Kinek
Az ügyvédi iroda, amely az ügyfeleié, nem a virginiai adatközponté.
Reggel videós ügyfélmegbeszélés, a jegyzetek azonnal az aktába kerülnek, az idő a megbízásra könyvelődik. Estére a rendszer tudja, mennyi számlázható a megbízásból, külön időkövető eszköz és kézi exportálás nélkül.
1 az 5 helyett
kezelendő adatfeldolgozási szerződés
DE
Szerver aktákhoz, csevegéshez és időkhöz
6 év
Megőrzés német szervereken
A mai hétköznap
Ami most fáj.
Sok ügyvédi iroda ma négy-hat különböző szolgáltatást használ videózáshoz, üzenetküldéshez, dokumentumkezeléshez és időnyilvántartáshoz, köztük amerikai szerverekkel rendelkező szolgáltatókat is. Ezen szolgáltatások mindegyikéhez saját, az Art. 28 GDPR szerinti adatfeldolgozási szerződés szükséges, amelyet valakinek ellenőriznie és kezelnie kell. Az ügyfelekkel folytatott beszélgetések amerikai szolgáltatásokon keresztül nehezen egyeztethetők össze a § 203 StGB-vel: aki technikailag nem tudja biztosítani a titoktartást, az viseli a kockázatot. Az időnyilvántartási adatok olyan szolgáltatásokba kerülnek, amelyek nem ismerik az utasításhoz kötöttséget.
A termékek
Amire ebből szüksége van.
EUMeetVideós ügyfélmegbeszélések az EU Meet segítségével, németországi szervereken, felvétel csak kifejezett hozzájárulással.
EUNotesAz aktajegyzetek és megbeszélési jegyzőkönyvek ugyanabban a rendszerben készülnek, mint a beszélgetés, verziótörténettel és hozzáférési naplóval.
EUTrackIdőkönyvelés az ügyre közvetlenül a beszélgetésből, CSV formátumban vagy gyakori ügyvédi szoftverekbe exportálható módon.
EUChatBelső kommunikáció az ügyekről zárt csatornákon, anélkül, hogy az üzenetek amerikai szervereken kerülnének indexelésre.
EURecapA megbeszélési jegyzőkönyv automatikusan elkészül, az ügyvédnő ellenjegyzi, és dokumentumként az aktában tárolódik. Az átiratkészítés és az összefoglalás a Mistral AI-nál fut Franciaországban, a felvételek Németországban vannak.
EUFlowHatáridők és feladatok ügyenként, emlékeztetővel és felelősséggel, láthatóan az ügyben dolgozó teljes csapat számára.
Konkrétan
Négy folyamat az Ön napjából.
- 01
Ügyfélmegbeszélés és aktajegyzet
Az ügyvédnő megnyitja az EU Meetet, az ügyfél linken keresztül csatlakozik, applikáció és fiók nélkül. A beszélgetés alatt az EU Recap jegyzetel. Közvetlenül a beszélgetés után megjelenik egy jegyzőkönyv-tervezet; az ügyvédnő két mondattal kiegészíti, a dokumentum pedig az EU Notesban landol az adott ügy alatt. A teljes utómunka ideje: három percnél kevesebb.
- 02
Határidő-ellenőrzés a csapatban
Az ügyvédjelölt az EU Flow-ban határidős feladatot hoz létre, és összekapcsolja az üggyel. Minden érintett látja az állapotot, az emlékeztetők 48 órával korábban kimennek. Ha a határidő közeledik, a prioritás automatikusan változik, nincs szükség külön naptár-e-mailre.
- 03
Havi zárás: ügyre fordított idő
A hónap végén a partnernő megnyitja az EU Trackot, és ügyekre szűr. Minden lekönyvelt óra munkatárs és tevékenységtípus szerint van bontva. Az export CSV formátumban kerül az ügyvédi szoftverbe, egyetlen lépésben, köztes eszköz nélkül.
- 04
Új munkatárs, hozzáférés-szabályozás
Egy új jogi fogalmazó kezdi meg a munkát. Az EU HR létrehozza a profilt, a hozzáférési jogokat ügycsoportok szerint rendeli hozzá. A fogalmazó csak azokat az aktákat látja, amelyekhez hozzáférést kapott. Kilépéskor minden hozzáférés egy kattintással deaktiválódik. A napló megmarad.
Jogi helyzet
Jogi keretek ügyvédi irodák számára
- A § 203 StGB titoktartásra kötelezi az ügyvédeket az ügyféltitkok tekintetében, azokkal a felhőszolgáltatókkal szemben is, amelyek nem biztosítanak megfelelő utasításhoz kötöttséget.
- A BRAO és az ügyvédi kamarák szakmai szabályzata megköveteli, hogy az ügyféladatokat jogosulatlan hozzáféréstől védjék; ezt a követelményt egy, az Art. 28 GDPR szerinti, EU-ban székhellyel rendelkező szolgáltatóval kötött adatfeldolgozási szerződés teljesíti.
- A § 50 Abs. 2 BRAO szerint az ügyiratokat legalább hat évig meg kell őrizni; az EU Notes verziótörténettel és törlési naplóval tárolja a dokumentumokat németországi szervereken.
- A beA (különleges elektronikus ügyvédi postafiók) biztonságos elektronikus kommunikációt ír elő; az EU Suite nem helyettesíti a beA-t, de kiegészíti azt a belső együttműködés terén.
- Az Art. 44 ff. GDPR szerinti harmadik országba történő adattovábbítás problematikus azoknál az amerikai szolgáltatóknál, amelyek nem alkalmaznak szabványos szerződéses klauzulákat és adattovábbítási hatásvizsgálatot. Az EU Suite tartalmai németországi szervereken találhatók. Az EU Recap átirata és az EU Notes MI-funkciói a Mistral AI-nál, Franciaországban futnak. Az alvállalkozói lista minden szolgáltatót országgal együtt megnevez.
Más iparágak
