Kenelle

Hallinto, joka toimii digitaalisesti ja tuntee hankintasäännöt.

Virastopäällikkö aloittaa viikon lautakunnan kokouksella EU Meetissä, EU Recap kirjoittaa pöytäkirjan, ja päätösluettelo päätyy tehtävinä EU Flow'hun. Tiimi näkee ilman kysymistä, kuka vastaa mistäkin asiasta.

Aloita ilmaiseksi Demo organisaatioille

BITV 2.0

Saavutettavuus WCAG 2.2 AA:n mukaisesti

On-Prem

Käyttö omassa konesalissa, suunnitteilla

Tietojenkäsittelysopimus monien yksittäisten palvelujen sijaan

Arki tänään

Mikä juuri nyt sattuu.

Julkishallinnolla, kunnallisilla toimijoilla ja viranomaisilla on erityinen ongelma: monet yksityissektorilla itsestään selvät työkalut kaatuvat hankintalainsäädäntöön, saavutettavuusvelvoitteisiin tai vaatimukseen omasta konesalikäytöstä. Hankintojen on tapahduttava EVB-IT-sopimuskehyksen tai puitesopimusten mukaisesti. Tietosuojavastaavat vaativat hostingia Saksassa tai omassa konesalissa. Digitaalinen saavutettavuus BITV 2.0:n mukaisesti on ollut pakollista vuodesta 2021, ei vapaaehtoista.

Tuotteet

Mitä niistä tarvitsette.

EUMeet

Lautakuntien kokoukset, kansalaisten kyselyt ja tiimien palaverit videon välityksellä EU Meetillä, saksalaisilla palvelimilla, tavoitteena BITV:n mukainen saavutettavuus.

EURecap

Kokouspöytäkirjat syntyvät automaattisesti ja sihteeri hyväksyy ne, oikeudellisesti sitovasti arkistoitavissa osavaltioiden arkistolakien mukaisesti.

EUFlow

Asianhallinta määräajoilla, vastuilla ja eskalaatiotasoilla, yhteensopiva viraston asiakirjasuunnitelman kanssa.

EUNotes

Sisäiset ohjeet, palvelumääräykset ja päätösesitykset keskitetysti ja versioituna, käyttölokilla tarkastuksia varten.

EUHR

Henkilöstökansio ja poissaolonhallinta virkamiehille ja julkisen sektorin työntekijöille, kokonaan saksalaisilla palvelimilla.

EUChat

Virallinen viestintä suljetuilla kanavilla ilman WhatsAppia ja ilman yhdysvaltalaista viestipalvelua, lokitusmahdollisuudella tarkastuksia varten.

Konkreettisesti

Neljä kulkua päivästänne.

01
Lautakunnan kokous ja pöytäkirja
Kaupunginvaltuusto kokoontuu. Jäsenet liittyvät EU Meetin kautta, EU Recap kirjoittaa pöytäkirjan. Kokouksen jälkeen sihteeri tarkistaa luonnoksen, täydentää äänestystulokset ja hyväksyy pöytäkirjan. Se arkistoidaan EU Notesiin ja on heti valtuutettujen jäsenten saatavilla, ilman sähköpostin PDF-liitettä.
02
Asian käsittely määräajalla
Kansalaisen hakemus saapuu. Vastaava virkailija luo EU Flow'hun asian lakisääteisellä määräajalla, osoittaa sen kollegalle ja asettaa muistutuksen. Virastopäällikkö näkee kaikki avoimet asiat yhdellä silmäyksellä. Liikennevalovärit kertovat määräaikatilanteen.
03
Käyttö kunnan omassa konesalissa (suunnitteilla)
Suunnitteilla, ei vielä saatavilla: kunnan konesali käyttää EU Suitea omilla palvelimillaan. Päivitykset asennetaan manuaalisesti, tiedot eivät poistu talosta. Kokoonpano noudattaa viraston IT-turvallisuuskonseptia. EU Suite toimittaa käyttöönottopaketin, tuki hoituu saksalaisen kumppanin kautta.
04
Saavutettavat kokousasiakirjat
Saavutettavuuden vastuuyksikkö tarkistaa uuden mallipohjan EU Notesissa. Järjestelmä antaa huomautuksia puuttuvista vaihtoehtoteksteistä ja riittämättömistä kontrastisuhteista suoraan editorissa, ennen kuin mallipohja julkaistaan.

EU Meet: Tältä kokouksen on tarkoitus näyttää: odotushuone, osallistujat, jaettu esitys ja Recap. Käyttöliittymää ei ole vielä rakennettu.

Oikeudellinen tilanne

Julkishallinnon oikeudellinen kehys

Saavutettavuuden vahvistamislaki ja BITV 2.0 velvoittavat liittovaltion virastot vuodesta 2021 ja osavaltioiden virastot kunkin osavaltion BITV-täytäntöönpanon mukaisesti digitaaliseen saavutettavuuteen WCAG 2.1 AA:n mukaisesti. EU Suite on kehitetty WCAG 2.2 AA:n mukaisesti.
Julkishallinnon hankintojen on tapahduttava EVB-IT-sopimuskehyksen (IT-palveluille ja ohjelmistoille) tai olemassa olevien puitesopimusten mukaisesti. EU Suite tarjoaa EVB-IT-yhteensopivat sopimusasiakirjat.
Hankintalainsäädäntö (GWB, VgV, UVgO) pätee EU:n kynnysarvoista alkaen; niiden alapuolella sovelletaan osavaltioiden talousarviomääräyksiä. EU Suite tukee hankinta-asiakirjoja hintalomakkeella ilman piilokuluja.
Osavaltioiden arkistolait velvoittavat viranomaiset säilyttämään tiettyjä asiakirjoja pysyvästi; EU Suite vie asiakirjat arkistokelpoisiin muotoihin (PDF/A) ja tukee tarkastuskelpoista lokitusta.
Turvallisuuskriittisille viranomaisille voi olla tarpeen oma asennus, jossa tietoja ei siirretä ulkoisiin palveluihin. EU Suiten oma asennus on suunnitteilla, mutta ei vielä saatavilla.
BSI:n IT-Grundschutz ja BSI:n C5-kriteerit muodostavat teknisen viitekehyksen; EU Suitella ei ole C5-todistusta eikä käynnissä olevaa tarkastusmenettelyä, C5 on tavoite.

Muut toimialat

LakitoimistotAamulla asiakaskeskustelu videon välityksellä, muistiinpanot päätyvät suoraan kansioon, aika kirjataan toimeksiannolle.VastaanototLääkäri aloittaa viikon videovastaanotolla potilaille, jotka eivät pääse vastaanotolle.AgentuuritMaanantaiaamuna tiimi aloittaa kick-offin EU Meetissä, briefing-työpaja käydään EU Boardilla, ja ajan kirjaaminen asiakastoimeksiannolle alkaa yhdellä klikkauksella.KoulutusOpettaja valmistelee viikon tunnit EU Notesissa, kokous pidetään EU Meetissä, ja sijaisuussuunnitelma näkyy ajantasaisena opettajakunnalle EU HR:ssä.