Pre koho

Advokátska kancelária, ktorá patrí svojim klientom, nie dátovému centru vo Virgínii.

Ráno videohovor s klientom, poznámky idú priamo do spisu, čas sa zaúčtuje na mandát. Večer systém vie, koľko z mandátu je fakturovateľné, bez samostatného nástroja na evidenciu času a bez ručného exportu.

Začať zadarmo Demo pre organizácie

1 namiesto 5

zmlúv o spracovaní osobných údajov na správu

servery pre spisy, chat a evidenciu času

6 rokov

uchovávanie na nemeckých serveroch

Bežný deň dnes

Čo práve bolí.

Mnohé advokátske kancelárie dnes používajú štyri až šesť rôznych služieb na video, komunikáciu, správu dokumentov a evidenciu času, vrátane poskytovateľov so servermi v USA. Pre každú z týchto služieb je potrebná vlastná zmluva o spracovaní osobných údajov podľa čl. 28 GDPR, ktorú musí niekto skontrolovať a spravovať. Rozhovory s klientmi cez americké služby sa len ťažko zlučujú s § 203 nemeckého Trestného zákona (StGB): kto technicky nedokáže zaistiť dôvernosť, nesie riziko. Dáta z evidencie času putujú do služieb, ktoré nepoznajú viazanosť pokynmi.

Produkty

Čo z toho potrebujete.

EUMeet

Videorozhovory s klientmi s EU Meet, na serveroch v Nemecku, záznam len s výslovným súhlasom.

EUNotes

Poznámky do spisu a zápisnice zo stretnutí vznikajú v tom istom systéme ako rozhovor, s históriou verzií a záznamom prístupov.

EUTrack

Evidencia času na mandát priamo z rozhovoru, exportovateľná ako CSV alebo do bežného softvéru pre advokátske kancelárie.

EUChat

Interná komunikácia o mandátoch v uzavretých kanáloch, bez toho, aby sa správy indexovali na amerických serveroch.

EURecap

Zápisnica zo stretnutia sa vytvorí automaticky, advokátka ju podpíše a uloží sa ako dokument do spisu. Prepis a zhrnutie bežia u Mistral AI vo Francúzsku, nahrávky sú uložené v Nemecku.

EUFlow

Termíny a úlohy pre každý mandát s pripomienkou a zodpovednosťou, viditeľné pre celý tím danej veci.

Konkrétne

Štyri postupy z vášho dňa.

01
Rozhovor s klientom a poznámka do spisu
Advokátka otvorí EU Meet, klient sa pripojí cez odkaz, bez aplikácie, bez konta. Počas rozhovoru si EU Recap vedie poznámky. Hneď po rozhovore sa zobrazí návrh zápisnice; advokátka doplní dve vety, dokument sa uloží do EU Notes pod daný mandát. Celkový čas na spracovanie: menej ako tri minúty.
02
Kontrola termínov v tíme
Advokátsky koncipient vytvorí v EU Flow úlohu s termínom a prepojí ju s mandátom. Všetci zúčastnení vidia stav, pripomienky sa odosielajú 48 hodín vopred. Keď sa termín blíži, priorita sa automaticky zmení, žiadny samostatný kalendárový e-mail nie je potrebný.
03
Mesačná uzávierka: čas na mandát
Na konci mesiaca partnerka otvorí EU Track a filtruje podľa mandátov. Všetky zaúčtované hodiny sú rozpísané podľa zamestnancov a druhu činnosti. Export ide ako CSV do softvéru kancelárie, jeden krok, žiadny medzinástroj.
04
Nový zamestnanec, kontrola prístupu
Nastúpi nový koncipient. EU HR vytvorí profil, prístupové práva sa prideľujú podľa skupín mandátov. Koncipient vidí len spisy, pre ktoré má povolený prístup. Pri odchode sa všetky prístupy jedným klikom deaktivujú. Záznam zostáva zachovaný.

EU Meet: Takto má vyzerať stretnutie: čakáreň, účastníci, zdieľaná prezentácia a Recap. Rozhranie ešte nie je vytvorené.

Právna situácia

Právny rámec pre advokátske kancelárie

§ 203 StGB zaväzuje advokátky a advokátov k mlčanlivosti o klientskych tajomstvách, a to aj voči cloudovým poskytovateľom, ktorí nezaručujú dostatočnú viazanosť pokynmi.
BRAO (spolkový poriadok o advokácii) a profesijný poriadok advokátskych komôr vyžadujú, aby boli dáta klientov chránené pred neoprávneným prístupom; zmluva o spracovaní osobných údajov podľa čl. 28 GDPR s poskytovateľom so sídlom v EÚ túto požiadavku spĺňa.
Spisy sa musia podľa § 50 ods. 2 BRAO uchovávať najmenej šesť rokov; EU Notes ukladá dokumenty s históriou verzií a záznamom o vymazaní na nemeckých serveroch.
beA (osobitná elektronická schránka advokáta) predpisuje bezpečnú elektronickú komunikáciu; EU Suite beA nenahrádza, ale dopĺňa ho pri internej spolupráci.
Prenosy do tretích krajín podľa čl. 44 a nasl. GDPR sú pri amerických poskytovateľoch bez štandardných zmluvných doložiek a posúdenia vplyvu prenosu problematické. Obsah EU Suite je uložený na serveroch v Nemecku. Prepis v EU Recap a funkcie AI v EU Notes bežia u Mistral AI vo Francúzsku. Zoznam subdodávateľov uvádza každého poskytovateľa aj s krajinou.

Iné odvetvia

OrdinácieLekárka začína týždeň videovizitou pre pacientov z okresu, ktorí nemôžu prísť do ambulancie.AgentúryV pondelok ráno tím začína kickoff v EU Meet, briefing-workshop prebieha na EU Board a zaúčtovanie času na zákazkový projekt začína jedným klikom.Verejná správaVedúca úradu začína týždeň zasadnutím komisie v EU Meet, EU Recap vedie zápisnicu a zoznam uznesení sa automaticky stáva úlohami v EU Flow.VzdelávanieUčiteľka si pripravuje týždenné hodiny v EU Notes, porada prebieha v EU Meet a rozvrh zastupovania je pre celý zbor aktuálny v EU HR.