Para quem
O escritório de advocacia que pertence aos seus clientes, não ao centro de dados na Virgínia.
De manhã, reunião com o cliente por vídeo; as notas vão diretamente para o processo, e o tempo é registado no processo. À noite, o sistema já sabe quanto do processo é faturável, sem ferramenta de registo de horas separada e sem exportação manual.
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contratos de subcontratação para gerir
DE
Servidor para processos, chat e registo de horas
6 anos
Retenção em servidores alemães
O dia a dia atual
O que dói agora.
Muitos escritórios de advocacia utilizam hoje entre quatro e seis serviços diferentes para vídeo, mensagens, gestão documental e registo de horas, incluindo fornecedores com servidores nos EUA. Cada um destes serviços exige um contrato de subcontratação próprio nos termos do art.º 28.º do RGPD, que alguém tem de rever e gerir. As conversas com clientes através de serviços dos EUA conciliam-se mal com o § 203 do Código Penal alemão (StGB): quem não consegue garantir tecnicamente a confidencialidade assume o risco. Os dados de registo de horas acabam em serviços que não conhecem vinculação a instruções.
Os produtos
O que precisa deles.
EUMeetReuniões por vídeo com clientes com o EU Meet, em servidores na Alemanha, gravação apenas com consentimento expresso.
EUNotesNotas de processo e atas de reuniões são criadas no mesmo sistema da conversa, com histórico de versões e registo de acessos.
EUTrackRegisto de horas no processo diretamente a partir da conversa, exportável em CSV ou para software comum de escritórios de advocacia.
EUChatComunicação interna sobre processos em canais fechados, sem que as mensagens sejam indexadas em servidores dos EUA.
EURecapA ata da reunião é criada automaticamente, contra-assinada pela advogada e arquivada como documento no processo. A transcrição e o resumo são executados na Mistral AI, em França; as gravações estão na Alemanha.
EUFlowPrazos e tarefas por processo com lembrete e responsável, visíveis para toda a equipa do caso.
Em concreto
Quatro processos do seu dia a dia.
- 01
Reunião com o cliente e nota de processo
A advogada abre o EU Meet, o cliente entra através de um link, sem aplicação, sem conta. Durante a conversa, o EU Recap vai registando. Logo após a reunião, surge um rascunho da ata; a advogada acrescenta duas frases, e o documento é guardado no EU Notes, no processo. Tempo total de acompanhamento: menos de três minutos.
- 02
Controlo de prazos em equipa
O assistente jurídico cria uma tarefa com prazo no EU Flow e associa-a ao processo. Todos os envolvidos veem o estado, e os lembretes são enviados 48 horas antes. Se o prazo se aproxima, a prioridade muda automaticamente, sem necessidade de um e-mail de calendário separado.
- 03
Fecho mensal: tempo por processo
No final do mês, a sócia abre o EU Track e filtra por processo. Todas as horas registadas estão discriminadas por colaborador e tipo de atividade. A exportação em CSV vai diretamente para o software do escritório, num só passo, sem ferramenta intermédia.
- 04
Novo colaborador, controlo de acessos
Um novo estagiário jurídico inicia funções. O EU HR cria o perfil, e as permissões de acesso são atribuídas por grupos de processos. O estagiário só vê os processos para os quais tem autorização. Na saída, todos os acessos são desativados com um clique. O registo permanece.
Enquadramento legal
Enquadramento legal para escritórios de advocacia
- O § 203 do Código Penal alemão (StGB) obriga os advogados ao sigilo sobre os segredos dos clientes, também perante fornecedores de cloud que não garantam vinculação suficiente a instruções.
- A BRAO (lei alemã da advocacia) e o estatuto profissional das ordens de advogados exigem que os dados dos clientes sejam protegidos contra acesso não autorizado; um contrato de subcontratação nos termos do art.º 28.º do RGPD com um fornecedor sediado na UE cumpre este requisito.
- Os processos têm de ser conservados durante pelo menos seis anos, nos termos do § 50, n.º 2, da BRAO; o EU Notes guarda documentos com histórico de versões e registo de eliminação em servidores alemães.
- O beA (caixa postal eletrónica especial para advogados) exige comunicação eletrónica segura; a EU Suite não substitui o beA, mas complementa-o para a colaboração interna.
- As transferências para países terceiros nos termos do art.º 44.º e seguintes do RGPD são problemáticas com fornecedores dos EUA sem cláusulas contratuais-tipo e avaliação de impacto da transferência. Os conteúdos da EU Suite estão em servidores na Alemanha. A transcrição no EU Recap e as funções de IA no EU Notes são executadas na Mistral AI, em França. A lista de subcontratantes indica cada prestador com o respetivo país.
Outros setores
