За кого

Кантората, която принадлежи на своите клиенти, а не на центъра за данни във Вирджиния.

Сутрин видеоразговор с клиент, бележките попадат директно в досието, времето се осчетоводява към случая. Вечерта системата знае колко от случая подлежи на фактуриране, без отделен инструмент за отчитане на времето и без ръчен експорт.

Започнете безплатно Демо за организации

1 вместо 5

договора за обработка на данни за управление

Сървъри за досиета, чат и работно време

6 години

Съхранение на германски сървъри

Делникът днес

Какво боли точно сега.

Много адвокатски кантори днес използват четири до шест различни услуги за видео, съобщения, управление на документи и отчитане на времето, включително доставчици със сървъри в САЩ. За всяка от тези услуги е необходим отделен договор за обработка на данни съгласно чл. 28 от ОРЗД, който някой трябва да проверява и управлява. Разговорите с клиенти чрез услуги от САЩ трудно се съвместяват с § 203 от Наказателния кодекс (StGB): който не може технически да гарантира поверителността, носи риска. Данните от отчитането на времето се озовават в услуги, които не познават обвързаност с указания.

Продуктите

От какво имате нужда.

EUMeet

Видеоразговори с клиенти с EU Meet, на сървъри в Германия, запис само с изрично съгласие.

EUNotes

Бележките по делото и протоколите от срещи се създават в същата система като разговора, с история на версиите и протокол за достъп.

EUTrack

Отчитане на времето към случая директно от разговора, с възможност за експорт като CSV или в разпространен софтуер за кантори.

EUChat

Вътрешна комуникация по случаи в затворени канали, без съобщенията да се индексират на сървъри в САЩ.

EURecap

Протоколът от срещата се създава автоматично, подписва се допълнително от адвоката и се съхранява като документ в делото. Транскрипцията и обобщението се извършват при Mistral AI във Франция, записите се намират в Германия.

EUFlow

Срокове и задачи за всеки случай с напомняне и отговорност, видими за целия екип по делото.

Конкретно

Четири процеса от Вашия ден.

01
Разговор с клиент и бележка по делото
Адвокатката отваря EU Meet, клиентът се присъединява чрез линк, без приложение, без акаунт. По време на разговора EU Recap записва. Веднага след разговора се появява чернова на протокол; адвокатката добавя две изречения, документът попада в EU Notes под случая. Общо време за обработка след срещата: под три минути.
02
Контрол на сроковете в екипа
Помощник-адвокатът създава в EU Flow задача със срок и я свързва със случая. Всички участници виждат статуса, напомнянията се изпращат 48 часа предварително. Когато срокът наближи, приоритетът се променя автоматично, не е нужен отделен имейл с календар.
03
Месечно приключване: време по случай
В края на месеца съдружничката отваря EU Track и филтрира по случаи. Всички осчетоводени часове са разпределени по служители и вид дейност. Експортът отива като CSV в софтуера на кантората, една стъпка, без междинен инструмент.
04
Нов служител, контрол на достъпа
Нов стажант-юрист постъпва на работа. EU HR създава профила, правата за достъп се предоставят по групи случаи. Стажантът вижда само делата, за които е получил достъп. При напускане всички достъпи се деактивират с едно кликване. Протоколът се запазва.

EU Meet: Така трябва да изглежда срещата: чакалня, участници, споделена презентация и Recap. Интерфейсът все още не е изграден.

Правно положение

Правна рамка за адвокатски кантори

§ 203 от Наказателния кодекс (StGB) задължава адвокатите да пазят тайната на клиентите, включително по отношение на доставчици на облачни услуги, които не гарантират достатъчна обвързаност с указания.
Федералният закон за адвокатурата (BRAO) и правилникът на адвокатските камари изискват данните на клиентите да бъдат защитени от неправомерен достъп; договор за обработка на данни съгласно чл. 28 от ОРЗД с доставчик, установен в ЕС, изпълнява това изискване.
Делата трябва да се съхраняват най-малко шест години съгласно § 50, ал. 2 от BRAO; EU Notes съхранява документите с история на версиите и протокол за изтриване на германски сървъри.
Специалната електронна адвокатска пощенска кутия (beA) изисква сигурна електронна комуникация; EU Suite не заменя beA, но го допълва за вътрешното сътрудничество.
Предаването на данни към трети държави съгласно чл. 44 и следващите от ОРЗД е проблематично при доставчици от САЩ без стандартни договорни клаузи и оценка на въздействието при трансфер. Съдържанието на EU Suite се намира на сървъри в Германия. Транскрипцията в EU Recap и функциите с изкуствен интелект в EU Notes се изпълняват при Mistral AI във Франция. Списъкът на подизпълнителите посочва всеки доставчик с държавата му.

Други отрасли

ПрактикиЛекарката започва седмицата с видеопреглед за пациенти от областта, които не могат да дойдат в практиката.АгенцииВ понеделник сутрин екипът стартира началната среща в EU Meet, брифинг семинарът протича в EU Board, а отчитането на времето по клиентската поръчка започва с едно кликване.АдминистрацияРъководителката на администрацията започва седмицата със заседание на комисия в EU Meet, EU Recap записва протокола, а списъкът с решения попада като задачи в EU Flow.ОбразованиеУчителката подготвя седмичните часове в EU Notes, конферентната среща се провежда в EU Meet, а графикът за заместване е актуален и видим за колектива в EU HR.