За кого

Администрация, която работи дигитално и познава правилата за обществени поръчки.

Ръководителката на администрацията започва седмицата със заседание на комисия в EU Meet, EU Recap записва протокола, а списъкът с решения попада като задачи в EU Flow. Кой за коя преписка отговаря, вижда екипът без да пита.

Започнете безплатно Демо за организации

BITV 2.0

Достъпност съгласно WCAG 2.2 AA

On-Prem

Експлоатация в собствен център за данни, планирано

Договор за обработка на данни вместо много отделни услуги

Делникът днес

Какво боли точно сега.

Публичните администрации, общинските структури и институциите се сблъскват със специфичен проблем: много инструменти, които в частния сектор са нещо естествено, се провалят заради правото за обществени поръчки, задълженията за достъпност или изискването за експлоатация On-Premise. Доставките трябва да се извършват съгласно договорната рамка EVB-IT или в рамките на рамкови договори. Длъжностните лица по защита на данните изискват хостинг в Германия или в собствен център за данни. Дигиталната достъпност съгласно BITV 2.0 е задължителна от 2021 г., не е по избор.

Продуктите

От какво имате нужда.

EUMeet

Заседания на съвети, запитвания от граждани и екипни съгласувания по видео с EU Meet, на сървъри в Германия, с цел достъпност съгласно BITV.

EURecap

Протоколите от заседанията се създават автоматично и се одобряват от протоколчика, с възможност за правно обвързващо архивиране съгласно архивните закони на провинциите.

EUFlow

Управление на преписки със срокове, отговорности и нива на ескалация, съвместимо с класификатора на делата на институцията.

EUNotes

Вътрешни указания, служебни разпореждания и проекторешения централизирано и версионирано, с протокол за достъп за одити.

EUHR

Лично досие и управление на отсъствия за държавни служители в публичния сектор, изцяло на германски сървъри.

EUChat

Служебен обмен в затворени канали без WhatsApp и без услуга за съобщения от САЩ, с опция за протоколиране за одити.

Конкретно

Четири процеса от Вашия ден.

01
Заседание на комисия и протокол
Общинският съвет заседава. Членовете се присъединяват чрез EU Meet, EU Recap протоколира. След заседанието протоколчикът преглежда проекта, добавя резултатите от гласуването и одобрява протокола. Той се архивира в EU Notes и е незабавно достъпен за оправомощените членове, без PDF прикачен файл по имейл.
02
Обработка на преписка със срок
Постъпва заявление от гражданин. Отговорната служителка създава в EU Flow преписка със законов срок, възлага я на колежка и задава напомняне. Ръководителката на администрацията вижда всички висящи преписки наведнъж. Цветът на светофара показва статуса на срока.
03
Експлоатация On-Premise в общинския център за данни (планирано)
Планирано, днес не е налично: общинският център за данни експлоатира EU Suite на собствени сървъри. Актуализациите се инсталират ръчно, данните не напускат сградата. Конфигурацията следва концепцията за ИТ сигурност на институцията. EU Suite предоставя пакета за внедряване, поддръжката се извършва чрез германски партньор.
04
Достъпни материали за заседания
Звеното за достъпност проверява нов шаблон в EU Notes. Системата дава указания за липсващ алтернативен текст и недостатъчна контрастност, директно в редактора, преди шаблонът да бъде публикуван.

EU Meet: Така трябва да изглежда срещата: чакалня, участници, споделена презентация и Recap. Интерфейсът все още не е изграден.

Правно положение

Правна рамка за публичната администрация

Законът за укрепване на достъпността и BITV 2.0 задължават федералните институции от 2021 г., а провинциалните, съгласно съответните наредби на провинциите, към дигитална достъпност съгласно WCAG 2.1 AA. EU Suite е разработен съгласно WCAG 2.2 AA.
Доставките в публичната администрация трябва да се извършват съгласно договорната рамка EVB-IT (за ИТ услуги и софтуер) или в рамките на съществуващи рамкови договори. EU Suite предоставя договорна документация, съответстваща на EVB-IT.
Правото за обществени поръчки (GWB, VgV, UVgO) важи от праговете на ЕС; под тях важат бюджетните правилници на провинциите. EU Suite подпомага документацията за поръчката с ценови лист без скрити позиции.
Архивните закони на провинциите задължават институциите за постоянно съхранение на определени документи; EU Suite експортира документи във формати, подходящи за архивиране (PDF/A), и поддържа протоколиране, сигурно за одит.
За институции с особени изисквания за сигурност може да се наложи инсталация On-Premise, при която данни не се предават на външни услуги. Експлоатация On-Premise на EU Suite е планирана, но днес не е налична.
Базовата ИТ защита на BSI и критериите C5 на BSI образуват техническата референтна рамка; EU Suite няма сертификат C5 и няма текуща процедура за проверка, C5 е цел.

Други отрасли

Адвокатски канториСутрин видеоразговор с клиент, бележките попадат директно в досието, времето се осчетоводява към случая.ПрактикиЛекарката започва седмицата с видеопреглед за пациенти от областта, които не могат да дойдат в практиката.АгенцииВ понеделник сутрин екипът стартира началната среща в EU Meet, брифинг семинарът протича в EU Board, а отчитането на времето по клиентската поръчка започва с едно кликване.ОбразованиеУчителката подготвя седмичните часове в EU Notes, конферентната среща се провежда в EU Meet, а графикът за заместване е актуален и видим за колектива в EU HR.