo.

EURecap

As atas das sessões são criadas automaticamente e aprovadas pela secretária, podendo ser arquivadas com valor legal segundo as leis de arquivo dos estados federados.

EUFlow

Gestão de processos com prazos, responsabilidades e níveis de escalonamento, compatível com o plano de arquivo do organismo.

EUNotes

Guias internos, instruções de serviço e propostas de decisão, centralizados e com controlo de versões, com registo de acessos para auditorias.

EUHR

Processo de pessoal e gestão de ausências para funcionários públicos e trabalhadores do setor público, totalmente em servidores alemães.

EUChat

Comunicação de serviço em canais fechados, sem WhatsApp e sem serviços de mensagens dos EUA, com opção de registo para auditorias.

Em concreto

Quatro processos do seu dia a dia.

01
Reunião do órgão colegial e ata
A câmara municipal reúne-se. Os membros entram através do EU Meet, o EU Recap regista a ata. Após a sessão, a secretária revê o rascunho, acrescenta os resultados das votações e aprova a ata. Esta é arquivada no EU Notes e fica imediatamente disponível para os membros autorizados, sem anexo PDF por e-mail.
02
Tratamento de processos com prazo
Dá entrada um pedido de um munícipe. A funcionária responsável cria um processo com prazo legal no EU Flow, atribui-o a uma colega e define um lembrete. A chefe de serviço vê todos os processos em aberto num relance. A cor do semáforo reflete o estado do prazo.
03
Funcionamento On-Prem no centro de dados municipal (planeado)
Planeado, ainda não disponível: o centro de dados municipal opera a EU Suite em servidores próprios. As atualizações são instaladas manualmente, os dados não saem das instalações. A configuração segue o conceito de segurança informática do organismo. A EU Suite fornece o pacote de implementação, e o suporte é prestado por um parceiro alemão.
04
Documentos de sessão acessíveis
A unidade de acessibilidade verifica um novo modelo no EU Notes. O sistema assinala textos alternativos em falta e contrastes insuficientes, diretamente no editor, antes de o modelo ser publicado.

EU Meet: assim deve ser o aspeto de uma reunião: sala de espera, participantes, apresentação partilhada e Recap. A interface ainda não foi construída.

Enquadramento legal

Enquadramento legal para a administração pública

A Lei de Reforço da Acessibilidade (Barrierefreiheitsstärkungsgesetz) e a BITV 2.0 obrigam os organismos federais, desde 2021, e os organismos estaduais, segundo as respetivas transposições estaduais da BITV, à acessibilidade digital segundo a WCAG 2.1 AA. A EU Suite foi desenvolvida segundo a WCAG 2.2 AA.
As aquisições na administração pública têm de seguir o modelo contratual EVB-IT (para serviços de TI e software) ou contratos-quadro existentes. A EU Suite disponibiliza documentação contratual em conformidade com o EVB-IT.
O direito da contratação pública (GWB, VgV, UVgO) aplica-se a partir dos limiares da UE; abaixo destes, aplicam-se os regulamentos orçamentais dos estados federados. A EU Suite apoia a documentação do concurso com uma tabela de preços sem itens ocultos.
As leis de arquivo dos estados federados obrigam os organismos públicos à conservação permanente de determinados documentos; a EU Suite exporta documentos em formatos próprios para arquivo (PDF/A) e suporta registo à prova de auditoria.
Para organismos com requisitos críticos de segurança, pode ser necessária uma instalação On-Prem, em que nenhum dado é transmitido a serviços externos. Um funcionamento On-Prem da EU Suite está planeado, mas ainda não está disponível.
O IT-Grundschutz do BSI e os critérios C5 do BSI constituem o referencial técnico; a EU Suite não tem certificação C5 nem um processo de auditoria em curso, o C5 é um objetivo.

Outros setores

Escritórios de advocaciaDe manhã, reunião com o cliente por vídeo; as notas vão diretamente para o processo, e o tempo é registado no processo.ConsultóriosA médica começa a semana com uma consulta por vídeo para doentes do concelho que não podem deslocar-se ao consultório.AgênciasSegunda-feira de manhã, a equipa inicia o kickoff no EU Meet, o workshop de briefing decorre no EU Board, e o registo de horas no projeto do cliente começa com um clique.EducaçãoA professora prepara as aulas da semana no EU Notes, a reunião decorre no EU Meet, e o plano de substituições está sempre atualizado e visível para o corpo docente no EU HR.