Pour qui

Une administration qui fonctionne numériquement et connaît les règles de marchés publics.

La cheffe de service commence la semaine par une réunion du conseil dans EU Meet, EU Recap rédige le compte rendu, et la liste des décisions devient des tâches dans EU Flow. L'équipe voit qui est responsable de quel dossier sans avoir à demander.

Commencer gratuitement Démo pour les organisations

BITV 2.0

Accessibilité selon WCAG 2.2 AA

On-Prem

Exploitation dans votre propre centre de données, prévue

Contrat de sous-traitance unique au lieu de nombreux services séparés

Le quotidien aujourd'hui

Ce qui pose problème aujourd'hui.

Les administrations publiques, les collectivités locales et les autorités sont confrontées à un problème spécifique : de nombreux outils courants dans le secteur privé échouent face au droit des marchés publics, aux obligations d'accessibilité ou à l'exigence d'un fonctionnement sur site (on-premise). Les acquisitions doivent se faire selon le cadre contractuel EVB-IT ou dans le cadre d'accords-cadres. Les délégués à la protection des données exigent un hébergement en Allemagne ou dans son propre centre de données. L'accessibilité numérique selon la norme BITV 2.0 est obligatoire depuis 2021, pas optionnelle.

Les produits

Ce dont vous avez besoin.

EUMeet

Réunions des instances, demandes des citoyens et coordination d'équipe en visio avec EU Meet, sur des serveurs en Allemagne, avec l'accessibilité selon la BITV pour objectif.

EURecap

Les comptes rendus de séance sont générés automatiquement et validés par la secrétaire de séance, archivables en bonne et due forme selon les lois d'archivage des Länder.

EUFlow

Gestion des dossiers avec délais, responsabilités et niveaux d'escalade, compatible avec le plan de classement de l'administration.

EUNotes

Guides internes, instructions de service et projets de décision centralisés et versionnés, avec journal d'accès pour les audits.

EUHR

Dossier du personnel et gestion des absences pour les fonctionnaires et agents du service public, entièrement sur des serveurs allemands.

EUChat

Échanges professionnels dans des canaux fermés, sans WhatsApp ni service de messagerie américain, avec option de journalisation pour les audits.

Concrètement

Quatre déroulements de votre journée.

01
Réunion d'instance et compte rendu
Le conseil municipal siège. Les membres se connectent via EU Meet, EU Recap rédige le compte rendu en parallèle. Après la séance, la secrétaire de séance vérifie le projet, complète les résultats des votes et valide le compte rendu. Il est archivé dans EU Notes et immédiatement accessible aux membres autorisés, sans pièce jointe PDF par e-mail.
02
Traitement de dossier avec délai
Une demande d'un citoyen arrive. La gestionnaire compétente crée dans EU Flow un dossier avec délai légal, l'attribue à une collègue et définit un rappel. La directrice du service voit en un coup d'œil tous les dossiers ouverts. Le code couleur indique l'état des délais.
03
Fonctionnement sur site dans le centre de données municipal (prévu)
Prévu, non disponible actuellement : le centre de données municipal exploite EU Suite sur ses propres serveurs. Les mises à jour sont installées manuellement, les données ne quittent pas les locaux. La configuration suit le concept de sécurité informatique de l'administration. EU Suite fournit le pack de déploiement, le support est assuré par un partenaire allemand.
04
Documents de séance accessibles
La cellule chargée de l'accessibilité vérifie un nouveau modèle dans EU Notes. Le système signale les textes alternatifs manquants et les contrastes insuffisants, directement dans l'éditeur, avant la publication du modèle.

EU Meet : voici à quoi une réunion doit ressembler : salle d'attente, participants, présentation partagée et Recap. L'interface n'est pas encore construite.

Cadre juridique

Cadre juridique pour l'administration publique

La loi sur le renforcement de l'accessibilité (BFSG) et la norme BITV 2.0 obligent les administrations fédérales depuis 2021, et les administrations des Länder selon leurs transpositions respectives de la BITV, à respecter l'accessibilité numérique selon WCAG 2.1 AA. EU Suite est développée selon WCAG 2.2 AA.
Les acquisitions dans l'administration publique doivent respecter le cadre contractuel EVB-IT (pour les prestations informatiques et les logiciels) ou s'inscrire dans des accords-cadres existants. EU Suite fournit une documentation contractuelle conforme à l'EVB-IT.
Le droit des marchés publics (GWB, VgV, UVgO) s'applique à partir des seuils européens ; en dessous, ce sont les règlements budgétaires des Länder qui s'appliquent. EU Suite facilite la documentation des marchés avec une grille tarifaire sans frais cachés.
Les lois d'archivage des Länder obligent les administrations à conserver durablement certains documents ; EU Suite exporte les documents dans des formats archivables (PDF/A) et prend en charge une journalisation inviolable.
Pour les administrations à enjeux de sécurité critiques, une installation sur site peut être nécessaire, sans transmission de données à des services externes. Un fonctionnement sur site d'EU Suite est prévu, mais pas encore disponible actuellement.
Le référentiel technique est constitué par l'IT-Grundschutz du BSI et les critères C5 du BSI ; EU Suite ne dispose pas d'attestation C5 ni de procédure d'audit en cours, C5 est un objectif.

Autres secteurs

Cabinets d'avocatsLe matin, entretien client en visio, les notes arrivent directement dans le dossier, le temps est imputé au mandat.Cabinets médicauxLa médecin commence la semaine par une téléconsultation pour les patients de la région qui ne peuvent pas se déplacer au cabinet.AgencesLe lundi matin, l'équipe lance le kickoff dans EU Meet, l'atelier de briefing se déroule sur EU Board, et l'imputation du temps sur la commande client démarre en un clic.ÉducationL'enseignante prépare les cours de la semaine dans EU Notes, la réunion pédagogique a lieu dans EU Meet, et le plan de remplacement est à jour et visible pour toute l'équipe dans EU HR.