Kenelle
Vastaanotto, jossa potilastiedot pysyvät siellä, minne ne kuuluvat.
Lääkäri aloittaa viikon videovastaanotolla potilaille, jotka eivät pääse vastaanotolle. Löydösmerkintä syntyy samassa järjestelmässä kuin keskustelu, viikon työvuorolista näkyy kaikille työntekijöille, ja vastaanoton johto näkee ilman kysymistä, kuka on tänään lomalla.
10 vuotta
Säilytys saksalaisilla palvelimilla
DE
Palvelin chatille, muistiinpanoille ja henkilöstökansiolle
1
Tietojenkäsittelysopimus videolle, chatille ja työvuorolistalle
Arki tänään
Mikä juuri nyt sattuu.
Potilastiedot kuuluvat tietosuojaoikeuden tuntemiin kaikkein arkaluonteisimpiin tietoryhmiin. GDPR:n 9 artikla vaatii erityisiä suojatoimia. Monet vastaanotot käyttävät silti videopalveluja ja viestisovelluksia, jotka toimivat yhdysvaltalaisilla palvelimilla. Vastaanoton henkilöstön työajan kirjaaminen tapahtuu usein paperilla tai sovelluksissa ilman tietojenkäsittelysopimusta. Työvuorolistat jaetaan sähköpostitse tai WhatsAppilla, kumpikaan ilman tietojenkäsittelysopimusta tai pääsynsuojausta.
Tuotteet
Mitä niistä tarvitsette.
EUMeetVideovastaanotot EU Meetillä, saksalaisilla palvelimilla, tarvittaessa tallennuksen suostumus dokumentoituna.
EUHRTyövuorolista, poissaolot ja henkilöstökansio vastaanoton tiimille samassa paikassa, saksalaisilla palvelimilla.
EUNotesVastaanoton sisäiset ohjeet, hygieniasuunnitelmat ja tiimin kokouspöytäkirjat, ei potilaskertomuksessa, mutta turvallisesti säilytettynä.
EUTrackTyöajan kirjaaminen lääkärin vastaanottoavustajille (MFA) EU-tuomioistuimen vuoden 2019 tuomion mukaisen lakisääteisen velvoitteen mukaisesti.
EUChatVastaanoton tiimin sisäinen viestintä ilman WhatsAppia. Viestit pysyvät saksalaisilla palvelimilla, ei sekoittumista yksityisiin keskusteluihin.
EUFlowTehtävät huoltoväleille, tilauksille ja laadunhallintatoimenpiteille eräpäivineen ja vastuuhenkilöineen.
Konkreettisesti
Neljä kulkua päivästänne.
- 01
Videovastaanotto ja löydösdokumentaatio
Potilas avaa linkin, joka lähetettiin hänelle tekstiviestillä, ja saapuu odotushuoneeseen. Lääkäri aloittaa keskustelun ja kirjoittaa samalla muistiinpanoja EU Notesiin. Keskustelun jälkeen hän vie muistion PDF-tiedostona vastaanoton hallintajärjestelmään, ei kiertotietä yhdysvaltalaisten palvelinten kautta.
- 02
Viikon työvuorolista
Vastaanoton päällikkö avaa EU HR:n, syöttää vuorot ja julkaisee suunnitelman. Kaikki työntekijät näkevät vuoronsa heti sovelluksessa. Kun joku ilmoittautuu sairaaksi, vapaa vuoro tulee näkyviin ja se voidaan täyttää manuaalisesti tai vaihtamalla, ilman puhelinketjua.
- 03
Laadunhallintatehtävät
Vastaanoton laadunhallinta kuvataan EU Flow'ssa: toistuvat tehtävät hygieniatarkastuksille, huoltoväleille ja henkilöstökoulutuksille eräpäivineen. Vastuuhenkilö saa muistutuksen kolme päivää etukäteen, ja valmis tehtävä kirjataan aikaleimalla.
- 04
Uusi lääkärin vastaanottoavustaja: perehdytys ja pääsy
Uusi lääkärin vastaanottoavustaja (MFA) aloittaa. EU HR luo profiilin, ja työvuorolistan ja tiimichatin käyttöoikeudet asetetaan. Sisäisesti ylläpidetty henkilöstökansio sijaitsee saksalaisilla palvelimilla käyttölokin kanssa. Koeajan jälkeen oikeuksia laajennetaan, kaikki dokumentoituna.
Oikeudellinen tilanne
Vastaanottojen oikeudellinen kehys
- GDPR:n 9 artikla luokittelee terveystiedot henkilötietojen erityiseksi ryhmäksi ja edellyttää nimenomaista käsittelyperustetta sekä teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä, jotka ylittävät tavanomaisen standardin.
- § 203 StGB suojaa potilassalaisuutta: lääkärit saavat luovuttaa potilastietoja vain käsittelijöille, jotka takaavat riittävän ohjeistussidonnaisuuden ja vaitiolon.
- KBV:n ohjeet ja gematik-ympäristö määrittävät vastaanoton IT-järjestelmien vähimmäisvaatimukset; EU Suite ei ole vastaanoton hallintajärjestelmä, mutta täydentää kaikkia alueita, joilla KBV-sertifikaattia ei vaadita.
- Potilaskertomukset on säilytettävä § 630f BGB:n mukaan vähintään kymmenen vuotta; EU Notes tallentaa versiohistorialla ja poistolokilla saksalaisilla palvelimilla.
- Videovastaanotot edellyttävät § 630e BGB:n mukaan potilaan tietoon perustuvaa suostumusta hoitomuotoon. EU Meet dokumentoi tämän suostumuksen keskusteluhuoneeseen saavuttaessa.
- Terveystietojen siirrot kolmansiin maihin yhdysvaltalaisiin palveluihin ovat Schrems II -tuomion jälkeen erityisen arkoja. EU Suiten sisältö sijaitsee saksalaisilla palvelimilla. EU Recapin litterointi ja EU Notesin tekoälytoiminnot toimivat Mistral AI:lla Ranskassa. Alihankkijaluettelo nimeää jokaisen palveluntarjoajan ja sen maan. Terveystietojen kanssa EU Recapia kannattaa silti käyttää vasta, kun käsittelyn oikeusperuste GDPR:n 9 artiklan mukaan on selvitetty.
Muut toimialat
