Za koga

Odvetniška pisarna, ki pripada svojim strankam, ne podatkovnemu centru v Virginiji.

Zjutraj video pogovor s stranko, zapiski pristanejo neposredno v spisu, čas se knjiži na zadevo. Zvečer sistem ve, koliko od zadeve je mogoče zaračunati, brez ločenega orodja za evidenco časa in brez ročnega izvoza.

Začnite brezplačno Predstavitev za organizacije

1 namesto 5

pogodb o obdelavi podatkov za upravljanje

Strežnik za spise, klepet in čas

6 let

Hramba na nemških strežnikih

Vsakdan danes

Kaj trenutno boli.

Mnoge odvetniške pisarne danes uporabljajo štiri do šest različnih storitev za video, sporočanje, upravljanje dokumentov in evidenco časa, med njimi tudi ponudnike s strežniki v ZDA. Za vsako od teh storitev je potrebna lastna pogodba o obdelavi podatkov po 28. členu GDPR, ki jo mora nekdo preveriti in upravljati. Pogovore s strankami prek storitev iz ZDA je težko uskladiti s § 203 nemškega kazenskega zakonika (StGB): kdor zaupnosti ne more tehnično zagotoviti, nosi tveganje. Podatki o evidenci časa potujejo v storitve, ki ne poznajo vezanosti na navodila.

Izdelki

Kaj od tega potrebujete.

EUMeet

Video pogovori s strankami z EU Meet, na strežnikih v Nemčiji, snemanje samo z izrecno privolitvijo.

EUNotes

Zapiski v spisu in zapisniki sestankov nastanejo v istem sistemu kot pogovor, z zgodovino različic in dnevnikom dostopov.

EUTrack

Evidenca časa na zadevo neposredno iz pogovora, izvozljiva kot CSV ali v običajno programsko opremo za odvetniške pisarne.

EUChat

Interna komunikacija o zadevah v zaprtih kanalih, ne da bi se sporočila indeksirala na strežnikih v ZDA.

EURecap

Zapisnik sestanka nastane samodejno, odvetnica ga sopodpiše in se shrani kot dokument v spisu. Prepis in povzetek potekata pri Mistral AI v Franciji, posnetki so v Nemčiji.

EUFlow

Roki in naloge za vsako zadevo z opomnikom in odgovornostjo, vidni celotni ekipi zadeve.

Konkretno

Štirje postopki iz vašega dne.

01
Pogovor s stranko in zapisek v spisu
Odvetnica odpre EU Meet, stranka se pridruži prek povezave, brez aplikacije, brez računa. Med pogovorom EU Recap sproti zapisuje. Takoj po pogovoru se pojavi osnutek zapisnika; odvetnica doda dva stavka, dokument pristane v EU Notes pod zadevo. Skupni čas za obdelavo: manj kot tri minute.
02
Nadzor rokov v ekipi
Odvetniški pomočnik v EU Flow ustvari nalogo z rokom in jo poveže z zadevo. Vsi vpleteni vidijo stanje, opomniki se pošljejo 48 ur prej. Če se rok približa, se prioriteta samodejno spremeni, ločena e-pošta s koledarjem ni potrebna.
03
Mesečno zaključevanje: čas na zadevo
Ob koncu meseca partnerica odpre EU Track in filtrira po zadevah. Vse knjižene ure so razčlenjene po sodelavcih in vrsti dejavnosti. Izvoz gre kot CSV v programsko opremo pisarne, en korak, brez vmesnega orodja.
04
Nov sodelavec, nadzor dostopa
Nov pripravnik nastopi delo. EU HR ustvari profil, pravice dostopa se dodelijo po skupinah zadev. Pripravnik vidi samo spise, za katere je bil odobren. Ob odhodu se vsi dostopi z enim klikom onemogočijo. Dnevnik ostane ohranjen.

EU Meet: Tako naj bi bil videti sestanek: čakalnica, udeleženci, deljena predstavitev in Recap. Vmesnik še ni zgrajen.

Pravno stanje

Pravni okvir za odvetniške pisarne

§ 203 StGB odvetnice in odvetnike zavezuje k molčečnosti o skrivnostih strank, tudi do ponudnikov v oblaku, ki ne zagotavljajo zadostne vezanosti na navodila.
BRAO in poklicna pravila odvetniških zbornic zahtevajo, da so podatki strank zaščiteni pred nepooblaščenim dostopom; pogodba o obdelavi podatkov po 28. členu GDPR s ponudnikom s sedežem v EU to zahtevo izpolnjuje.
Spisi morajo biti po § 50, odst. 2 BRAO hranjeni najmanj šest let; EU Notes dokumente shranjuje z zgodovino različic in dnevnikom izbrisov na nemških strežnikih.
beA (posebni elektronski odvetniški predal) predpisuje varno elektronsko komunikacijo; EU Suite ne nadomesti beA, ga pa dopolnjuje pri internem sodelovanju.
Prenosi v tretje države po 44. členu GDPR in naslednjih so pri ponudnikih iz ZDA brez standardnih pogodbenih klavzul in ocene učinka prenosa problematični. Vsebine EU Suite so na strežnikih v Nemčiji. Prepis v EU Recap in funkcije umetne inteligence v EU Notes tečejo pri Mistral AI v Franciji. Seznam podobdelovalcev navaja vsakega ponudnika z državo.

Druge panoge

OrdinacijeZdravnica začne teden z video vizito za paciente iz okraja, ki ne morejo priti v ordinacijo.AgencijeV ponedeljek zjutraj ekipa začne uvodni sestanek v EU Meet, delavnica za uvod poteka na EU Board, knjiženje časa na naročilo stranke pa se začne z enim klikom.UpravaVodja urada začne teden s sejo odbora v EU Meet, EU Recap sproti piše zapisnik, seznam sklepov pa pristane kot naloge v EU Flow.IzobraževanjeUčiteljica pripravi tedenske ure v EU Notes, konferenca poteka v EU Meet, nadomeščanja pa so za kolektiv sproti vidna v EU HR.