Kenelle
Lakitoimisto, joka kuuluu asiakkailleen, ei Virginian konesalille.
Aamulla asiakaskeskustelu videon välityksellä, muistiinpanot päätyvät suoraan asiakaskansioon, aika kirjataan toimeksiannolle. Illalla järjestelmä tietää, kuinka paljon toimeksiannosta on laskutettavissa, ilman erillistä työajanseurantatyökalua ja ilman manuaalista vientiä.
1 viiden sijaan
hallittavaa tietojenkäsittelysopimusta
DE
Palvelin kansioille, chatille ja ajanseurannalle
6 vuotta
Säilytys saksalaisilla palvelimilla
Arki tänään
Mikä juuri nyt sattuu.
Monet lakitoimistot käyttävät nykyään neljästä kuuteen eri palvelua videoon, viestintään, asiakirjahallintaan ja työajan kirjaamiseen, joukossa palveluntarjoajia, joiden palvelimet sijaitsevat Yhdysvalloissa. Jokaista näistä palveluista varten tarvitaan oma GDPR:n 28 artiklan mukainen tietojenkäsittelysopimus, jota jonkun on tarkistettava ja hallinnoitava. Asiakaskeskustelut yhdysvaltalaisten palvelujen kautta ovat vaikeasti yhteensovitettavissa § 203 StGB:n kanssa: se, joka ei pysty varmistamaan luottamuksellisuutta teknisesti, kantaa riskin. Työajan kirjaustiedot päätyvät palveluihin, jotka eivät tunne ohjeistussidonnaisuutta.
Tuotteet
Mitä niistä tarvitsette.
EUMeetAsiakaskeskustelut videon välityksellä EU Meetillä, saksalaisilla palvelimilla, tallennus vain nimenomaisella suostumuksella.
EUNotesKansiomuistiinpanot ja kokouspöytäkirjat syntyvät samassa järjestelmässä kuin keskustelu, versiohistorialla ja käyttölokilla.
EUTrackTyöajan kirjaaminen toimeksiannolle suoraan keskustelusta, vietävissä CSV-muodossa tai yleisiin lakitoimisto-ohjelmistoihin.
EUChatToimeksiantoja koskeva sisäinen viestintä suljetuilla kanavilla, ilman että viestit indeksoituvat yhdysvaltalaisilla palvelimilla.
EURecapKokouspöytäkirja laaditaan automaattisesti, asianajaja vahvistaa sen ja se tallennetaan asiakirjana kansioon. Litterointi ja yhteenveto tehdään Mistral AI:lla Ranskassa, tallenteet sijaitsevat Saksassa.
EUFlowMääräajat ja tehtävät toimeksiannoittain muistutuksineen ja vastuuhenkilöineen, näkyvissä koko asian tiimille.
Konkreettisesti
Neljä kulkua päivästänne.
- 01
Asiakaskeskustelu ja kansiomuistiinpano
Asianajaja avaa EU Meetin, asiakas liittyy linkin kautta, ilman sovellusta, ilman tiliä. Keskustelun aikana EU Recap kirjoittaa mukana. Heti keskustelun jälkeen ilmestyy pöytäkirjaluonnos; asianajaja lisää kaksi lausetta, ja asiakirja päätyy EU Notesiin toimeksiannon alle. Jälkikäsittelyn kokonaisaika: alle kolme minuuttia.
- 02
Määräaikojen seuranta tiimissä
Lakimiesavustaja luo EU Flow'hun tehtävän määräajalla ja liittää sen toimeksiantoon. Kaikki osalliset näkevät tilanteen, ja muistutukset lähtevät 48 tuntia etukäteen. Kun määräaika lähestyy, prioriteetti muuttuu automaattisesti, ei erillistä kalenterisähköpostia tarvita.
- 03
Kuukausittainen tilinpäätös: aika toimeksiannolle
Kuukauden lopussa osakas avaa EU Trackin ja suodattaa toimeksiantojen mukaan. Kaikki kirjatut tunnit on eritelty työntekijän ja tehtävätyypin mukaan. Vienti tapahtuu CSV-muodossa lakitoimisto-ohjelmistoon, yhdellä vaiheella, ilman välityökalua.
- 04
Uusi työntekijä, pääsynhallinta
Uusi harjoittelija aloittaa. EU HR luo profiilin, ja käyttöoikeudet myönnetään toimeksiantoryhmittäin. Harjoittelija näkee vain ne kansiot, joihin hänelle on myönnetty pääsy. Lähtiessä kaikki pääsyt poistetaan käytöstä yhdellä klikkauksella. Loki säilyy.
Oikeudellinen tilanne
Lakitoimistojen oikeudellinen kehys
- § 203 StGB velvoittaa asianajajat vaitioloon asiakassalaisuuksista, myös pilvipalveluntarjoajien suuntaan, jotka eivät takaa riittävää ohjeistussidonnaisuutta.
- BRAO (liittovaltion asianajajalaki) ja asianajajakamarien ammattisäännöt edellyttävät, että asiakastiedot on suojattu luvattomalta pääsyltä; GDPR:n 28 artiklan mukainen tietojenkäsittelysopimus EU:hun sijoittautuneen palveluntarjoajan kanssa täyttää tämän vaatimuksen.
- Asiakaskansiot on säilytettävä § 50 momentin 2 BRAO:n mukaan vähintään kuusi vuotta; EU Notes tallentaa asiakirjat versiohistorialla ja poistolokilla saksalaisilla palvelimilla.
- beA (erityinen sähköinen asianajajan postilaatikko) edellyttää turvallista sähköistä viestintää; EU Suite ei korvaa beA:ta, mutta täydentää sitä sisäisessä yhteistyössä.
- Kolmansiin maihin siirrot GDPR:n 44 artiklan ja sitä seuraavien artiklojen mukaan ovat ongelmallisia yhdysvaltalaisten palveluntarjoajien kohdalla ilman vakiosopimuslausekkeita ja siirtovaikutusten arviointia. EU Suiten sisältö sijaitsee saksalaisilla palvelimilla. EU Recapin litterointi ja EU Notesin tekoälytoiminnot toimivat Mistral AI:lla Ranskassa. Alihankkijaluettelo nimeää jokaisen palveluntarjoajan ja sen maan.
Muut toimialat
