Pro koho

Advokátní kancelář, která patří svým klientům, ne datovému centru ve Virginii.

Ráno videohovor s klientem, poznámky se rovnou ukládají do spisu, čas se zaúčtuje na mandát. Večer systém ví, kolik z mandátu lze fakturovat, bez samostatného nástroje na evidenci času a bez ručního exportu.

Začít zdarma Demo pro organizace

1 místo 5

smluv o zpracování údajů ke správě

Server pro spisy, chat a čas

6 let

Uchovávání na německých serverech

Každodenní realita dnes

Co právě bolí.

Mnoho advokátních kanceláří dnes používá čtyři až šest různých služeb pro video, zasílání zpráv, správu dokumentů a evidenci času, mezi nimi i poskytovatele se servery v USA. Pro každou z těchto služeb je potřeba vlastní smlouva o zpracování údajů podle čl. 28 GDPR, kterou musí někdo zkontrolovat a spravovat. Rozhovory s klienty přes americké služby lze jen stěží sladit s § 203 trestního zákoníku (StGB): kdo nedokáže technicky zajistit důvěrnost, nese riziko. Data o evidenci času putují do služeb, které neznají vázanost pokyny.

Produkty

Co z toho potřebujete.

EUMeet

Videohovory s klienty s EU Meet, na serverech v Německu, záznam pouze s výslovným souhlasem.

EUNotes

Poznámky do spisu a zápisy z jednání vznikají ve stejném systému jako rozhovor, s historií verzí a záznamem přístupů.

EUTrack

Evidence času na mandát přímo z rozhovoru, exportovatelná jako CSV nebo do běžného softwaru pro advokátní kanceláře.

EUChat

Interní komunikace o mandátech v uzavřených kanálech, aniž by se zprávy indexovaly na amerických serverech.

EURecap

Zápis z jednání se vytváří automaticky, advokátka ho spolupodepíše a uloží jako dokument do spisu. Přepis a shrnutí běží u Mistral AI ve Francii, nahrávky jsou v Německu.

EUFlow

Termíny a úkoly podle mandátu s připomenutím a odpovědností, viditelné pro celý tým dané věci.

Konkrétně

Čtyři procesy z vašeho dne.

01
Rozhovor s klientem a poznámka do spisu
Advokátka otevře EU Meet, klient se připojí přes odkaz, bez aplikace, bez účtu. Během rozhovoru si EU Recap dělá poznámky. Hned po rozhovoru se objeví návrh zápisu; advokátka doplní dvě věty, dokument se uloží do EU Notes pod daný mandát. Celkový čas na zpracování: méně než tři minuty.
02
Kontrola termínů v týmu
Advokátní koncipient založí v EU Flow úkol s termínem a propojí ho s mandátem. Všichni zúčastnění vidí stav, připomenutí se odesílají 48 hodin předem. Když se termín blíží, priorita se změní automaticky, žádný samostatný kalendářový e-mail není potřeba.
03
Měsíční uzávěrka: čas na mandát
Na konci měsíce otevře partnerka EU Track a filtruje podle mandátů. Všechny zaúčtované hodiny jsou rozepsané podle zaměstnanců a druhu činnosti. Export jde jako CSV do softwaru advokátní kanceláře, jeden krok, žádný mezičlánek.
04
Nový zaměstnanec, řízení přístupu
Nastoupí nový právní čekatel. EU HR založí profil, přístupová práva se přidělují podle skupin mandátů. Čekatel vidí jen spisy, ke kterým má povolený přístup. Při odchodu se všechny přístupy jedním kliknutím deaktivují. Záznam zůstává zachován.

EU Meet: takto má vypadat schůzka: čekárna, účastníci, sdílená prezentace a Recap. Rozhraní ještě není vytvořeno.

Právní situace

Právní rámec pro advokátní kanceláře

§ 203 trestního zákoníku (StGB) zavazuje advokátky a advokáty k mlčenlivosti o tajemstvích klientů, a to i vůči poskytovatelům cloudu, kteří nezaručují dostatečnou vázanost pokyny.
Spolkový advokátní řád (BRAO) a profesní řád advokátních komor vyžadují, aby data klientů byla chráněna před neoprávněným přístupem; smlouva o zpracování údajů podle čl. 28 GDPR s poskytovatelem sídlícím v EU tento požadavek splňuje.
Spisy je podle § 50 odst. 2 BRAO nutné uchovávat minimálně šest let; EU Notes ukládá dokumenty s historií verzí a záznamem mazání na německých serverech.
beA (zvláštní elektronická advokátní schránka) předepisuje bezpečnou elektronickou komunikaci; EU Suite beA nenahrazuje, ale doplňuje ho pro interní spolupráci.
Předávání do třetích zemí podle čl. 44 a násl. GDPR je u amerických poskytovatelů bez standardních smluvních doložek a posouzení vlivu předání problematické. Obsah EU Suite je na serverech v Německu. Přepis v EU Recap a funkce AI v EU Notes běží u Mistral AI ve Francii. Seznam subdodavatelů uvádí každého poskytovatele i se zemí.

Další obory

OrdinaceLékařka začíná týden videovizitou pro pacienty z okresu, kteří nemohou přijít do ordinace.AgenturyV pondělí ráno spouští tým kickoff v EU Meet, brífinkový workshop probíhá na EU Board a zaúčtování času na zakázku začíná jedním kliknutím.Veřejná správaVedoucí úřadu začíná týden zasedáním komise v EU Meet, EU Recap píše zápis a seznam usnesení se objeví jako úkoly v EU Flow.VzděláváníUčitelka připravuje týdenní hodiny v EU Notes, porada probíhá v EU Meet a suplovací plán je pro sborovnu aktuálně vidět v EU HR.