Pour qui
Le cabinet qui appartient à ses clients, pas au centre de données de Virginie.
Le matin, entretien client en visio, les notes arrivent directement dans le dossier, le temps est imputé au mandat. Le soir, le système sait ce qui est facturable sur ce mandat, sans outil de suivi du temps séparé et sans export manuel.
1 au lieu de 5
contrats de sous-traitance à gérer
DE
Serveurs pour dossiers, chat et temps
6 ans
Conservation sur des serveurs allemands
Le quotidien aujourd'hui
Ce qui pose problème aujourd'hui.
De nombreux cabinets utilisent aujourd'hui quatre à six services différents pour la vidéo, la messagerie, la gestion documentaire et le suivi du temps, dont des prestataires hébergés aux États-Unis. Chacun de ces services nécessite son propre contrat de sous-traitance selon l'art. 28 du RGPD, que quelqu'un doit vérifier et gérer. Les entretiens avec les clients via des services américains sont difficilement conciliables avec le § 203 StGB : qui ne peut pas garantir techniquement la confidentialité en assume le risque. Les données de suivi du temps migrent vers des services qui ne connaissent aucune obligation d'instructions.
Les produits
Ce dont vous avez besoin.
EUMeetEntretiens clients en visio avec EU Meet, sur des serveurs en Allemagne, enregistrement uniquement avec consentement explicite.
EUNotesLes notes de dossier et les comptes rendus de réunion sont créés dans le même système que l'entretien, avec historique des versions et journal des accès.
EUTrackSuivi du temps imputé au mandat directement depuis l'entretien, exportable en CSV ou vers les logiciels de cabinet courants.
EUChatCommunication interne sur les mandats dans des canaux fermés, sans que les messages soient indexés sur des serveurs américains.
EURecapLe compte rendu de réunion est généré automatiquement, contresigné par l'avocate et classé comme document dans le dossier. La transcription et le résumé sont effectués chez Mistral AI en France, les enregistrements se trouvent en Allemagne.
EUFlowÉchéances et tâches par mandat avec rappel et responsable, visibles pour toute l'équipe du dossier.
Concrètement
Quatre déroulements de votre journée.
- 01
Entretien client et note au dossier
L'avocate ouvre EU Meet, le client rejoint via un lien, sans application, sans compte. Pendant l'entretien, EU Recap prend des notes. Juste après l'entretien, un brouillon de compte rendu apparaît ; l'avocate ajoute deux phrases, le document atterrit dans EU Notes sous le mandat. Temps total pour le suivi : moins de trois minutes.
- 02
Suivi des échéances en équipe
L'assistant juridique crée une tâche avec échéance dans EU Flow et la relie au mandat. Toutes les personnes concernées voient le statut, des rappels sont envoyés 48 heures à l'avance. Si l'échéance se rapproche, la priorité change automatiquement, sans e-mail de calendrier séparé.
- 03
Clôture mensuelle : temps imputé au mandat
En fin de mois, l'associée ouvre EU Track et filtre par mandat. Toutes les heures imputées sont détaillées par collaborateur et par type d'activité. L'export part en CSV vers le logiciel du cabinet, une seule étape, sans outil intermédiaire.
- 04
Nouveau collaborateur, contrôle des accès
Un nouveau stagiaire juriste arrive. EU HR crée le profil, les droits d'accès sont attribués par groupe de mandats. Le stagiaire ne voit que les dossiers pour lesquels il a été autorisé. À son départ, tous les accès sont désactivés en un clic. Le journal est conservé.
Cadre juridique
Cadre juridique pour les cabinets d'avocats
- Le § 203 StGB impose aux avocates et avocats le secret professionnel sur les secrets de leurs clients, y compris envers les prestataires cloud qui ne garantissent pas une soumission suffisante aux instructions.
- La BRAO et le règlement professionnel des barreaux exigent que les données des clients soient protégées contre tout accès non autorisé ; un contrat de sous-traitance selon l'art. 28 du RGPD avec un prestataire établi dans l'UE répond à cette exigence.
- Les dossiers de procédure doivent être conservés au moins six ans selon le § 50 al. 2 BRAO ; EU Notes stocke les documents avec historique des versions et journal de suppression sur des serveurs allemands.
- Le beA (boîte électronique professionnelle spéciale des avocats) impose une communication électronique sécurisée ; EU Suite ne remplace pas le beA, mais le complète pour la collaboration interne.
- Les transferts vers des pays tiers selon l'art. 44 et suivants du RGPD posent problème chez les prestataires américains sans clauses contractuelles types ni analyse d'impact du transfert. Les contenus d'EU Suite se trouvent sur des serveurs en Allemagne. La transcription dans EU Recap et les fonctions d'IA dans EU Notes s'exécutent chez Mistral AI, en France. La liste des sous-traitants indique chaque prestataire avec son pays.
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